CIB invoicE Bedienungsanleitung

1. Der CIB invoicE Rechnungsgenerator

Mit dem CIB invoicE Rechnungsgenerator sind Sie in der Lage, ZUGFeRD-konforme Rechnungen zu erstellen, Diese ermöglichen es dem Rechnungsempfänger, interne Prozesse zu automatisieren und somit Zahlungs- und Buchungsvorgänge schnell und kostensparend auszuführen. CIB invoicE unterstützt den ZUGFeRD Standard 1.0 in dem Profil COMFORT.

ZUGFeRD – der neue Standard

Mit dem einheitlichen Datenformat-Standard ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland“) können elektronische Rechnungen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung schnell, komfortabel und einfach ausgetauscht werden. Durch den Standard ist der Austausch ohne vorherige Absprachen möglich

Der ZUGFeRD-Standard basiert auf der Rechnung im PDF/A3 Format, in die eine XML-Datei mit Namen „ZUGFeRD-invoice.xml“ eingebettet ist. Diese XML-Datei enthält die Rechnungsparameter, die für das jeweilige ZUGFeRD-Profil erforderlich sind.

Es gibt die Profile BASIC, COMFORT und EXTENDED.

Das Basic-Profil reduziert die Anforderungen an die Übermittlung strukturierter Daten, um vom Aufbau her einfachste Rechnungen abbilden zu können. Die für die Buchung sowie die Einleitung des Zahlungsverkehrs erforderlichen Daten stehen in strukturierter Form zur Verfügung. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um Kopf- und Fuß-Daten sowie reduzierte Positionsdaten.

Im Comfort-Profil können alle Daten in strukturierter Form übermittelt werden, die für eine überwiegende Zahl versendeter Rechnungen eine automatisierte, systemgestützte Rechnungsbearbeitung auf Empfängerseite zu ermöglichen. Unterstützt werden dabei insbesondere die Prozesse Buchung, Zahlung und Rechnungsprüfung.

Im Extended-Profil werden alle im ZUGFeRD-Datenmodell abgebildeten Daten in strukturierter Form bzw. als qualifiziertes Textfeld abgebildet. Die Auswahl der tatsächlich verwendeten Datenfelder hängen von dem jeweiligen Geschäftsprozess ab. Damit deckt das Extended-Profil die branchenübergreifenden Anforderungen an den strukturierten Rechnungsdatenaustausch möglichst vollständig ab.

Damit ist eine automatische Verarbeitung von Eingangsrechnungen möglich ohne dass eine erneute Datenerfassung erforderlich ist.

Mehr Informationen zu ZUGFeRD finden Sie auf der Website von FeRD, http://www.ferd-net.de/.

2. CIB invoicE starten

Mit einem Doppelklick auf das CIB invoicE Desktopicon starten Sie den Rechnungsgenerator:

Es öffnet sich eine vorbereitete Rechnungsdatei in MS Excel. Die weiß hinterlegten Eingabefelder sind frei editierbar.

Hinweise zur Makrosicherheit:

Klicken Sie hier bitte „Optionen…“ um die Funktionen von CIB invoicE zu aktivieren. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie die MS Excel Einstellungen für CIB invoicE entsprechend anpassen können.

Wählen Sie hier „Allen Dokumenten von diesem Herausgeber vertrauen“. Beim nächsten Start von CIB invoicE erscheint nun kein Hinweis zur Makrosicherheit mehr.

3. CIB invoicE bedienen

Nach dem Öffnen steht Ihnen die Rechnungsvorlage wie folgt zur Verfügung:

Wie die vorhergehende Abbildung zeigt sind in der Excel-Vorlage alle Bereiche, die angepasst werden können, weiß hinterlegt und enthalten Beispieldaten. Diese Felder können Sie nun mit Ihren Rechnungsinformationen befüllen.

4. ZUGFeRD-konforme Rechnung erstellen

Über die Schaltfläche:

wird CIB invoicE gestartet und die Rechnung als PDF über den CIB pdf brewer erstellt.
Beim ersten Ausführen erscheint dabei ein Hinweisfenster zu CIB invoicE. Dieses Fenster können Sie über die Checkbox „Dieses Fenster nicht mehr anzeigen“ abwählen.

Der Dateiname der erstellten PDF Rechnung wird automatisch ermittelt aus den Feldern „Rechnungsempfänger“ und „Verwendungszweck“. Sollte der Dateiname bereits existieren, erfolgt über den CIB pdf brewer zusätzlich eine Autonummerierung.

Die Schaltfläche:

öffnet ein Fenster mit zusätzlichen Informationen und Kontaktdaten zu CIB invoicE und ZUGFeRD.

5. Setup des CIB pdf brewer

Erst-Installation

Bei Installation: des CIB pdf brewer Setups wird im Installationsordner %INSTALLDIR% des CIB pdf brewer ein Unterordner „CIB invoicE“ angelegt. Dieser Ordner enthält

Upgrade

Bei einem Upgrade des CIB pdf brewer wird die Dateien im Verzeichnis %INSTALLDIR%\CIB invoicE mit den aktuellen Versionen überschrieben.

6. CIB invoicE Icon

Erster Aufruf von CIB invoicE

Der erste Click auf den CIB invoicE Icon erzeugt die %APPDATA% Ordner bzw. Dateien.

%APPDATA%  entspricht “C:\Users\<user>\AppData\Roaming\CIB software GmbH\CIB invoicE”.

Dort werden die Unterordner “Original” und “Start” angelegt und in beide der Inhalt von „%INSTALLDIR%\CIB invoicE“ kopiert.

Arbeiten mit CIB invoicE

CIB invoicE arbeitet auf dem Verzeichnis %APPDATA%\CIB software GmbH\CIB invoicE\Start.
Das in diesem Ordner befindliche Excel-Sheet wird vom Benutzer verändert.

Beim Click auf den Icon wird immer das erste Sheet in dem Start-Ordner geöffnet.

Für das Erzeugen des ZUGFeRD-PDFs wird als Basis die Datei CIB_ZUGFeRD_XML.xml aus dem Ordner %INSTALLDIR%\CIB invoicE  verwendet.

Unter %APPDATA%\CIB software GmbH\CIB invoicE\Original befinden sich immer die Original-Daten der aktuellen CIB pdf brewer Installation. Sie dienen quasi als Sicherheitskopie.

Upgrade von CIB invoicE

Bei jedem Click auf das CIB invoicE Icon wird verglichen, ob die Daten aus %APPDATA%\CIB software GmbH\CIB invoicE\Original mit denen in %INSTALLDIR%\CIB invoicE identisch sind.
Ist das nicht der Fall erfolgt die Frage, ob das Update eingespielt werden soll..

Durch das Update werden die Daten im Original- und Start-Ordner überschrieben. Die alten Daten werden in einem  Backup-Ordner gesichert:
%APPDATA%\CIB software GmbH\CIB invoicE\Backup.<NUM>