E-Rechnung FAQ

Um der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung zu entsprechen muss eine Rechnung in einem „strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen“ werden, das zudem eine „automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht“ (204/55/EU Art. 2) um als elektronische Rechnung zu gelten.

Ein PDF allein gilt als sogenanntes unstrukturiertes Format und ist daher keine E-Rechnung nach der Definition der EU-Richtlinie. Eine Ausnahme bilden hier sogenannte „Hybrid-Formate“ (z.B. ZUGFeRD), die die Daten der E-Rechnung als strukturierte XML-Datei an ein Archiv-taugliches PDF anhängen.

Hier gilt dasselbe wie bei einem alleinstehenden PDF. Ein Bild ist ein unstrukturiertes Format und daher nicht als E-Rechnung verwendbar.

Auf einer E-Rechnung müssen alle Angaben vorhanden sein, die bisher auch auf einer gesetzeskonformen Papierrechnung zu finden waren.

Es gilt dieselbe Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren im Original, die auch bei bisher verwendeten Rechnungsformaten gilt. Nur hier ist das Original im digitalen Format und somit revisionssicher und über lange Zeit zugreifbar aufzubewahren.

Das Basic-Profil umfasst das Mindestmaß an Angaben, die für eine UstG-konforme Rechnung benötigt werden. Das Comfort-Profil (oft auch EN-16931-1 Profil genannt) bildet den EU-Standard für E-Rechnungen vollständig ab und ist auf die Kernelemente einer elektronischen Rechnung fokussiert, zumeist empfiehlt es sich, das Comfort-Profil zu verwenden.

ZUGFeRD und Factur-X sind Geschwister-Formate, die in einer Kooperation zwischen dem „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD) und dem französischen „Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques“ (FNFE-MPE) entwickelt werden. Inhaltlich sind beide Formate seit ZUGFeRD Version 2.1 bzw. Factur-X Version 1.0.05 gleich, wobei Factur-X den Hauptbezeichner stellt.   

ZUGFeRD Version 1 entspricht nicht dem Europäischen EN-16931-1 Standard für elektronische Rechnungen und sollte nur noch in Ausnahmefällen oder auf ausdrücklichen Wunsch des Geschäftspartners verwendet werden.

XRechnung ist ein weiterer Deutscher Standard für die elektronische Rechnungsstellung. Er wird aktuell vorrangig von Behörden und anderen öffentlichen Auftraggebern eingesetzt, folgt aber wie ZUGFeRD 2 Comfort dem Europäischen Standard. Verglichen mit ZUGFeRD 2 Comfort, werden für eine XRechnung jedoch mehr Felder als Pflicht vorausgesetzt (z.B. Kontaktdaten eines Ansprechpartners).

Vorrangig Kosten- und Zeit-Ersparnisse, da viele Arbeitsschritte automatisiert ablaufen können. Zudem wird die Umwelt durch weniger Papierverbrauch weniger stark belastet. Auch die Archivierung von elektronischen Rechnungen gestaltet sich platzsparender. Elektronische Rechnungen können zudem automatisch auf ihre Richtig- und Vollständigkeit geprüft werden.

Deutsche Behörden/öffentliche Auftraggeber: X-Rechnung ab 1000€ Nettobetrag.

Deutsche Unternehmen: ZUGFeRD 2, ggf. in seltenen Fällen ZUGFeRD 1

Französische Unternehmen: Factur-X

Italienische Unternehmen: FatturaPA

Spanische Unternehmen: FacturaE (unterstützen wir noch nicht)

Nein. Die Annahme elektronischer Rechnungen liegt im Ermessen des Rechnungsempfängers und sollte im Falle der Übersendung einer Rechnung ausschließlich im strukturierten Format unbedingt abgeklärt werden. Hybrid-Formate wie ZUGFeRD stellen für gewöhnlich kein Problem dar, da die Rechnung zusätzlich im gewohnt visuellen Format gesendet wird.

Papier- und elektronische Rechnungen sind umsatzsteuerrechtlich gleich zu behandeln (§14 Abs. 1 UstG). Daher gilt auch bei elektronischen Rechnungen, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden.

Grundsätzlich ist dies erlaubt, aber eine Automatisierung auf Empfänger-Seite ist damit wahrscheinlich noch nicht verbunden.

Aktuell unterstützen unsere Client-basierten Lösungen ZUGFeRD 1 (Basic und Comfort), ZUGFeRD 2/Factur-X (Basic und Comfort), XRechnung 1.2/2.0 und FatturaPA. Unsere Webbasierte Cloud-Lösung unterstützt aktuell nur ZUGFeRD 1 Basic.

Zulässig sind alle Codes der VATEX-Tabelle: https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/vatex/ (Note: ggf. in eLearning übernehmen und darauf verlinken?)

Grundsätzlich ist dies möglich, sofern beide Formate dem EU Standard entsprechen. Es kann jedoch Aufgrund von Unterschiedlichen Anforderungen der Finanzämter und Gesetze verschiedener Länder zu Kompatibilitäts-Problemen kommen. So erwartet das italienische Format „FatturaPA“ zum Beispiel einen von der italienischen Finanzbehörde vergebenen Code, der in anderen Formaten (z.B. ZUGFeRD) nicht unbedingt vorkommen muss.