CIB webdesk Anwenderhandbuch

Einführung

Diese Spezifikation beschreibt die kompletten Programmeigenschaften des Teilproduktes CIB webdesk aus dem gesamten CIB correspondence system. Dieses bietet die Anwendungsoberfläche und komplette Unterstützung für die Sachbearbeitung.

Unter einem Korrespondenzsystem wird in diesem Zusammenhang ein Anwendungssystem verstanden, das Ihnen ermöglicht, aus einem bestimmten Anlass - typischer Weise einem standardisierbaren Geschäftsvorfall - ein für diesen Zweck vorgesehenes Dokument mit möglichst geringem Aufwand zu erstellen und in einem Ablagesystem strukturiert aufzubewahren. Es kann sich um ein einzelnes Dokument oder einen Serienbrief handeln.

Hierbei wurde großer Wert darauf gelegt:

• dass einfach und zielsicher das geeignete Dokument gefunden bzw. die passende „Vorlage“ bestimmt werden kann.
• dass manuelle Eingaben, von bereits im System oder in Hintergrundsystemen vorhandener Daten, vermieden werden.
• dass die Erfassung zusätzlich notwendiger Daten einfach, effizient und plausibilisiert möglich ist.
• dass das erstellte Dokument auf verschiedene Arten ausgegeben werden kann (Papier, lokaler / zentraler Drucker, zentrale Poststraße, elektronisch Mail / Datei / Archivsystem).

Zum Gesamtsystem gehören auch geeignete, effizient nutzbare Komponenten für die Erstellung der „Vorlagen“ der Dokumente, die Verwaltung, die Konfiguration und den Betrieb des Gesamtsystems.

Das Korrespondenzsystem ist mandantenfähig und unterstützt ein Rollenkonzept. Jeder Mandant kann seine fachlichen Erfordernisse bezüglich der Dokumente und ihrer Organisation individuell abbilden. Einerseits wird damit je Mandant und Rolle eine optimierte Sicht auf die im System hinterlegten Informationen zur Erzeugung von Dokumenten geschaffen. Andererseits sind die zu erzeugenden Dokumente hinsichtlich des Mandanten individualisierbar. Zudem erhält jeder Nutzer die Möglichkeit, bevorzugte Einstiegspunkte - sogenannte Favoriten - festzulegen.

Neben den Anforderungen zur Individualisierbarkeit je Mandant gibt es auch Anforderungen bestimmte Vorgaben zentral treffen zu können. Diese gelten dann für alle Mandanten, Rollen und Nutzer gleichermaßen. Insbesondere betrifft dies zentrale Vorgabemöglichkeiten für Ausgabewege und Formate.

Beispielhaft sei hier die Vorgabe „Dokument basiert auf DIN A4 - oberer und unterer Rand 2 cm - linker Rand 2,5 cm - rechter Rand 1 cm“ genannt. Die Pflege zentraler Vorgaben soll mandantenübergreifend möglich sein. Zentrale Vorgaben benötigen einen besonderen Schutz gegen Veränderung. Die Einhaltung der Regeln wird für Layoutvorgaben über Schablonen und Listen mit erlaubten Schriften geprüft.

Überblick CIB correspondence System (CIB CoSys)

Allgemein

Das gesamte CIB correspondence System (CIB coSys) teilt sich in verschiedene Komponenten auf. Aus fachlicher Anwendersicht kann man eine klare Trennung zwischen dem Textorganisationsbereich (linke obere Hälfte des Schaubildes) und dem Sachbearbeiter- oder Anwenderbereich (rechte obere Hälfte des Schaubildes) ziehen.

Das vorliegende Anwenderhandbuch beschreibt detailliert Bereich für die Sachbearbeitung.

Teilsystem Sachbearbeitung - Textorganisationsmodul

Die Textorganisation fasst die Arbeiten rund um die Bereitstellung von Vorlagen zusammen.

Vorlagen können hinzugefügt und wieder entfernt werden. Eine Vorlage kann eine beliebige „statische“ Datei sein oder eine dynamische Vorlage (siehe unten). Vorlagen müssen in eine Ordnerstruktur eingeordnet, Suchbegriffen zugeordnet und hinsichtlich der Verfügbarkeit und Sichtbarkeit für Mandanten und Rollen administriert werden. Dynamische Vorlagen müssen entwickelt, getestet und freigegeben werden. Die notwendigen Arbeiten können aus einer Hand kommen oder unter verschiedenen Verantwortungen geleistet werden.

Sachbearbeitermodul (CIB webdesk)

CIB webdesk ist eine Internetanwendung, die auf Vordrucke und auf Datenquellen auf Servern bzw. den Host zugreift, und die in den Mandanten vorhandenen Replikationsdienste nutzt.

Zur Erstellung von Dokumenten auf Basis von Vordrucken steht der direkte und voll integrierte Aufruf der Applikationen CIB office Module, Word, Excel, Acrobat Reader, Internet Explorer (inkl. Sprungziel), und beliebiger Runtimeanwendungen zur Verfügung

CIB webdesk eignet sich sowohl zur Erstellung von Individualkorrespondenz, basierend auf mandantspezifisch festgelegten Vorlagen (z.B. Briefbogen), als auch zur Befüllung von Formularen. Die mit CIB webdesk erstellten Dokumente können ausgedruckt, im Dateisystem gespeichert und in der jeweiligen Zielanwendung nachbearbeitet werden.

CIB webdesk bietet die Möglichkeit auf mandantenindividuelle Daten (z.B. auf Datenbanken oder Daten aus einem Directory-Server) zuzugreifen und diese in die zu erstellenden Dokumente zu übernehmen. Dadurch können Zieldokumente effizient und mit geringer Fehlerwahrscheinlichkeit generiert werden.

Die Anwendung ist so konzipiert, dass der Anwender grundsätzlich immer einen Gesamtdokument-Vordruck auswählt. Welche Spielräume dieser dem Anwender gewährt, wurde vorher durch den Textorganisator festgelegt. Diese Festlegungen beziehen sich auf die Regeln und Plausibilitäten, die den Anwender bei der Benutzung der Vordrucke mehr oder weniger stark einschränken. Der Textorganisator kann einen Vordruck so starr gestalten, dass der Sachbearbeiter keine Änderungen vornehmen kann bzw. muss. Ein solcher Vordruck entspräche 1:1 dem erstellten Ergebnisdokument. Ein Gesamtdokument-Vordruck kann durch den Textorganisator auch so gestaltet sein, dass der Sachbearbeiter damit viele unterschiedliche Ergebnisdokumente mit verschiedenem Inhalt und Layout erstellen kann.

Dieses Konzept stellt eine flexible Struktur sicher, die es einerseits ermöglicht den unterschiedlichen Handhabungen und Einsatzgebieten von CIB webdesk, die von Mandant zu Mandant variieren, gerecht zu werden. Darüber hinaus wird den unterschiedlichen Geschäftsvorfällen innerhalb eines Mandanten Rechnung getragen, indem die Komplexität und der Aufbau der Gesamtdokument-Vordrucke individuell festgelegt werden kann. Die Mitarbeiter werden bei der Suche, Auswahl und Nutzung aller verfügbaren Vordrucke unterstützt. Vordrucke in elektronischer Form können direkt genutzt oder durch definierte Applikationen parametrisiert aufgerufen werden. Für Vordrucke, die nur in körperlicher (=beleghafter) Form vorhanden sind, kann der entsprechende Vordruckkatalog aufgerufen werden.

Benutzergruppen / Rollenkonzept

Sachbearbeiter

Der Sachbearbeiter nutzt das System um Einzeldokumente und Serienbriefe zu erstellen, erzeugte und abgelegte Dokumente im Ablagesystem zu recherchieren und bei Bedarf anzusehen. Er kann Vorlagen zu seinem Favoritenordner hinzufügen.

Der Aufwand für die Dokumenterstellung durch den Benutzer soll möglichst gering gehalten werden. Die Anreicherung der Dokumentvorlagen mit den notwendigen Daten wird weitgehend technisch unterstützt. Zum einen durch Integration mit Hintergrundsystemen, die einen möglichst großen Teil der Daten liefern. Zum Anderen durch geeignete Dialoge, die die Eingabe der restlichen notwendigen Daten einfach und plausibilisiert ermöglichen. Die aus den Hintergrundsystemen zu verwendenden Daten müssen über fachlich aussagekräftige und eindeutige Schlüsselwerte ermittelt werden können.

Textorganisator

Die Textorganisation fasst die Arbeiten rund um die Bereitstellung von Vorlagen zusammen.

Vorlagen können hinzugefügt und wieder entfernt werden. Eine Vorlage kann eine beliebige „statische“ Datei sein oder eine Dynamische Vorlage (siehe unten). Vorlagen müssen in eine Ordnerstruktur eingeordnet, Suchbegriffen zugeordnet und hinsichtlich der Verfügbarkeit und Sichtbarkeit für Mandanten und Rollen administriert werden. Dynamische Vorlagen müssen entwickelt, getestet und freigegeben werden. Die notwendigen Arbeiten können aus einer Hand kommen oder unter verschiedenen Verantwortungen geleistet werden.

Innerhalb der Textorganisation werden noch weitere spezifische Rollen unterstützt. Deren detaillierte Beschreibung entnehmen Sie bitte dem „Anwenderhandbuch Textorganisation“.

Tester

Tester sind für den Test und die Freigabe dynamischer Vorlagen und von Bausteinpaketen zuständig. Es gibt zentrale Tester und Tester der Mandanten.

Im Unterschied zum Sachbearbeiter erreicht ein Tester auch Vorlagen und Ordner die sich im Status Test befinden und nicht freigegeben sind. Er testet auch allgemeine Bausteinpakete, die sich im Test befinden und gibt sie frei.

Dazu ist kein Testsystem notwendig, da Vorlagen, Ordner und Bausteinpakete mit Status Test in das Produktivsystem eingestellt werden können.

Anmeldung

Vorbedingung:

Der CIB webdesk ist installiert und mit den korrekten Verbindungsparametern eingerichtet.

Anmeldung über den Browser

Ablauf:

1. Der Benutzer startet den CIB webdesk im Browser.
2. Der Benutzer gibt Benutzername, Kennwort, Rolle und Mandant ein und betätigt die Schaltfläche „Anmelden“. Sind alle Daten korrekt und im System hinterlegt, wird er authentifiziert und für die übergebene Rolle Tester, Textorganisator oder Sachbearbeiter autorisiert.

Schlägt die Anmeldung fehl dann erhält der Benutzer eine Fehlermeldung „Benutzer kann nicht in der Rolle authentifiziert werden“.

Um eine erfolgreiche Anmeldung an dem Korrespondenzsystem vornehmen zu können, werden nachfolgende Eingaben benötigt:

Benutzername

Eingabe Ihres zugewiesenen Benutzernamens

Kennwort

Eingabe des Ihnen bekannten Kennwortes

Mandant

Eingabe eines für den Benutzer zugewiesenen Mandanten

Rolle

Eingabe eines für den Benutzer zugewiesene Rolle

Sitzung verlängern

Aus Sicherheitsgründen wird ein Benutzer nach einer bestimmten Frist der Inaktivität im Browser vom CIB webdesk automatisch abgemeldet. Zur Benutzerfreundlichkeit wird aber zuvor eine Hinweismeldung angezeigt, die es dem Benutzer ermöglicht durch einen Klick auf die Schaltfläche „Ja“ die Sitzung zu erhalten .

Auch die zeitliche Anzeige dieses Erinnerungsfensters ist zeitlich befristet. Nach Ablauf dieser Zeit wird die aktuelle Session abgemeldet und der Anmeldebildschirm gezeigt.

Das Hauptfenster des CIB webdesk

Nach der erfolgreichen Anmeldung befindet man sich unmittelbar im Hauptfenster des CIB webdesk. Dieses unterteilt sich in einen horizontalen Funktionsbereich mit Such- und Abmeldefunktion, sowie darunter vertikal angeordnet zwei Arbeitsbereiche:

Auf der linken Seite ein Navigationsmenü und in der Mitte der Hauptarbeitsbereich, der sich je nach gewähltem Navigationspunkt mit anderem Inhalt befüllt.

Funktionsbereich des Sachbearbeitermoduls (CIB webdesk)

Der über die ganze Fensterbreite horizontal angeordnete Kopfbereich enthält rechts oben einen Abmeldebutton vom System, sowie am linken Fensterrand eine Suchfunktionalität.

Weiterführende Erläuterungen hierzu finden sich unter Arbeiten im Funktionsbereich des Sachbearbeitermoduls (CIB webdesk).

Navigationsbereich des Sachbearbeitermoduls (CIB webdesk)

Der Navigationsbereich des CIB webdesk Moduls lässt sich beliebig verbreitern, indem man die Trennlinie zwischen den beiden Arbeitsbereichen mit gedrückter linker Maustaste nach rechts zieht. Der Navigationsbereich gliedert sich in den Vorlagenbaum und in die Hilfe-Funktion.

Weiterführende Erläuterungen hierzu finden sich unter Punkt Arbeiten im Navigationsbereich des Sachbearbeitermoduls (CIB webdesk) Vorlagenbaum und Online-Hilfe.

Arbeitsbereich des Sachbearbeitermoduls (CIB webdesk)

Der Arbeitsbereich des CIB webdesk Moduls lässt sich beliebig verbreitern, indem man die Trennlinie zwischen den beiden Arbeitsbereichen mit gedrückter linker Maustaste nach links zieht.

Wurde noch keine Vorlage ausgewählt, wird im Arbeitsbereich der Willkommenstext dargestellt, der eine Übersicht über die verwendeten Icons im Vorlagenbaum und ihre Bedeutung wieder gibt.

Weiterführende Erläuterungen hierzu finden sich unter Punkt Arbeiten im Arbeitsbereich des Sachbearbeitermoduls (CIB webdesk).

Information in der Statuszeile

Durch die Information in der Statuszeile sieht man auf Anhieb mit welchem Benutzer, in welcher Rolle und für welchen Mandanten ein Benutzer angemeldet  ist. An erster Stelle wird der Benutzername eingeblendet, an zweiter die Rolle und an dritter Stelle der Mandant.

Arbeiten im Funktionsbereich des Sachbearbeitermoduls (CIB webdesk)

Abmeldung

Am rechten oberen Fensterrand befindet sich ein Button um sich vom System abzumelden.

Durch Klick hierauf gelangt man wiederum zur Anmeldemaske.

Suchfunktion

Durch Eingabe eines Suchbegriffs mit und ohne Platzhalter, einem Klick auf das orangene Lupen-Icon bzw. dem Doppelpfeil-Button („>>“) wird die Suche gestartet. Kennt man den Namen, den Vorlagenbezeichner oder ein Schlagwort des gewünschten Vordrucks ist das Auffinden der Vorlage über die Suche sicherlich der schnellste Weg.

Allerdings gibt es bei der Suche folgendes zu beachten: Während bei Klick auf das Lupen-Icon der Begriff z.B. in Vorlagename, -bezeichner und Nutzungshinweisen gesucht wird, wird bei Klick auf das Doppelpfeil-Icon („>>“) oder drücken der Enter-Taste der eingegebene Begriff nur im Vorlagenbezeichner gesucht.

Bei der Suche wird generell nicht auf Groß-/Kleinschreibung geachtet. Man kann keinen, einen oder mehrere Platzhalter verwenden.

Hier einige Beispiele:

Ist das Ergebnis eine einzige Vorlage wird diese direkt angesprungen und im Arbeitsfenster angezeigt. Finden sich mehrere Treffer, so wird eine Ergebnisauswahlliste angezeigt:

Für die gefundenen Dokumente werden nicht nur der Vorlagenname, der Typ (dynamisch, statisch oder körperlich) angezeigt, sondern es werden auch die Nutzungshinweise eingeblendet.

Die gewünschte Vorlage kann entweder durch Doppelklick oder durch Markieren und Klick auf die Schaltfläche „Auswählen“ geladen werden.

Arbeiten im Navigationsbereich des Sachbearbeitermoduls (CIB webdesk): Vorlagenbaum

Auf dem Navigationsreiter „Vorlagenbaum“ sind die dem Benutzer zur Verfügung gestellten Vorlagenordner in einer Baumstruktur angeordnet wie man das zum Beispiel aus dem Windows Dateiexplorer kennt.

Hier finden sich ein Favoritenordner, eventuell ein Ordner „Test“, sowie benutzereigene als auch gebuchte Ordner wieder.

Persönliche Favoritenliste

An oberster Position im Vorlagenbaum befindet sich der Favoritenordner. Jeder Benutzer kann sich eine individuelle Favoriten-Sammlung zusammenstellen, um einen möglichst schnellen Zugriff auf Vordrucke zu haben, die häufig benutzt werden. Es können sowohl zentrale als auch mandantenspezifische Vorlagen hinzugefügt werden.

Die Favoritenliste ist eine chronologisch sortierte Liste von Vordrucken ohne hierarchische Ordnung.

Vordruck zu den Favoriten hinzufügen

Im Vorlagenbaum oder über die Suchfunktion wird eine Vorlage angesteuert. Diese wird im rechten Arbeitsfenster dargestellt (mehr dazu siehe Punkt „Arbeiten im Arbeitsfenster“). Nun klickt man auf das Stern Symbol oben rechts. Anschließend wird die aktuell gewählte Vorlage sofort in die Favoritenliste aufgenommen und angezeigt.

Zur Bestätigung erhält der Benutzer oberhalb des Vorlagenbereichs eine Hinweismeldung.

Vordruck aus den Favoriten löschen

Die Vorlage die aus der Favoritenliste entfernt werden soll  wird im Vorlagenbaum im Favoritenordner ausgewählt und mit der Maus markiert. Nun wird die Vorlage im rechten Arbeitsfenster dargestellt (mehr dazu siehe Punkt „Arbeiten im Arbeitsfenster“). Stern Symbol oben rechts.

Dadurch wird der gewünschte Vordruck aus Ihrer persönlichen Favoritenliste gelöscht.

Zur Bestätigung erhält der Benutzer oberhalb des Vorlagenbereichs eine Hinweismeldung.

Ordner Test

Im zweiten Ordner von oben im Vorlagenbaum befinden sich die Vorlagen die von einem Tester oder einem Textorganisator noch frei gegeben werden müssen. Deshalb sehen nur Benutzer dieser beiden Rollen diesen Ordner. Die Rolle „Sachbearbeiter“ hingegen sieht ihn nicht. Die Vorlagen in diesem Ordner kann man nicht über den Vorlagenbaum zu- oder wegordnen. Zugeordnet werden Vorlagen dort automatisch wenn sie den Status „freigegeben zum Test“ haben. Erteilt der Tester oder Textorganisator die Freigabe für eine Vorlage , wird diese automatisch aus diesem Ordner entfernt.

Dies dient zum einen der besseren Übersicht für den Benutzer welche Vorlagen sich im Status „freigegeben zum Test „ befinden, zum anderen dem Komfort, da der Tester oder Textorganisator diese Vorlagen eine nach der anderen abarbeiten kann.

Verwenden der Vorlagenordner

In den weiteren Ordnern die unten folgen, befinden sich die Vorlagen die dem Benutzer (Endanwender / Sachbearbeiter) zur Verfügung stehen. Hierbei kann es sich zum einen um vom Mandanten selbst angelegte Vorlagen handeln. Diese sind daran erkennbar dass sie sich entweder im Hauptordner befinden der den Namen des Mandanten trägt oder in einem Unterordner davon. Im Beispiel ist dies für den angemeldeten  Benutzer (Textorganisator für Mandant 2511) der Ordner „2511“.Zum anderen gibt es aber noch mehr Vorlagenordner wie wir im obigen Beispiel erkennen: hierbei handelt es sich um sogenannte zentrale Mappen oder Ordner die „abonnierte“ Vorlagen enthalten. Der Mandant kann zentrale Vorlagen „abonnieren“ und verwenden. Der zentrale Textorganisator wiederum erstellt zentrale Mappen und ordnet diesen Vorlagen zu, die für mehr als einen Mandanten konzipiert sind. Durch die Zuordnung bzw. das Abonnieren dieser Mappen stehen diese Vorlagen dann einem oder mehreren Mandanten zur Verfügung. In der folgenden Abbildung sind dies die Ordner unter dem Verzeichnis „4931“.

Für alle Ordner gilt: Eine hilfreiche optische Unterscheidung nach Vorlagentyp findet durch die Kennzeichnung mit unterschiedlichen Icons statt, die dem Vorlagennamen vorangestellt sind.

Die Vorlagentypen sind mit folgenden Icons  gekennzeichnet:

Vorlagentyp	Icon	Beispielvorlage
Körperliche Vorlage		Betriebsrente Formular
Statische Vorlage		Urlaubsantrag
Dynamische Vorlage		Antrag Dispokredit

Diese Hinweise finden sich auch auf der Startseite des CIB Webdesk wieder.

Arbeiten im Navigationsbereich des Sachbearbeitermoduls (CIB webdesk): die Online-Hilfe

Durch Anklicken des Hilfemenüs in der rechten oberen Fensterecke lässt sich die Hilfe für das CIB webdesk aufrufen. Das Hilfefenster ist frei beweglich und kann so vom Bentuzer innerhalb des CIB webdesk nach Wunsch positioniert werden.

Durch Anklicken der Textlinks werden spezifische Texte eingeblendet, die dem Benutzer bei Fragen mit Rat und Tat zur Seite stehen, um ihm so die Bedienung zu erleichtern.

Arbeiten im Arbeitsbereich des Sachbearbeitermoduls (CIB webdesk)

Das eigentliche Arbeiten mit den Vorlagen findet im Arbeitsbereich des CIB webdesk statt: durch Anklicken einer Vorlage im Vorlagenbaum werden die Detailinformationen der Vorlage in den rechten Arbeitsbereich des Browserfensters geladen.

Gemeinsamkeiten aller Vorlagentypen

Die drei Vorlagentypen „körperliche Vorlage“, „statische Vorlage“ und „dynamische Vorlage“ sind sehr unterschiedlich was ihren Umfang und Verwendungsweise betrifft. Gemeinsam sind ihnen aber die Informationen zur Vorlage und die Versionsinformationen. Dort finden sich Vorlagenbezeichner, Vorlagenname, Fassung, Nutzungshinweise, Gültigkeitsstichtage, usw.

Mit einem Klick auf Weitere Informationen kann man die Informationen zur Vorlage einblenden. Hier finden sich Detailinformationen zur Vorlage (Verantwortliche Organisationseinheit, Verantwortlicher mit Name und ID, Freigabedatum, Gültig ab und Gültig bis).

Benutzer in der Rolle „Textorganisator“ oder „Tester“ haben im Gegensatz zu der Rolle „Sachbearbeiter“ noch ein weiteres Informations-Menü an dieser Stelle: Bei Klick auf „Verfügbare Versionen ausblenden“ zeigen sich die Informationen zu den verschiedenen Versionen  einer Vorlage enthält. Versionsnummer, Release, Gültigkeits- und Bereitstellungsdatum sowie Status sind hier für jede existierende Version gelistet:

Dies ist insbesondere wichtig wenn die neueste Version der Vorlage nur in einer Testversion vorliegt und man aber eine freigegebene Version verwenden möchte. Dann kann man sich hier den Stichtag einer freigegebenen Version heraus suchen. Diesen Stichtag gibt man nun bei „Gültigkeit zu“ ein und klickt auf den Button „Verwenden“. Anschließend wird die gewählte Version geladen.

Arbeiten mit körperlichen Vorlagen

Im System können auch Vorlagen verwaltet werden, die nur in Papierform vorliegen, deshalb werden diese vorlagen auch als „Papiervorlagen“ genannt. Dafür ist vorgesehen, dass der Ablageort der Vorlage eingetragen wird. Der Benutzer sieht also bei Auswahl der Vorlage, wie er zu der Vorlage gelangen kann. Entweder ist hier der Ort angegeben, an dem der Benutzer die Vorlage findet oder der entsprechende Bestellvorgang beschrieben.

Auswahl einer körperlichen Vorlage

Kennt man den Namen einer Vorlage ist der schnellste Weg an sie zu gelangen sicherlich über die Suchfunktion. Wie man die Suchfunktion bedient ist ausführlich hier beschrieben. Alternativ kann man durch Aufklappen des Vorlagenbaums zur betreffenden Vorlage navigieren. Hierbei erleichtern einem die vorangestellten Icons die Erkennung der einzelnen Vorlagentypen. Im Falle der körperlichen Vorlage ist dies ein graues Icon, das ein Dokument darstellt:

Informationen zur Vorlage

In der nachfolgenden Abbildung sieht man eine aufgerufene körperliche Vorlage im Arbeitsbereich.

Nach der Kopfzeile schließen sich die Informationen zur Vorlage an:

Tabelle 3: Informationen zur Vorlage

Auf gleicher Höhe befinden sich Icons um Vorlagen zur persönlichen Favoritenliste hinzuzufügen oder wieder daraus zu entfernen. Diese Funktionen werden hier detailliert beschrieben.

Versionsinformationen

Nach unten schließen sich die Versionsinformationen an:

Über das Kalenderauswahlfeld „Gültigkeit zu“  können Vorlagenversionen zu beliebigen Stichtagen ausgewählt und angezeigt werden. Durch Klick auf das stilisierte Kalender-Icon öffnet sich ein Kalenderfenster in dem man den gewünschten Stichtag bequem per Mausklick einstellen kann.

Mit einem anschließenden Klick auf den Button „Verwenden“ wird nun versucht eine Vorlage für dieses Datum zu laden. Ist keine gültige Version der Vorlage für den ausgewählten Termin vorhanden, so erscheint eine Hinweismeldung:

Gibt es aber gültige Versionen für andere Zeiträume als dem Stichtag, dann wird unterhalb des Eingabefeldes „Gültigkeit zu“ eine Tabelle eingeblendet die Informationen zu gültigen Versionen enthält.

Ist der Benutzer in der Rolle „Textorganisator“ oder „Tester“ im System angemeldet, so kann er diese Informationen auch durch einen Bei Klick auf das Untermenü „Erweiterte Versionsinformation“ im Reiter „Vorlage“ einsehen. Benutzer in der Rolle „Sachbearbeiter“ hingegen haben diese zweite Möglichkeit nicht.

Gibt es eine gültige Version, wird diese im Arbeitsbereich geladen.

Testversion

Befindet sich die aktuell aufgerufene Version einer Vorlage zum eingestellten Stichtag im Status „freigegeben zum Test“ dann erscheint unterhalb des Datumsfelds zum Stichtag eine Zeile die deutlich macht dass es sich um eine Testversion handelt.

Wie in der Abbildung dargestellt, wird eine angehakte Testversion sowie ein Button „Freigeben“ eingeblendet. Entfernt man den Haken aus der Checkbox, erscheint eine Hinweismeldung.

Freigabe

Benutzer in der Rolle „Tester“ und „Textorganisator“ haben die Möglichkeit eine Vorlage die sich im Status „freigegeben zum Test“ befindet, zu verwenden, zu testen und frei zu geben. Erst nach der Freigabe wird die Vorlage auch für die Rolle „Sachbearbeiter“ sichtbar im Vorlagenbaum.

Danach ändert sich der Status der Vorlage in „freigegeben“ und ist für den Sachbearbeiter ebenfalls sichtbar. Der Zusatz „Testversion“  wird zukünftig nicht mehr angezeigt, ebenso wenig wie der Button zur Freigabe. Die Vorlage ist nun automatisch auch für die Verwendung im darkdesk freigegeben. Der darkdesk Modus ist nur den zentralen Textorganisatoren zugänglich und bietet die Möglichkeit Dokumente in einer Dunkelverarbeitung, also ohne weitere Parametereingabe durch einen Benutzer, zu verarbeiten.

Ablageinformationen

Der unterste Block im Arbeitsbereich ist für die Angabe zum Ablageort der Papiervorlage reserviert. Entweder ist hier der Ort beschrieben an dem die Papiervorlage zu finden ist oder es wird eine Bestellanleitung für die Vorlage abgebildet.

Arbeiten mit statischen elektronischen Vorlagen

Statische elektronische Vorlagen sind Dateien in beliebigen Formaten. Damit können auch Excel-, Word- oder PDF-Dateien im System verwendet werden.

Auswahl einer statischen elektronischen Vorlage

Kennt man den Namen einer Vorlage ist der schnellste Weg an sie zu gelangen sicherlich über die Suchfunktion. Wie man die Suchfunktion bedient ist ausführlich hier beschrieben. Alternativ kann man durch Aufklappen des Vorlagenbaums zur betreffenden Vorlage navigieren. Hierbei erleichtern einem die vorangestellten Icons die Erkennung der einzelnen Vorlagentypen. Im Falle der körperlichen Vorlage ist dies ein grünes Icon, das ein Dokument darstellt:

Informationen zur Vorlage

In der nachfolgenden Abbildung sieht man eine aufgerufene statische Vorlage im Arbeitsbereich.

Nach der Kopfzeile schließen sich die Informationen zur Vorlage an:

Tabelle 6: Informationen zur Vorlage

Auf gleicher Höhe befinden sich Icons um Vorlagen zur persönlichen Favoritenliste hinzuzufügen oder wieder daraus zu entfernen. Diese Funktionen werden hier detailliert beschrieben.

Versionsinformationen

Nach unten schließen sich die Versionsinformationen an:

Über das Kalenderauswahlfeld „Gültigkeit zu“  können Vorlagenversionen zu beliebigen Stichtagen ausgewählt und angezeigt werden. Durch Klick auf das stilisierte Kalender-Icon öffnet sich ein Kalenderfenster in dem man den gewünschten Stichtag bequem per Mausklick einstellen kann.

Mit einem anschließenden Klick auf den Button „Verwenden“ wird nun versucht eine Vorlage für dieses Datum zu laden. Ist keine gültige Version der Vorlage für den ausgewählten Termin vorhanden, so erscheint eine Hinweismeldung.

Gibt es aber gültige Versionen für andere Zeiträume als dem Stichtag, dann wird unterhalb des Eingabefeldes „Gültigkeit zu“ eine Tabelle eingeblendet die Informationen zu gültigen Versionen enthält.

Ist der Benutzer in der Rolle „Textorganisator“ oder „Tester“ im System angemeldet, so kann er diese Informationen auch durch einen Klick auf „Weitere Informationen“ einsehen. Benutzer in der Rolle „Sachbearbeiter“ hingegen haben diese zweite Möglichkeit nicht. Hier sieht man nicht nur das Release der einzelnen Vorlagenversionen sondern auch das des gesamten Systems. Es werden nur die Versionen einer Vorlage geladen, deren Releasefilter niedriger als der des Systems ist.

Gibt es eine gültige Version, wird diese im Arbeitsbereich geladen.

Erweiterte Informationen zur Version einer Vorlage werden durch einen Klick auf „Verfügbare Versionen ausblenden“ angezeigt.

Testversion

Befindet sich die aktuell aufgerufene Version einer Vorlage zum eingestellten Stichtag im Status „freigegeben zum Test“ dann erscheint unterhalb des Datumsfelds zum Stichtag eine Zeile die deutlich macht dass es sich um eine Testversion handelt.

Eine angehakte Testversion sowie ein inaktiver (!) Button „Freigeben“ wird eingeblendet. Entfernt man den Haken aus der Checkbox, erscheint eine Hinweismeldung.

Freigabe

Benutzer in der Rolle „Tester“ und „Textorganisator“ haben die Möglichkeit eine Vorlage die sich im Status „freigegeben zum Test“ befindet, zu verwenden, zu testen und frei zu geben. Erst nach der Freigabe wird die Vorlage auch für die Rolle „Sachbearbeiter“ sichtbar im Vorlagenbaum.

Während bei einer körperlichen Vorlage der Button „Freigeben“ sofort aktiv ist, muss bei der statischen elektronischen Vorlage erst die zugehörige Downloaddatei herunter geladen werden. Deshalb müssen an dieser Stelle erst die hier beschriebenen Schritte ausgeführt werden um hier weiter machen zu können.

Hat man nun die Datei wie beschrieben herunter geladen, dann wird der Button „Freigeben“ aktiviert und kann verwendet werden.

Danach ändert sich der Status der Vorlage in „freigegeben“ und ist für den Sachbearbeiter ebenfalls sichtbar. Der Zusatz „Testversion“  wird zukünftig nicht mehr angezeigt, ebenso wenig wie der Button zur Freigabe. Die Vorlage ist nun automatisch auch für die Verwendung im darkdesk freigegeben. Der darkdesk Modus ist nur den zentralen Textorganisatoren zugänglich und bietet die Möglichkeit Dokumente in einer Dunkelverarbeitung, also ohne weitere Parametereingabe durch einen Benutzer, zu verarbeiten.

Download Informationen

Der unterste Block im Arbeitsbereich ist für die Angabe zur Downloaddatei reserviert.

Über den Button „[Platzhalter Dateiname] herunterladen“ gelangt man in den Download-Dialog. Über den Button „Öffnen“ wird die Datei geöffnet nachdem sie herunter geladen wurde. Durch Klick auf den Button „Speichern“ kann die Datei in ein vom Benutzer zu wählendes Verzeichnis gespeichert werden. Mit dem Button „Abbrechen“ wird der Dialog geschlossen und die Datei nicht herunter geladen. Es handelt sich hier um den Internet-Explorer-Standarddownload-Dialog, der bei alternativen Browserversionen abweichen kann. Die Schaltfläche „Öffnen“ steht nur zur Verfügung wenn ein Zielprogramm auf dem Rechner installiert ist, das die gewählte Datei öffnen kann.

Arbeiten mit dynamischen Vorlagen

Eine dynamische Vorlage stellt den „Bauplan“ für ein Dokument dar. Sie hat zusätzliche Vorlagenattribute. Unter anderem werden damit die bei der Dokumenterstellung zu verwendenden Bausteinpakete festgelegt. Mittels der Attribute wird aber auch die Datenversorgung für die Dokumenterstellung und die möglichen Ausgabewege festgelegt.

Auswahl einer dynamischen Vorlage

Kennt man den Namen einer Vorlage ist der schnellste Weg an sie zu gelangen sicherlich über die Suchfunktion. Wie man die Suchfunktion bedient ist ausführlich hier beschrieben. Alternativ kann man durch Aufklappen des Vorlagenbaums zur betreffenden Vorlage navigieren. Hierbei erleichtern einem die vorangestellten Icons die Erkennung der einzelnen Vorlagentypen. Im Falle der dynamischen  Vorlage ist dies ein weißes Icon das ein Dokument darstellt:

In der nachfolgenden Abbildung sieht man eine aufgerufene dynamische Vorlage im Arbeitsbereich.

Damit man auch auf den späteren Interviewseiten über die Information verfügt um welche Vorlage es sich handelt, wird oberhalb der Navigationsleiste der Vorlagenbezeichner eingeblendet.

Eine besondere Einstellungsmöglichkeit zur Anzeige der ersten Interviewseite ist unter Punkt "Besondere Registeroptionen" zu finden.

Navigation

Navigationsmöglichkeiten

Zur Navigation durch die einzelnen Interviews einer dynamischen Vorlage stehen dem Benutzer zum einen „Weiter“ und „Zurück“-Schaltflächen zur Verfügung. Zum anderen ist ab der zweiten Registerkarte eine Navigationsleiste im oberen Bereich sichtbar.

Wird die Vorlage zur Verwendung aufgerufen und für diesen Vorgang zum ersten Mal durch die Register geklickt, dann ist immer nur das nächste und alle vorigen Register auswählbar.

Besondere Registeroptionen

Beim Anlegen und Verwalten der Vorlage gibt es bezüglich der Register einige besondere Einstellungsmöglichkeiten.

Erste Interviewseite überspringen

So kann man beispielsweise einstellen, dass bei Aufruf der Vorlage über den Vorlagenbaum oder die Suche grundsätzlich die erste Interviewseite übersprungen wird.

Klickt man auf den Namen der Vorlage im Baum wird sofort die zweite Interviewmaske geöffnet, in diesem Fall ist dies die Empfängermaske. Man kann allerdings über die „Zurück“-Schaltfläche oder die Navigationsleiste durchaus in die erste Interviewseite gelangen.

Keine Anzeige der Empfängermaske

In Abbildung sieht man, dass zwischen der ersten Interviewseite und der Partnermaske die Empfängermaske nicht eingeblendet ist.

Keine Anzeige der Absendermaske  und der Unterzeichnermaske

In Abbildung sieht man, dass zwischen der der Partnermaske und der Restdatenerfassung die Absendermaske, sowie die Unterzeichnermaske nicht eingeblendet sind.

Keine Anzeige der Partnermaske

Standardmäßig ist für den Benutzer die Partnermaske ausgeblendet so wie dies in Abbildung zu sehen ist.

In den vorigen Abbildungen sieht man aber, dass es auch möglich ist diese anzuzeigen. Eben dann wenn dies bei der Vorlage explizit angegeben wurde.

Informationen zur Vorlage

Nach der Kopfzeile schließen sich die Informationen zur Vorlage an:

Versionsinformationen

Nach unten schließen sich die Versionsinformationen an:

Über das Kalenderauswahlfeld „Gültigkeit zu“  können Vorlagenversionen zu beliebigen Stichtagen ausgewählt und angezeigt werden. Durch Klick auf das stilisierte Kalender-Icon öffnet sich ein Kalenderfenster in dem man den gewünschten Stichtag bequem per Mausklick einstellen kann.

Mit einem anschließenden Klick auf den Button „Verwenden“ wird nun versucht eine Vorlage für dieses Datum zu laden. Ist keine gültige Version der Vorlage für den ausgewählten Termin vorhanden, so erscheint eine Hinweismeldung:

Gibt es aber gültige Versionen für andere Zeiträume als dem Stichtag, dann wird unterhalb des Eingabefeldes „Gültigkeit zu“ eine Tabelle eingeblendet die Informationen zu gültigen Versionen enthält.

Ist der Benutzer in der Rolle „Textorganisator“ oder „Tester“ im System angemeldet, so kann er diese Informationen auch durch einen Klick auf „Weitere Informationen“ einsehen. Benutzer in der Rolle „Sachbearbeiter“ hingegen haben diese zweite Möglichkeit nicht. Hier sieht man nicht nur das Release der einzelnen Vorlagenversionen sondern auch das des gesamten Systems. Es werden nur die Versionen einer Vorlage geladen, deren Releasefilter niedriger als der des Systems ist.

Gibt es eine gültige Version, wird diese im Arbeitsbereich geladen.

Erweiterte Versionsinformationen zur Vorlage werden durch einen Klick auf „Verfügbare Versionen ausblenden“angezeigt.

Testversion

Befindet sich die aktuell aufgerufene Version einer Vorlage zum eingestellten Stichtag im Status „freigegeben zum Test“ dann erscheint unterhalb des Datumsfelds zum Stichtag eine Zeile die deutlich macht, dass es sich um eine Testversion handelt.

Eine angehakte Testversion sowie ein inaktiver (!) Button „Freigeben“ wird eingeblendet. Entfernt man den Haken aus der Checkbox, erscheint eine Hinweismeldung.

Freigabe der Vorlage

Benutzer in der Rolle „Tester“ und „Textorganisator“ haben die Möglichkeit eine Vorlage die sich im Status „freigegeben zum Test“ befindet, zu verwenden, zu testen und frei zu geben. Erst nach der Freigabe wird die Vorlage auch für die Rolle „Sachbearbeiter“ sichtbar im Vorlagenbaum.

Während bei einer körperlichen Vorlage der Button „Freigeben“ sofort aktiv ist, muss bei der dynamischen Vorlage erst am Ende der Interviews ein Dokument erfolgreich generiert werden. Deshalb müssen an dieser Stelle erst die unter Punkt Erstellung Einzelbrief (Dokumenterstellung) sowie Punkt Erstellung Serienbrief (Dokumenterstellung) beschriebenen Schritte ausgeführt werden um hier fortzufahren.

Zum besseren Verständnis: Die Freigabe der Vorlage im CIB webdesk kann erfolgen, sobald ein Dokument erfolgreich erstellt wurde. Dies ist schon erfüllt wenn sich das Dokument in der Vorschau im Viewer öffnet. Achtung: Diese Freigabe ist nicht zu verwechseln mit einem im CIB doXiview vorhandenen Freigabe-Button. Im CIB doXiview handelt es sich um die Freigabe des aktuell erstellten Dokuments mit den erfolgten Eingaben und gewählten Ausgabewegen. Bei der Freigabe hier im CIB webdesk auf dem Reiter „Dokumenterstellung“ handelt es sich hingegen um die Freigabe der Vorlage zur Verwendung durch die Sachbearbeiter.

Hat man nun wie beschrieben das Dokument erzeugt, dann wird der Button „Freigeben“ auf der ersten sowie der letzten Interviewseite aktiviert und kann verwendet werden. Auf der letzten Interviewseite wurde der Freigabe-Button zusätzlich hinterlegt, damit man nach der Erzeugung des Dokuments nicht wieder zurück auf die erste Interviewseite wechseln muss.

Klickt man auf den Button „Freigeben“, erscheint ein zusätzlicher Freigabedialog den man ein weiteres Mal mit Klick auf die Schaltfläche „Freigabe bestätigen“ abschließt. Dieser Dialog dient zur abschließenden Kontrolle aller für die Freigabe unten angegebenen notwendigen Informationen.

Danach ändert sich der Status der Vorlage in „freigegeben“ und ist für den Sachbearbeiter ebenfalls sichtbar. Der Zusatz „Testversion“ wird zukünftig nicht mehr angezeigt, ebenso wenig wie der Button zur Freigabe. Die Vorlage ist nun automatisch auch für die Verwendung im darkdesk freigegeben. Standardmäßig ist die Checkbox „Vorschau hinterlegen“ bereits angehakt. Hierüber kann man steuern ob man das soeben erzeugte Dokument in einer Vorschau anzeigen lassen möchte. Mehr Informationen zur Vorlagenvorschau sind zu finden unter Punkt Erstellung Serienbrief (Vorlagenvorschau) Vorlagenvorschau.

Vorgangsinformationen

Der unterste Block im Arbeitsbereich ist für die Vorgangsinformationen reserviert.

Die Eingabemöglichkeit von Kundennummer und/oder Kontonummer richtet sich danach was zur betreffenden Vorlage im Verwaltungsmodul eingestellt wurde: so können eine oder beide Angaben Pflichtfelder sein, keine oder wahlweise eine von beiden zulässig sein.

Eine Vorlage kann als Einzelbrief, Kleinserie oder als Serienbrief verwendet werden. Diese Möglichkeiten müssen allerdings bei der Verwaltung der Vorlage definiert werden: manche Vorlagen können nur als Einzelbrief genutzt werden, manche nur als Kleinserie, manche nur als Serienbrief und bei wiederum anderen steht einem die Auswahl zwischen Einzelbrief und Kleinserie zur Verfügung.

Betätigt der Benutzer eine der Schaltflächen „Weiter als Einzelbrief“, „Weiter als Kleinserie“, „Weiter als Serienbrief“ oder nutzt er die Reiterleiste zur weiteren Navigation, so wird die eingegebene Kunden- bzw. Kontonummer auf Gültigkeit geprüft. Handelt es sich nicht um eine korrekte Kundennummer, so erscheint für den Benutzer eine Hinweismeldung und er verbleibt auf der ersten Reiterkarte. Dies hat den Hintergrund dass Dokumente mit ungültigen Kundennummern bei der Archivierung zu Problemen führen können.

Erstellung Einzelbrief

Um einen Einzelbrieferstellen zu können ist die Vorbedingung, dass man eine Vorlage auswählt die eine Einzelbrief-Option aufweist. Diese Information findet sich auf der ersten Interviewseite in Form der Schaltfläche „Weiter als Einzelbrief“ wieder.

Empfänger

Aus der Interviewseite „Informationen zur Vorlage“ gelangt man über den Button „Weiter als Einzelbrief“ in das Interview „Empfänger“.

• Vorgangsinformationen

Hat man eine Konto- oder Kundennummer auf der ersten Interviewseite eingegeben, zeigt das System den Empfänger anhand dieser Nummer an.

• Empfängeranschrift

Die Kundendaten werden sowohl in Einzelfeldern als auch in aufbereiteten Adresszeilen geliefert. Der Datenservice unterscheidet bei der Adressanlieferung zwischen Haupt-, Versand- und Terminanschrift sowie bis zu 99 Nebenadressen. Weitere Adressen können aber manuell eingegeben werden.

Die Anzeige der Anschrift richtet sich nach der Reihenfolge

1. Terminanschrift
2. Versandanschrift
3. Hauptanschrift

Eine Terminanschrift wird nur dann angezeigt, wenn zum Zeitpunkt der Brieferfassung eine gültige Terminanschrift vorhanden ist.

Der Wechsel zwischen Haupt-, Versand-, Termin und Nebenanschrift ist für den angemeldeten Benutzer möglich wenn dies so bei der Vorlage hinterlegt wurde.

Bei Auswahl der Option „Nebenadresse“ wird die Schaltfläche „Nebenadressen“ aktiviert.

Durch Klick auf die Schaltfläche „Nebenadressen“ öffnet sich eine Trefferliste mit allen verfügbaren Nebenadressen zum ausgewählten Kundenkontext. Die Liste ist mehrfach sortierbar, was über die Pfeil-Icons oberhalb der Spalten zu bewerkstelligen ist. Über die Schaltfläche „Übernehmen“ lässt sich eine markierte Adresse in die Empfängerauswahl übernehmen oder man klickt doppelt auf die gewünschte Vorlage.

Für die Änderbarkeit der Anschriften gilt: Sie sind nur editierbar wenn diese Möglichkeit bei der Vorlage so angegeben ist. Ist die Änderung erlaubt, dann können die Anschriften direkt im Anschriftenfeld geändert werden oder über die Schaltfläche „Anschriftdaten ändern…“. Hier wird ein Dialogfenster geladen in dem die Adresse sowohl in einem „einfachen“ als auch „erweiterten“ Modus erfasst und geändert werden kann. 

Im erweiterten Modus sieht man im Gegensatz zum einfachen Modus Eingabefelder wie Namenszusätze und Anschriftenergänzungen angezeigt.

Eine Besonderheit ist die Eingabe der Adresse für Eheleute: Um nach DIN-Norm den Ehemann im Anschriftenfeld zuerst zu nennen, in der Briefanrede hingegen die Ehefrau zuerst anzusprechen, ist es notwendig die Adresse wie in folgendem Beispiel einzugeben. Unter „1. Person“ wird der Ehemann erfasst und unter „2. Person“ die Ehefrau.

Weitere Einstellmöglichkeiten hat man über die Auswahllisten „Vorausverfügung“, „Versandart“ und „Versandvermerk“, wenn diese nicht schon automatisch vorbelegt sind.

Unter Verwendung eines passenden Textbausteins können diese Informationen in der Zusatz- und Versandvermerkzone eines Anschriftenfeldes ausgegeben werden:

Über den Navigationsbutton „Zurück“ gelangt der Benutzer in das Interview „Information zur Vorlage“ zurück, über den Button „Weiter“ wird entweder in das Interview „Absender“ oder wenn bei der Vorlage so definiert, in das Interview „Partner“ navigiert.

Partner

• Partnerdaten

Ist an der Vorlage die Möglichkeit der Eingabe einer Partneradresse hinterlegt, so kann der Benutzer optional einen Partner eingeben oder einen bestehenden suchen, auswählen oder ändern. In der folgenden Abbildung wurde ein Wert für die Partnernummer eingegeben und dann auf die Schaltfläche „Partner suchen“ geklickt. Ein Partner mit der gewählten Partnernummer ist vorhanden und wird gefunden. Da es sich nur um einen Ergebnistreffer handelt, wird der Partner mit seiner Anschrift sofort im Bereich Partneranschrift im Interview eingeblendet.

• Partner suchen

Einen Partner kann man entweder aus der Interviewmaske heraus suchen indem ein Begriff in eines oder mehrere der Eingabefelder „Partnernummer“, „Firmenname“ oder „Nachname“ eingegeben und auf die Schaltfläche „Partner suchen“ geklickt wird. Auch für diese Suche gilt die bereits unter Punkt Arbeiten im Funktionsbereich des Sachbearbeitermoduls (Suchfunktion) detailliert beschriebene Verwendungsform von Platzhaltern in der Suche. Hier deshalb nur ein kleines Beispiel:

Über die Schaltfläche „Neue Suche“ setzt man die Formulardaten wieder zurück. Eingabefelder von Hand zu leeren, ist somit nicht mehr notwendig. Über den Button „Partner verwalten…“ gelangt man in die Partnerverwaltung.

• Partner verwalten

Die Dialogmaske „Partnerverwaltung“ bietet noch einmal einen Suchbereich mit einfacher und erweiterter Suche. Desweiteren gibt es für die gefundenen Treffer eine Trefferliste, sowie eine Detailanzeige für den aktuell markierten Treffer in der Liste.

Auch hier setzt man die Formulardaten zurück indem man den Button „Neue Suche“ wählt. Über die Schaltfläche „Schnellsuche“ wird im bestehenden Feld eine neue Suche ausgeführt. Bei Klick auf die Schaltfläche „Erweiterte Suche“ öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem man neben Partnernummer, Firmenname, Nachname auch noch nach dem Vornamen, der PLZ und dem Ort einschränken kann.

• Mit der Schaltfläche „Suchen“ stößt man eine Suche an und kehrt zur Partnerverwaltung mit dem neuen Suchergebnis zurück.
• Mit der Schaltfläche „Neue Suche“ setzt man die Formulardaten zurück.
• Mit der Schaltfläche „Schließen“ bricht man den Dialog ab und kehrt zur Partnerverwaltung ohne Änderungen zurück.

• Mit dem Button „Neu“ wird die Erfassungsmaske für einen neuen Partner geöffnet, in die man mindestens einen Firmennamen oder einen Nachnamen eingeben muss. Mit „Abbrechen“ verwirft man die Eingaben, mit „OK“ speichert man sie.

• Mit dem Button „Ändern…“ werden die Daten des ausgewählten Partners in die Erfassungsmaske geladen. Hier können sie geändert und mit „OK“ bestätigt werden. Mit „Abbrechen“ werden sie verworfen.
• Mit dem Button „Löschen“ öffnet sich ein Sicherheitsdialog, der rückfragt ob man den ausgewählten Partner wirklich löschen möchte. Bestätigt man mit „Ja“, so wird der Partner gelöscht. Klickt man dagegen auf „Nein“, so bleibt der Partner erhalten.
• Mit dem Button „Übernehmen“ bzw. mit einem Doppelklick schließt man den Dialog ab und übernimmt die ausgewählten Partnerdaten in die Interviewseite „Partner“.
• Mit dem Button „Abbrechen“ bricht man den Dialog ab und kehrt zur Interviewseite „Partner“ ohne Änderungen zurück.

Sollten im Dialogfeld „Partnerverwaltung“ einige Funktionsflächen deaktiviert sein, dann liegt dies an der nicht vorhandenen Berechtigung für das Anlegen und Ändern von Partnern.

In diesem Fall kann in der Maske zwar nach vorhandenen Partnern gesucht werden die in das Dokument übernommen werden können, Änderungen, Löschen oder Neuanlagen sind aber nicht erlaubt.

• Partneranschrift

Weitere Einstellmöglichkeiten hat man über die Auswahllisten „Vorausverfügung“ und „Versendeform“, wenn diese nicht schon automatisch vorbelegt sind.

Über den Navigationsbutton „Zurück“ gelangt der Benutzer in das Interview „Empfänger“ zurück, über den Button „Weiter“ wird in das Interview „Absender“ navigiert.

Absender bzw. Ansprechpartner

• Absenderauswahl

Die verfügbaren Ansprechpartner sind vom Kundenstamm abhängig, so dass ggf. nicht alle Ansprechpartnertypen zur Auswahl stehen. Jeder Sachbearbeiter hat die Möglichkeit, ein individuelles Ansprechpartnerprofil zu speichern. Hat der Sachbearbeiter in diesem Profil Beratertyp(en) gespeichert, die am Kundenstamm nicht hinterlegt sind, so erscheint dieser Hinweis in der Liste der ausgewählten Ansprechpartner rot hinterlegt mit dem Zusatz „nicht verfügbar“:

Das Verschieben von Ansprechpartnern von „Verfügbare Ansprechpartner“ nach „Ausgewählte Ansprechpartner“ ist für den angemeldeten Benutzer nur möglich, wenn für diese Vorlage im TO-Modul CIB webTom die Option „Ansprechpartnerauswahl verbieten“ auf nein gesetzt ist.