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Nutzung der Dokumentenaustauschplattform

Website: CIB eLearning
Kurs: CIB doXigate
Buch: Nutzung der Dokumentenaustauschplattform
Gedruckt von: Gast
Datum: Saturday, 30. August 2025, 21:36

Inhaltsverzeichnis

Die Dokumentenaustauschplattform CIB doXigate wird zum bidirektionalen Austausch von Dokumenten und Daten zwischen zwei Teilnehmern bereitgestellt. Dabei können Interaktionen auf den Daten und Dokumenten erfolgen. Diese Interaktionen reichen von der Dokumentenanzeige bis zur digitalen Signatur.

 Innerhalb der Dokumentenaustauschplattform gibt es verschiedene Rollen für Anwender:
  • Technischer Anwender (TA)
  • Fachanwender (FA)
  • Endanwender (EA)
  • Daten Admin (DA)

Technischer Anwender


Der technische Anwender ist für die Verwaltung der Geschäftsvorfallvorlagen innerhalb der Dokumentenaustauschplattform zuständig. Er definiert, ändert oder löscht Geschäftsvorfallvorlagen.


Fachanwender - z.B. ein Steuerberater, der seinem Mandanten einen Vertrag zur Verfügung stellen und diesen unterschrieben haben möchte.


Der Fachanwender ist Mitarbeiter im Unternehmen, das die Dokumentenaustauschplattform mit Ihren Kunden nutzt. Er steht in Kontakt zu einem oder mehreren Endanwendern. Er verwaltet die Endanwender, stellt Dokumente über Geschäftsvorfälle den Endanwendern bereit oder prüft die Geschäftsvorfälle der Endkunden und schließt diese nach der erfolgreichen Prüfung ab. Zusätzlich kann er Endanwender anlegen, bearbeiten oder löschen.

Endanwender - z.B. ein Mandant, der seinem Steuerberater Belege zur Einkommenssteuer zur Verfügung stellen möchte.


Der Endanwender steht in der Regel in Beziehung zu einem Fachanwender und tauscht mit diesem digitale Informationen aus. Er arbeitet an denen ihm zugewiesenen Geschäftsvorfällen und kann sich öffentliche Geschäftsvorfälle selber zuweisen.


Daten Admin - ein User, der alle Daten per Download aus dem Portal exportieren kann.

Der Daten Admin ist eine gesonderte Rolle, um den kompletten Bestand herunterzuladen, damit die Daten durch den Betreiber gesichert werden können. 

 Die Anwendung ist mehrsprachig. 

Aktuell wird je nach Standardsprache des Browsers eine der folgenden Sprachen voreingestellt:

  • Deutsch
  • Englisch
  • Spanisch
  • Italienisch
  • Russisch


Darstellung der Startseite:

Für den Endanwender

Für den Fachanwender

Für den technischen Anwender

Darstellung der Startseite für den Endanwender

Aufbau der Startseite

  • Arbeitsbereich

In der Mitte befindet sich der große Arbeitsbereich. Hier werden die zu bearbeitenden Daten angezeigt. Hier werden die Geschäftsvorfälle angezeigt, zu denen der Endanwender Dokumente austauscht, bereitstellt und bearbeitet.

 

Darstellung der Startseite für den Fachanwender

Aufbau der Startseite

  • Navigationsbereich

Auf der linken Seite befindet sich für den Fachanwender der Navigationsbereich. Hier kann der Anwender über die aktuellen Geschäftsvorfälle navigieren oder in die Kundenverwaltung einsteigen.

  • Arbeitsbereich

In der Mitte befindet sich der große Arbeitsbereich. Hier werden die zu bearbeitenden Daten angezeigt. Hier werden die Geschäftsvorfälle angezeigt, zu denen der Endanwender Dokumente austauscht, bereitstellt und bearbeitet.

 

 

Darstellung der Startseite für den technischen Anwender

Aufbau der Startseite

  • Arbeitsbereich

In der Mitte befindet sich der große Arbeitsbereich. Hier werden die zu bearbeitenden Daten angezeigt. Hier werden die erstellten Geschäftsvorfallvorlagen angezeigt, die Fachanwendern und in einigen Fällen auch Endanwedern zur Verfügung gestellt werden.

 

Darstellung der Geschäftsvorfall Maske:

  • Aufbau der Geschäftsvorfall Maske
  • Navigationsbereich
    • Auf der linken Seite befindet sich für den Fachanwender der Navigationsbereich (Übersicht). In dieser Ansicht kann die Übersicht ausgeblendet werden.
  • Arbeitsbereich
    • In der Mitte befindet sich der große Arbeitsbereich. Hier werden die zu bearbeitenden Daten angezeigt.
  • Vorgangsprotokoll
    • Auf der rechten Seite befindet sich das Vorgangsprotokoll, das die Aktivitäten am Geschäftsvorfall protokolliert.

 

Es gibt zwei Darstellung des Arbeitsbereiches:

  •  -- Kachelansicht – maximale Ansicht mit Dokumentenvorschau
  •  -- Listenansicht – minimale Ansicht in einer Listendarstellung

Im Rahmen der Listenansicht kann nach den unterschiedlichen Spalten sortiert werden.

Eine Geschäftsvorfallvorlage ist eine definierte Struktur, in der Dokumente für einen Endanwender abgelegt und/oder von einem Endanwender bereitgestellt werden. Diese Struktur wird vom technischen Anwender vorgegeben und mit Inhalten gefüllt.

Ein Geschäftsvorfall ist ein Vorgang im Unternehmen, zu dem der Fachanwender und der Endanwender Dokumente/ Informationen bidirektional und digital austauschen, bearbeiten, bereitstellen, um zum Abschluss dieses Vorgangs zu gelangen. Bsp. Steuererklärung, M&A Prozess, Vertragsunterzeichnung.

Um Dokumente zwischen Fachanwender und Endanwender auszutauschen wird dem Endanwender ein Geschäftsvorfall zugeordnet. Dabei gibt es zwei unterschiedliche Arten von Geschäftsvorfällen:


   Öffentliche Geschäftsvorfälle

Diese Geschäftsvorfälle kann sich ein Endanwender selbst zuordnen. Hierüber können Standarddokumente den Endanwendern bereitgestellt werden.

    Spezifische Geschäftsvorfälle

Diese Art von Geschäftsvorfällen werden immer von einem Fachanwender einem Endanwender zugeordnet.

Geschäftsvorfälle basieren auf einer Geschäftsvorfallvorlage und bilden bei der Erstellung 1:1 die Struktur der Geschäftsvorfallvorlage ab.

Für die Anlage eines Geschäftsvorfalls muss sich der Fachanwender innerhalb eines Kundenkontextes befinden.



Zur Verwaltung der Geschäftsvorfallvorlagen gibt es für den technischen Anwender eine Übersicht über alle Geschäftsvorfälle.


Funktionen:

  •  Geschäftsvorfallvorlage Neuanlage - der technische Anwender kann über diese Schaltfläche neue Geschäftsvorfälle anlegen.

  • Geschäftsvorfallvorlage bearbeiten - Bestehende Geschäftsvorfallvorlage kann der technische Anwender per Klick auf die jeweilige Geschäftsvorfallvorlage zur Bearbeitung öffnen. 
    •  



Darstellung eines Geschäftsvorfalls:

Geschäftsvorfälle bestehen aus unterschiedlichen Elementen

    • Eigenschaften des Geschäftsvorfalls – in jedem Geschäftsvorfall vorhanden
      • Name des Geschäftsvorfalls
      • Funktionen auf Ebene des Geschäftsvorfalls

    • Ordner
      • Ein Ordner ist ein Platzhalter um Dokumente und Daten strukturiert und fachlich gebündelt bereitzustellen oder abzuholen. Über den Namen sollte der Anwender erkennen, welche fachlichen Dokumente hier abgelegt werden sind.
      • Es können beliebig viele Dokumente hochgeladen werden.
      • Es können beliebig viele Dokument-Slots bereitgestellt werden.
      • Ordner sind schachtelbar, es können also Unterordner eingefügt werden.
      • Wichtig für Geschäftsvorfallvorlagen:
        • Dokumente in einem Ordner sind nicht mehr änderbar. Statische Dokumente wie allgemeine Geschäftsbedingungen werden in einem Ordner abgelegt. Bei solchen Dokumenten wird vom Endanwender keine Aktion mehr erwartet. Dokumente, die ein Endanwender z. B. ausfüllen soll, müssen immer in einem Dokument-Slot in der Geschäftsvorfallvorlage hinterlegt werden.

    • Die Anordnung der Ordner erfolgt alphanumerisch. Um die Reihenfolgen zu verändern kann mit einer Index Nummer am Anfang des Namens gearbeitet werden.
      • Beispiel – alphanumerische Sortierung:

      • 2. Beispiel – Sortierung mit Indexierung:



    • Dokument-Slots
      • Ein Dokument-Slot ist ein Platzhalter für genau ein dediziertes Dokument. Über den Namen muss der Anwender erkennen, welches Dokument hier abgelegt werden soll.
      • Es kann genau ein Dokumente hochgeladen werden.
      • Wichtig:
        • Dokumente in einem Slot sind später noch änderbar. Auszufüllende Standardformulare werden in Slots hinterlegt.

  • Dokumente
    • Dokumente sind Daten, die in einen Ordner oder einen Dokument-Slot hochgeladen wurden. Die Dokumente können angezeigt und je nachdem, ob in einem Slot (dann bearbeitbar) oder einem Ordner (dann nicht bearbeitbar)bearbeitet werden.

Diese Elemente können je nach Geschäftsprozess individuell orchestriert werden. Ziel ist die Abbildung der im Geschäftsprozess beteiligten Dokumente und Daten. Diese Dokumente und Daten werden bidirektional vom Endanwender und von den Fachanwendern bereitgestellt, bearbeitet und geprüft.

Darstellung der Geschäftsvorfallvorlage Eigenschaften:



Die Geschäftsvorfallvorlage wird immer in der Rolle technischer Anwender gepflegt. Der Aufbau einer Geschäftsvorfallvorlage sieht verschiedene Eigenschaften vor:
  
  • Name der Geschäftsvorfallvorlage
    • Jede Geschäftsvorfallvorlage erhält einen Namen.
    • Der Name wird einem auf der Geschäftsvorfallvorlage basierenden Geschäftsvorfallautomatische zugewiesen und kann vom Fachanwender bearbeitet werden.

 Neuer Ordner
Ein neuer Unterordner wird der Geschäftsvorfallvorlage hinzugefügt.


 Neuer Dokument-Slot 
Ein neuer Dokument-Slot  wird der Geschäftsvorfallvorlage hinzugefügt.


 Dateiupload
Dokumente können in die Geschäftsvorfallvorlage hochgeladen werden.
Diese Dokumente sind dann in einem Geschäftsvorfall vorhanden, der auf dieser Geschäftsvorfallvorlage basiert. Die Dokumente werden aber in keiner Struktur abgelegt.


 Dokumentlink hinzufügen
Dokumente lassen sich  aus einer Geschäftsvorfallvorlage in andere Geschäftsvorfallvorlagen verlinken. Vorteil:  Wird das ursprüngliche Dokument aktualisiert, werden automatisch auch alle Links auf das Dokument die neue Version anzeigen.


 Umbenennen
Der Name wird der Geschäftsvorfallvorlagebearbeitet.


 |  
Option Erstellrechte
Über die Erstellrechte kann eingestellt werden, ob ein Endanwender einen Geschäftsvorfall auf Basis dieser Geschäftsvorfallvorlage erstellen kann, oder ob nur der Fachanwender dem Endanwender einen Geschäftsvorfall auf der Basis anlegen kann:


 Status: nur der Fachanwender kann einen Geschäftsvorfall auf Basis der Geschäftsvorfallvorlage erstellen

 Status: Fachanwender und Endanwender können einen Geschäftsvorfall auf Basis der Geschäftsvorfallvorlage erstellen
|   
Option Erweiterbarkeit 
Über die Erweiterbarkeit kann eingestellt werden, ob in einem Geschäftsvorfall basierend auf dieser Geschäftsvorfallvorlage weitere Elemente angelegt werden können:

  Status: weitere Ordner und Dokument-Slots können angelegt werden

    Status: die bestehenden Ordner und Dokument-Slots können nicht bearbeitet werden


 Geschäftsvorfallvorlage löschen  
Die Geschäftsvorfallvorlage wird gelöscht.


HINWEIS: 
Das Löschen und die Bearbeitung einer Geschäftsvorfallvorlage hat keine Auswirkung auf bestehende Geschäftsvorfälle basierend auf der Geschäftsvorfallvorlage. 



   

Darstellung der Struktur einer Geschäftsvorfallvorlage:



Jeder Ordner kann unterschiedliche Eigenschaften und Inhalte nutzen. Dafür stehen folgende Funktionen und Optionen zur Verfügung:

neuer Unterordner 
Über diese Schaltfläche wird ein neuer Unterordner dem führenden Ordner hinzugefügt.

neuer Dokument-Slot
 Über diese Schaltfläche wird ein neuer Dokument-Slot einem Ordner hinzugefügt.

Dateiupload
 Über diese Schaltfläche können Dokumente in den Ordner hochgeladen werden. Diese Dokumente sind dann in einem Geschäftsvorfall vorhanden, der auf dieser Geschäftsvorfallvorlage basiert.

HINWEIS zu Standarddokumenten:

  • Wird ein Dokument in einer Geschäftsvorfallvorlage einem Slot hinzugefügt, ist dieses Dokument durch Fachanwender und Endanwender bearbeitbar. (Beispiel: ein allgemeines Formular wird im Geschäftsvorfall hinterlegt, das vom Endanwender bearbeitet werden soll.)
  • Wird ein Dokument in einer Geschäftsvorfallvorlage einem Ordner hinzugefügt, ist dieses Dokument gesperrt und weder durch Fachanwender noch durch Endanwender bearbeitbar. (Beispiel: eine rechtlich bindende Information wird bereitgestellt und soll nicht verändert werden, weder vom Endanwender noch vom Fachanwender.)


  Dokumentlink hinzufügen 
Über diese Schaltfläche lassen sich Dokumente aus einer Geschäftsvorfallvorlage in andere Geschäftsvorfallvorlagen verlinken. Der große Vorteil ist:

Wird das ursprüngliche Dokument aktualisiert, werden automatisch auch alle Links auf das Dokument mit der neuen Version aktualisiert.


 Umbenennen 
Über diese Schaltfläche wird der Name des Ordners bearbeitet.


 |   
Option Erweiterbarkeit 
Über die Erweiterbarkeit kann eingestellt werden, ob in einem Geschäftsvorfall in diesem Ordner weitere Elemente angelegt werden können:

    Status: weitere Ordner und Slots können angelegt werden


     Status: bestehende Ordner und Slots können nicht bearbeitet werden


  |  
Option optional 
Über die Option optional kann eingestellt werden, ob der Ordner vom Fachanwender gelöscht werden kann:


  Status: der Ordner kann nicht gelöscht werden.


 Status: der Ordner kann gelöscht werden.


 Ordner löschen 
Über diese Schaltfläche wird der Ordner gelöscht. Dazu muss der Ordner optional sein und diese  Eigenschaft besitzen.


  |   
Duplizieren eines Ordners 
Über die -Schaltfläche und die -Schaltfläche kann bestimmt werden, ob der Ordner in einem Geschäftsvorfall dupliziert werden darf. Beim Duplizieren wird der Ordner mit allen Inhalten und der kompletten Struktur verdoppelt. Ist ein Ordner duplizierbar, wird diese  -Schaltfläche angezeigt.


Als Zusatzfunktion können auch Felder ausfüllbarer PDF-Formulare mit Daten aus den Kundendaten vorbelegt werden. Folgende Namen müssen die Felder haben, damit diese mit Werten vorbelegt werden:

Beschreibung Kundenart Feldname
Datum der Anlage des Geschäftsvorfalls Alle system.shareCreated
Technische eindeutige nicht änderbare ID des Kunden Alle customer.id
Kundennummer des Kunden aus den Kundendaten Alle customer.externalId
Straße des Kunden Alle customer.street
Postleitzahl des Kunden Alle customer.postalCode
Stadt des Kunden Alle customer.city
Unternehmensname Unternehmen customer.name
Beschreibung zum Unternehmen Unternehmen customer.description
Rufnummer des Unternehmens Unternehmen customer.phone
Vorname des Kunden Einzelperson customer.firstName
Nachname des Kunden Einzelperson customer.lastName


Wichtig ist, dass das PDF-Formular mit den entsprechenden Feldern und Feldnamen in der Rolle technische Anwender in die Geschäftsvorfallvorlage in einem Slot zur Bearbeitung hinterlegt wird.



Eine neue Vorlage, die einer anderen Vorlage ähnelt, soll erstellt werden. Bzw. eine Vorlage ändert sich, die ursprüngliche Vorlage soll allerdings nicht überschrieben werden.

Um nicht von null mit der Strukturierung einer Vorlage zu beginnen, kann eine Vorlage aus der Plattform exportiert (1) und als Ausgangspunkt für eine neue Vorlage wieder importiert werden (2).

(1)

(2)

Nach dem Import können Sie dann diese Vorlage nach Belieben an die neuen Gegebenheiten anpassen. 

Achtung: Sollte die ursprünglich exportierte Vorlage Verlinkungen zu Dokumenten beinhalten, werden Sie darauf hingewiesen und können diese beibehalten, neu verlinken oder überschreiben.

Einen neuen Geschäftsvorfall auf Basis einer Geschäftsvorfallvorlage anlegen

  • Ein neuer Geschäftsvorfall wird über die Schaltfläche „+ Neuer Geschäftsvorfall“ im Navigationsbereich angelegt.
    Dabei muss sich der Fachanwender in einem Kundenkontext befinden.

  • Im Arbeitsbereich werden dann alle Geschäftsvorfallvorlage angezeigt
  • In der Listenansicht der Geschäftsvorfallvorlagen kann eine auf- oder absteigend Sortierung ausgewählt werden über den Klick auf den Titel „Name“

Die Übersicht über alle einem Kundenkontext zugeordneten Geschäftsvorfälle wird über den Menü-Punkt „Geschäftsvorfälle“ aufgerufen.

  •   geöffnete anzeigen – filtert, dass nur die offenen Geschäftsvorfälle angezeigt werden

  •   alle anzeigen – filtert, dass alle Geschäftsvorfälle angezeigt werden, auch geschlossene


  • In der Listen-Ansicht kann über die unterschiedlichen Spalten alphabetisch sortiert werden   



Der Geschäftsvorfall übernimmt die Struktur der Geschäftsvorfallvorlage.

Die Sortierung der Elemente des Geschäftsvorfalls erfolgt analog der Geschäftsvorfallvorlage alphanumerisch. Der Aufbau eines Geschäftsvorfalls sieht verschiedene Elemente vor:


Name des Geschäftsvorfalls
    • Jeder Geschäftsvorfall erhält einen Namen.
    • Der Name wird einem auf der Geschäftsvorfallvorlage basierenden Geschäftsvorfall automatische zugewiesen und sollte dann vom Fachanwender geändert werden.
    • Je Kundenkontext kann ein Geschäftsvorfallname immer nur genau einmal vorkommen.


 Neuer Ordner
Ein Ordner wird dem Geschäftsvorfall über diese Schaltfläche hinzugefügt. 
Diese Funktion steht nur dann zur Verfügung, wenn der Geschäftsvorfall als erweiterbar markiert ist und die Eigenschaft in der Geschäftsvorfallvorlage besitzt.


 Neuer Dokument-Slot
Ein Dokument-Slot wird dem Geschäftsvorfall über diese Schaltfläche hinzugefügt. 
Diese Funktion steht nur dann zur Verfügung, wenn der Geschäftsvorfall als erweiterbar markiert ist und die Eigenschaft in der Geschäftsvorfallvorlage besitzt.


 Dateiupload 
Über diese Schaltfläche werden Dateien im Geschäftsvorfall hinterlegt. 
Diese Funktion steht nur dann zur Verfügung, wenn der Geschäftsvorfall als erweiterbar markiert ist und die Eigenschaft in der Geschäftsvorfallvorlage besitzt.


 Umbenennen 
Der Name des Geschäftsvorfalls wird über diese Schaltfläche angepasst.


    Download 
    Über diese Schaltfläche wird der gesamte Geschäftsvorfall heruntergeladen. Dabei wird die Ordnerstruktur 1:1 beibehalten. Leere Ordner werden nicht exportiert.


        Geschäftsvorfall löschen 
        • Jeder Geschäftsvorfall kann gelöscht werden.
        • Das Löschen einer Geschäftsvorfallvorlage hat keine Auswirkung auf bestehende Geschäftsvorfälle basierend auf der Geschäftsvorfallvorlage.

       |    Geschäftsvorfall Freigabe 
              Über diese Option kann der Status des Geschäftsvorfalls administriert werden.
        • Über die  -Schaltfläche kann ein Fachanwender einen Geschäftsvorfall abschließen. Eine Bearbeitung danach ist nicht mehr möglich.
        • Über die  -Schaltfläche kann ein durch den Endanwender abgeschlossener Geschäftsvorfall wieder für die Bearbeitung durch den Endanwender geöffnet werden.


           Benachrichtigungen 
                 Der Anwender kann festlegen, welche Benachrichtigungen er zu einem Geschäftsvorfall erhalten möchte.
                 Folgende können je Rolle gewählt werden:
            • Neues oder bearbeitetes Dokument
            • Statusänderung am Geschäftsvorfall
            • Statusänderung am Dokument


            Darstellung der Struktur eines Geschäftsvorfalls: 




            Darstellung des Protokolls eines Geschäftsvorfalls:



            Im Protokoll werden alle relevanten Aktionen innerhalb eines Geschäftsvorfalls aufgelistet. Folgende Aktionen werden angezeigt:

            • Neues Dokument hochgeladen
            • Dokument bearbeitet
            • Endanwender hat ein Dokument eingesehen
            • Dokument akzeptiert/Dokument abgelehnt
            • Geschäftsvorfall zur Abnahme markiert/zur Bearbeitung markiert


            Jeder Ordner kann unterschiedliche Eigenschaften und Inhalte nutzen. Dafür stehen folgende Funktionen und Optionen zur Verfügung:

             Neuer Ordner 
            Über diese Schaltfläche wird ein neuer Unterordner dem Ordner hinzugefügt. 
            Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn der Ordner als erweiterbar markiert ist und die Eigenschaft 
                          in der Geschäftsvorfallvorlage besitzt.


             Neuer Dokument-Slot 
            Über diese Schaltfläche wird ein neuer Dokument-Slot hinterlegt. 
            Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn der Ordner als erweiterbar markiert ist und die Eigenschaft    in der Geschäfstvorfallvorlage besitzt.


            Dateiupload 
              Über diese Schaltfläche werden Dateien im Ordner oder Dokument-Slot hinterlegt.
              Diese Funktion steht bei einem Ordner zur Verfügung,  wenn der Ordner dynamisch erweiterbar ist und die Eigenschaft      in der Geschäftsvorfallvorlage besitzt.

             

            Umbenennen 
            Der Name des Geschäftsvorfalls wird über diese Schaltfläche durchgeführt.
             

            Duplizieren eines Ordners 
             Ordner oder der Dokument-Slot werden dupliziert. Beim Duplizieren wird der Dokument-Slot oder der Ordner mit allen  Inhalten und der kompletten Struktur verdoppelt. 
            Diese Funktion steht bei einem Ordner zur Verfügung, wenn der Ordner duplizierbar ist und diese Eigenschaft   in der Geschäftsvorfallvorlage besitzt.





            Sie können den Zugriff auf Geschäftsvorfälle für Fachanwender sowie für Endanwender eingrenzen.

            Dazu definieren Sie im Webshop CIB cash, über den Sie auch Ihre Plattform konfiguriert haben, Kategorien, die sich auf ausgewählte Themen/Bereiche beziehen, auf die nur bestimmte Fachanwender im Unternehmen Zugriff haben sollen.

            Kategorien

            Die Kategorien können Sie (je nach Unternehmensgröße) einem einzelnen Fachanwender bzw. einer Gruppe zuordnen. Die Kategorien, die dem Fachanwender aus der Gruppe zugeordnet sind, sind ebenfalls in seiner Zuordnung der Einzelkategorien zu sehen, können daraus allerdings nicht gelöscht werden.

            Rolle 

            In der Rolle des technischen Anwenders können Vorlagen jetzt Kategorien zugeordnet werden, die vorab für das Unternehmen in CIB cash definiert wurden.

            Fachanwender, die einer bestimmten Kategorie zugeordnet sind, können auch dem Endanwender nur diese Geschäftsvorfälle zuweisen, die der gleichen Kategorie zugeordnet sind. Andernfalls haben Sie keine Berechtigung darauf zuzugreifen.

            Auch jedem Endanwender können über die Fachanwenderrolle im Bereich Berechtigungen entsprechende Kategorien zugeordnet werden Somit können nur Mitarbeiter der Endanwender mit entsprechender Berechtigung auch auf bestimmte Vorgänge zugreifen.

            Dokumente in Dokument-Slots oder Ordnern

            In Geschäftsvorfällen werden Dokumente innerhalb der vorgegebenen Strukturen hinterlegt und bearbeitet.




            Jedes Dokument hat verschiedene Funktionen in der Oberfläche der Dokumentenaustauschplattform:

            Anzeige und Bearbeitung 
            Über einen Klick auf die Kachel wird das Dokument in der Dokumentenverarbeitung und Anzeige geöffnet.
              • in der Vorschau wird nur die erste Seite angezeigt
              • es stehen keine Dokumentfunktionen zur Verfügung

            Vorschau  
            Über diese Schaltfläche wird das Dokument in Form eines Overlays als Vorschau angezeigt.


            Download 
             Über diese Schaltfläche wird das Dokument heruntergeladen.


            Link Versand 
            Über diese Schaltfläche kann ein Link auf das Dokument versendet werden. Dazu wird die lokale E-Mail-Anwendung gestartet und der Link in eine neue leere E-Mail eingefügt.


            Dokument verschieben  
            Über diese Schaltfläche kann das Dokument in einen anderen Ordner oder Dokument-Slot verschoben werden innerhalb des Geschäftsvorfalls.


              Umbenennen
            Über diese Schaltfläche wird ein Dokument umbenannt. Diese Funktion steht nur bei Dokumenten in Ordnern zur Verfügung, nicht bei Dokument-Slots.


             Dateiupload
            Über diese Schaltfläche wird ein Dokument hochgeladen.


            Freigabe 
            Über diese Schaltfläche wird ein Dokument freigeben und gesperrt. Der Endanwender kann freigegebene Dokumente nicht mehr ändern. Die Freigabe kann nur durch einen Fachanwender erfolgen.


            Ablehnung
            Über diese Schaltfläche wird ein Dokument abgelehnt. Der Endanwender erhält eine Nachricht, dass das Dokument abgelehnt wurde. Die Ablehnung kann nur durch einen Fachanwender erfolgen.


            Erneut öffnen 
             Über diese Schaltfläche wird ein freigegebenes Dokument erneut zur Bearbeitung geöffnet. Die erneute Öffnung kann nur durch einen Fachanwender erfolgen.


             Versionshistorie 
             Über diese Schaltfläche kann die Versionshistorie eines Dokumentes angezeigt werden. Über diese Funktion kann auf alle im DMS abgelegten Versionen eines Dokumentes zugegriffen werden. Es öffnet sich ein Fenster, das die Auswahl aller Dokumentversionen zum Download oder zur Anzeige anbietet.




             Löschen 
            Über diese Schaltfläche wird ein Dokument gelöscht. 

               

            Nutzung der webbasierten Dokumentanzeige CIB doXiview


            • Darstellung von über 200 unterschiedlicher Dateiformate
            • Bearbeitung ausfüllbarer PDF Dateien
            • Schwärzen von Bereichen in PDF Dateien
            • Einfache digitale Signatur von PDF Dateien mit Signaturfeldern
              • Neben der Signatur wird auch der Klarname erfasst und mit angedruckt
              • Diese Einstellungen (Klarname und Faksimile Grafik werden im Benutzerkonto gespeichert)


            • Anlagen in PDF Dateien können angezeigt werden
            • Eine PDF Datei kann auf Seitenbasis bearbeitet werden
              • Änderung der Reihenfolge
              • Seiten drehen
              • Seiten löschen
              • PDF Datei speichern
              • Mehrere PDF Dateien bearbeiten
            • Kompression von PDF-Dateien
            • Kundendaten werden in Felder ausfüllbarer PDF-Formulare bei der Zuordnung eines Geschäftsvorfalls gefüllt 









            Kundenverwaltung mit einer Oberfläche für die Verwaltung der Endanwender


            • Über die Administrationsoberfläche der Kundenverwaltung können Kunden und Zugänge für Endanwender angelegt, bearbeitet oder gelöscht werden.
            • Wichtig ist, dass ein Kunde 1-n Zugänge haben kann.

            Ein Fachanwender kann neue Kunden im System anlegen. Dabei hat er die Auswahl, ob der Kundentyp eine Person oder ein Unternehmen ist.

            Über den Menüpunkt Kundenübersicht werden alle Kunden angezeigt.

            In der Kundenverwaltung gibt es folgende Funktion: Neuanlage eines Kunden - über die „Kunde hinzufügen“-Schaltfläche wird ein neuer Kunde angelegt.

            Wird ein Kunde angelegt werden je nach Kundentyp unterschiedliche Daten zum Kunden erfasst und anschließend der Registrierungsprozess für einen Zugang gestartet.

            • Es müssen alle Pflichtfelder gefüllt werden.
            • Es werden die E-Mail-Adresse und optional die Mobilfunknummer erfasst.
            • Eine E-Mail-Adresse kann bei der Vergabe von Zugängen als Benutzername nur einmal verwendet werden. Soll ein bereits existierender Endanwender mit gleicher E-Mail-Adresse einen weiteren Zugang erhalten, muss zusätzlich die direkte Vergabe eines Benutzernamens durch den Fachanwender erfolgen. 



            • Beim Bestätigen der Angaben erhält der Endanwender eine E-Mail mit einem Link zur Registrierung und optional einen Registrierungscode per SMS, wenn die Mobilfunknummer hinterlegt wurde.

            • Der Fachanwender bestätigt die Angaben und es öffnet sich eine automtisch generierte E-Mail, die den Registrierungslink für den Endanwender enthält.

              Sollte sich keine E-Mail öffnen, kann der Fachanwender das Icon zum "Kopieren" nutzen und die automatisch generierte Zugangs-E-Mail wird in der Zwischenablage gespeichert und er kann diese dann in die gewünschte E-Mail kopieren.


              Der Registrierungs-Link hat eine Gültigkeit von 72 h. Sollte sich der Endanwender bis dahin nicht angemeldet haben, kann der Fachanwender über diese Funktion auch einen neuen gültigen Registrierungslink erzeugen, um diesen dem Enanwender zuzuschicken.

              Sollte der Fachanwender bei der Zugangsvergabe zusätzlich eine Mobilfunknummer angegeben haben, erhält der Endanwender zusätzlich einen Registrierungscode per SMS, den er beim ersten Zugang zur Plattform eingeben muss.

              • Der SMS-Code verwendet nur eindeutige Zeichen z. B. O & 0 (großes O und Null) oder l & I (kleinem L und großem i)

            Funktionen, um einen Kunden zu verwalten, innerhalb des Menüeintrags Kundendaten im Kundentontext.


            • Kundendaten im Kundenkontext:
              • Die Kundendaten können in der Übersicht bearbeitet werden. Über die Speichern-Schaltfläche werden die Daten gespeichert.
              • Kunden endgültig löschen – über diese Schaltfläche kann ein Kunde inklusive aller Geschäftsvorfälle gelöscht werden.
            • Berechtigungen im Kundenkontext:

              • In den Berechtigungen sieht man auf einen Blick, welcher Endanwender einen Zugang hat, welcher Fachanwender auf den Kunden Zugriff hat und ob ein Fachanwender als zusätzlicher Bearbeiter für einzelne Geschäftsvorfälle eingetragen ist. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung: 

              • neuen Zugang anlegen – über diese Schaltfläche neben dem Eintrag Zugänge kann ein neuer Zugang angelegt werden. Alle Pflichtfelder müssen gefüllt werden. Zu jedem Kunden können mehre Zugänge angelegt werden. Die Zugänge sehen alle dem Kunden zugeordneten Geschäftsvorfälle.
              •  | Über den Aktivitätsstatus erkennt man, ob der Endanwender seinen Zugang bereits aktiviert, sich also an der Plattform registriert hat.
            •  Verwalter bestimmen – über diese Schaltfläche neben dem Eintrag Verwalter können ein oder mehrere Fachanwender ausgewählt werden, die berechtigt sind, die Geschäftsvorfälle des Kunden zu sehen und zu bearbeiten.
            •   Zusätzliche Bearbeiter bestimmen – über diese Schaltfläche neben dem Eintrag Zusätzliche Bearbeiter kann können ein oder mehrere Fachanwender ausgewählt werden, die berechtigt sind, ausgewählte Geschäftsvorfälle des Kunden zu sehen und zu bearbeiten.
            •  Berechtigung entfernen – über diese Schaltfläche können markierte Zugänge, Verwalter und zusätzliche Bearbeiter wieder entfernt werden. Die Schaltfläche wird erst angezeigt, wenn mindestens ein Element aus der jeweiligen Gruppe ausgewählt wurde. 






            Als registrierter Fach- oder Endanwender können die eigenen Zugangsdaten über den Funktionseinstieg „Eigenen Zugang verwalten“ eingesehen und bearbeitet werden.


            Folgende Daten können eingesehen und bearbeitet werden:

            • E-Mail-Adresse
            • Benutzername
            • Passwort



            Initial ist der Benutzername mit der E-Mail-Adresse des Anwenders vorbelegt. Der Benutzername kann aber jederzeit geändert werden und von der E-Mail-Adresse abweichen.

            Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

            • Zugang löschen – über diese Schaltfläche kann der eigene Zugang gelöscht werden. Der Anwender kann sich danach nicht mehr am System anmelden.


            Registrierung eines Endanwender-Zugangs ohne 2 Faktor-Authentifizierung

            Der Fachanwender legt einen neuen Zugang zu einem Kundenkonto an. Dabei wird eine E-Mail an den Endanwender mit einem Registrierungslink gesendet. Nach dem Aufruf des Links und der Eingabe des optionalen SMS Registrierungscodes vergibt der Anwender sein Systempasswort. Er kann seinen Benutzernamen ändern und muss den Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen zustimmen.

            Anmeldung bei CIB doXigate

            Nach der Registrierung kann sich der Endanwender mit dem Benutzernamen und dem Systempasswort anmelden.

             


            Im Rahmen der Dokumentenaustauschplattform CIB doXigate gelten neben den Nutzungsrechten aus dem Auftragsblatt folgende weitere Einschränkungen bzgl. der Nutzung.

            Nutzungs-und Zugriffsrechte für Mitarbeiter des Kunden:
            • Jeder Mitarbeiter des Kunden, der Zugriff auf die Software erhalten soll, wird als Fachanwender in der Anwendung erfasst.
            • Zwei Anwender werden als technische Anwender erfasst – diese Zugänge können von mehreren Mitarbeitern genutzt werden.
            • Nur Mitarbeiter des Kunden dürfen sich an der Software mit der Rolle des Fachanwenders anmelden.
            Nutzungs- und Zugriffsrechte für Endkunden und Partner des oben genannten Kunden:
            • Endkunden und Partner werden als Endanwender im System erfasst.
            • Diese werden von den Fachanwendern verwaltet. 


            Inhaltsübersicht

            Was ist die zweistufige Überprüfung (2-Faktor Authentifizierung) und wieso ist sie empfehlenswert?
             Welche Apps werden für die zweistufige Überprüfung unterstützt?
             Wie aktiviere ich die zweistufige Überprüfung?
             Wie deaktiviere ich die zweistufige Überprüfung?
             Wie funktioniert die Anmeldung für mein Konto mit zweistufiger Überprüfung?
             Wie können Sie das Passwort zurücksetzen?

             

            ✓ Was ist die zweistufige Überprüfung (2-Faktor-Authentifizierung) und wieso ist sie empfehlenswert?

            Die zweistufige Überprüfung (oft auch als Zwei-Faktor-Authentisierung bezeichnet) ist eine zusätzliche Schutzmaßnahme für Ihr Konto und erhöht die Sicherheit für den Anmeldeprozess. Wie der Name schon sagt, werden bei dieser Verifizierungsmethode 2 Faktoren benötigt, die nur im Zusammenspiel den Zugriff auf Ihre Daten auf der Dokumentenaustauschplattform freigeben. Außenstehenden wird der Zugang zu persönlichen Dokumenten und Daten so zusätzlich erschwert. Sie benötigen zur Aktivierung Ihr Passwort sowie Ihr Smartphone mit einer mobilen Authentifikator-App.

             

            ✓ Welche Apps werden für die zweistufige Überprüfung unterstützt?

             

            ✓ Wie aktiviere ich die zweistufige Überprüfung?

            1. Melden Sie sich auf Ihrer Plattform an und gehen Sie einfach in Ihrem Konto auf „Eigenen Zugang verwalten“.

             

            2. Zur Aktivierung verschieben Sie den Regler

            3. und klicken auf „Jetzt starten“.


            4. Halten Sie Ihre Authentifikator-App bereit und scannen mit Ihrem Smartphone den QR-Code. Geben Sie jetzt fix den Code aus der App ein und bestätigen mit „Weiter“.

            5. Schließen Sie die Aktivierung über "Fertig" ab.

             

            ✓ Wie deaktiviere ich die zweistufige Überprüfung?

            Zur Deaktivierung der zweistufigen Überprüfung verschieben Sie den Regler einfach wieder in die entgegengesetzte Richtung und bestätigen die Aktion.





            Die Anmeldung erfolgt dann wie Sie es gewohnt sind – ausschließlich mit Benutzernamen und Passwort.

             

            ✓ Wie funktioniert die Anmeldung für mein Konto mit zweistufiger Überprüfung?

            1. Melden Sie sich wie gewohnt auf Ihrer Plattform mit Benutzernamen sowie Passwort an.

            2. Öffnen Sie Ihre Authentifikator-App und geben Sie den Ihnen angezeigten Code als Bestätigung auf Ihrer Plattform ein.

            Achtung: Die Codes werden aus Sicherheitsgründen alle 30 Sekunden erneuert.

            Bedeutet: Mit dem Eintragen nicht so lange warten!

            3. Und schon gelangen Sie in Ihre Dokumentenaustauschplattform.

             

            ✓ Wie können Sie das Passwort zurücksetzen?

            1. Klicken Sie auf der Login-Seite auf „Passwort zurücksetzen“



            2. Wählen Sie die für Sie entsprechende Option aus: Passwort oder Einmalpasswort zurücksetzen




            (a) Passwort zurücksetzen:

              • Geben Sie die E-Mail-Adresse an, mit der Sie sich auf der Dokumentenaustauschplattform registriert haben und klicken Sie "OK".



              • Klicken Sie, in der Ihnen zugeschickten E-Mail, auf den Link „Passwort zurücksetzen“



              • Sie werden nun in die Zugangsverwaltung weitergeleitet und können ein neues Passwort vergeben und speichern.



              (b) Einmalpasswort zurücksetzen

                • Geben Sie die geforderten Informationen an, mit der Sie sich auf der Dokumentenaustauschplattform registriert haben und klicken Sie "OK".



                • Klicken Sie, in der Ihnen zugeschickten E-Mail, auf den Link „Reset Authentifikator-App“.

                • Scannen Sie den QR-Code mit der von Ihnen gewählten Authentifikator-App ein und klicken auf „WEITER“.



                • Geben Sie Ihren Benutzernamen und Passwort ein und klicken auf "Login".



                • Geben Sie den von Ihrer Authentifikator-App angezeigten Code an und klicken auf „Anmelden“.