CIB workbench Anwenderhandbuch
5. CIB workbench im Kontext eines Dokumentmanagementsystem (DMS)
5.3. VORLAGEN import/-export – Verbindung zu DMS-Umgebungen
AllgemeinXPS Edition – paketierte Ablagestruktur / CWP Paket
XSS Edition – Standard Ablagestruktur
Test und Freigabe ohne angeschlossenes DMS System
Allgemein
Die CIB workbench lässt sich an übergeordnete DMS-Systeme anbinden. Dafür stehen folgende Mechanismen bereit:
- Bereitstellung von Textbausteinen in vorgegebenen Verzeichnisstrukturen
- Importschnittstelle von CIB workbench Projektdateistrukturen (CWP) die über das Textorganisations Modul (TOM) aus dem CIB correspondencesystem (=CIB coSys) bereitgestellt werden (XPS Edition)
- Exportschnittstelle in eine CIB workbench Projektdateistruktur (CWP), die sich insbesondere von dem Textorganisationsmodul (TO-Client) von CIB coSys weiterverarbeiten lässt (XPS Edition)
Die CIB workbench unterstützt über einzelne Menüfunktionen den Import von bereitgestellten Datenstrukturen. Diese können als Grundlage für die Verwendung in einem Dokumentprojekt dienen.
Ebenso können aus der CIB workbench fertig erstellte und lokal getestete Dokumentprojekte komplett exportiert und einem beliebigen Zielsystem (ggf. zum dortigen Import) zur Verfügung gestellt werden. Alle Strukturen und Schnittstellen des exportierten Paketes sind offen gelegt. Häufig werden DMS Systeme diese Schnittstelle nutzen.
XPS Edition – paketierte Ablagestruktur / CWP Paket
Die XPS Edition unterstützt den Import und Export über CWP Dateien (CIB Workbench Projekt-Dateien). Normalerweise wird der Import einer aktuellen Vorlage in die CIB workbench Umgebung auch durch den direkten Aufruf aus dem TOM ausgeführt. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, sich eine Vorlage lokal direkt als CWP-Datei in die CIB workbench zu importieren.
Zum manuellen Laden einer CIB workbench Projektdatei wechseln Sie in die Bausteinverwaltung und drücken dort die Schaltfläche zum „Projekt laden“:
Innerhalb der Projektverwaltung wechseln Sie auf den Reiter „aus dem TO Modul“:
Dort wählen Sie nun aus den angebotenen Vorlageprojekten Ihr gewünschtes aus und bestätigen mit OK.
Wenn Sie auf „Export starten“ klicken, wird das Projekt in eine .cwp Datei gepackt, die alle Informationen über das Projekt enthält. Im Export Fenster sehen Sie den Pfad zu der eben erzeugten Projektdatei (.cwp).
Bei Vorlagen mit Restdatenerfassung können Sie keine Maske generieren lassen, die vorhandene Maske beibehalten (diese Option wird angeboten, falls zum Zeitpunkt des Exports bereits eine Maske vorhanden ist) oder eine neue Maske generieren lassen. Wenn CIB webdesk in Ihrem System die Masken dynamisch generieren kann, wird dies automatisch angezeigt: „Keine Maske (Maske wird von CIB webdesk generiert)“. Wenn Sie diese Option auswählen, wird die Maske erst zur Laufzeit aus den aktuell vorhandenen Paketen generiert. Damit wirken die Änderungen eines Bausteins, der in mehreren Vorlagen verwendet werden, in der Maske aller Vorlagen, die diesen Baustein verwenden. Sonst müssten diese Vorlagen alle einzeln bearbeitet und ihre Masken neu erzeugt werden.
Die Option „CIB workbench“ unter der „Export starten“-Schaltfläche erstellt eine zusätzliche .cwp-Datei im Ordner „Export_CIBworkbench“. Diese Datei ist zur Analyse oder Weiterverarbeitung unabhängig von Ihrem System erforderlich, beispielsweise für den Support oder die Weiterentwicklung einer Vorlage durch Drittanbieter. Sie beinhaltet alle Dateien und Pakete, zusätzlich zur Datei im Ordner „Export“ auch die nicht bearbeiteten Pakete.
Bemerkung:
Die .cwp Dateien im Export Verzeichnis ihres Arbeitsverzeichnisses sind nicht zum wiederholten Öffnen in der CIB workbench konzipiert, sondern können ausschließlich zum Import in CIB tom verwendet werden.
XSS Edition – Standard Ablagestruktur
Bisher ist in dieser Umgebung noch kein Import / Export für ein angeschlossenes DMS System vorgesehen.
Zum Test- und Freigabeprozess siehe 5.3.3 Test und Freigabe ohne angeschlossenes DMS System.
Test und Freigabe ohne angeschlossenes DMS System
In der CIB workbench Edition XSS ist keine direkte Import/Export Möglichkeit für ein angeschlossenes DMS System vorhanden. Sicherung, Versionierung und Freigabeprozess für die Dokumentdateien sind unabhängig von der CIB workbench sicherzustellen.
In der Praxis hat sich ein Freigabeworkflow in drei Stufen bewährt. Dabei gilt für Test und Freigabe dieselbe Verzeichnisstruktur wie im CIB workbench Arbeitsverzeichnis.
CIB workbench Arbeitsverzeichnis - Entwicklung
Die CIB workbench arbeitet in ihrem Arbeitsverzeichnis direkt auf der Verzeichnisstruktur (Edition XSS). Sind mehrere Textorganisatoren an der Erstellung und Wartung der Vorlagen beteiligt, so muss sichergestellt sein, dass jeder Textorganisator den aktuellen Stand aller Dokumentenbausteine und der Datenquelle zur Verfügung hat. Dies kann beispielsweise durch die gemeinsame Nutzung eines Arbeitsverzeichnisses auf einem Fileserver ermöglicht werden. Zusätzlich empfiehlt sich die Nutzung einer Versionsverwaltung.
Beim Test aus der CIB workbench werden die Dateien aus diesem Arbeitsverzeichnis verwendet.
Ist der Test erfolgreich, so werden alle freizugebenden Dateien von Ihrer Anwendung in das Verzeichnis "Freigabe zum Test" kopiert. Siehe auch 5.3.3.4 Auswahl und Bereitstellung der freizugebenden Dateien.
Freigabe zum Test - Test mit der Anwendung
Dieses Verzeichnis wird von Ihrer Anwendung zur Dokumentgenerierung in einem Testmodus verwendet. Hier kann jedes Dokumentenprojekt mit der Anwendung getestet werden, ohne die Produktion zu beeinflussen.
Ist der Test erfolgreich, so werden alle freizugebenden Dateien von Ihrer Anwendung in das Verzeichnis "Freigabe" kopiert. Siehe auch 5.3.3.4 Auswahl und Bereitstellung der freizugebenden Dateien.
Freigabe - Produktion
Dieses Verzeichnis wird von Ihrer Anwendung zur Dokumentgenerierung im Produktionsmodus verwendet. Hier nutzen die Anwender die produktiven Dokumentenprojekte.
Auswahl und Bereitstellung der freizugebenden Dateien
Das Arbeitsverzeichnis der CIB workbench ist initial manuell anzulegen und wird anschließend in der CIB workbench verwaltet.
Die Bereitstellung der Dokumentdateien in den Test- und Freigabe Verzeichnissen erfolgt durch Ihre Anwendung. Dazu kann beispielsweise auch ein batch-Script genutzt werden.
Beachten Sie bei der Konzeption und Implementierung des Freigabeprozesses auch die unterschiedlichen Bausteinkategorien,
- Vorlagenspezifischen Bausteine
- Allgemeine Bausteine
- Wurzelbausteine
Aspekte für die Entscheidung sind hier
- Wollen Sie immer den gesamten Vorlagenbestand zum Test oder zur Produktion freigeben oder nur eine konkrete Vorlage
- Wollen Sie allgemeine Bausteine separat freigeben oder nur zusammen mit einer Vorlage
- Soll die Freigabe auf Verzeichnisebene erfolgen oder nur für Dateien, die in der gerade freizugebenden Vorlage verwendet werden? Die CIB office Module können auch die Information liefern, welche Bausteine von einer bestimmten Vorlage verwendet werden. Kontaktieren Sie für Details den CIB support.
- Bei allgemeinen Bausteinen oder Layouts ist es je nach Größe der Änderung oft unverhältnismäßig aufwändig, die Änderungen mit allen betroffenen Vorlagen zu testen. Hier ist der Test mit einer repräsentativen Stichprobe als Alternative überlegenswert.