Handbuch CIB fairBrief

3. CIB fairBrief Portal

3.2. Übersicht der Korrespondenz

Nach der Anmeldung wird eine Übersicht der versendeten Korrespondenz angezeigt. Diese Übersicht kann nach unterschiedlichen Kriterien sortiert werden. 

Oberfläche CIB fairBrief nach der Anmeldung. Sichtbar sind die Suche, Filter und Ergebnisliste


Die Ansicht gliedert sich in drei Bereiche:

Die Suche oben LinksNummer 1

Hier können vordefinierte Zeiträume ausgewählt, nach gezielten Zeiträumen oder bekannten Auftragsnummern gesucht werden. Die Ergebnisse werden in der Tabelle unter 3 angezeigt. Details dazu finden sich im nächsten Kapitel 3.3 Suche und Filter innerhalb der Korrespondenz.


Der Filterbereich oben RechtsNummer 2

Hier kann innheralb der unten dargestellten Suchergebnisse gefiltert werden.


Die Tabelle mit den angezeigten ErgebnissenNummer 3

Hier werden die Ergebnisse aus Suche und Filter aufgelistet. Die Bedeutung der einzelnen Spalten wird im Folgenden beschrieben.

Die Tabelle


Detailansicht der Ergebnistabelle mit den Spaltenüberschriften

Selektion von Einträgen

Für jede Zeile der Ergebnistabelle gibt es eine Checkbox, über die man mehrere Einträge gleichzeitig selektieren kann.

Selektion von 2 Zeilen in der Tabelle


Über die Checkbox in der Kopfzeile der Tabelle kann man alle Einträge gleichzeitig selektieren.

Selektion von allen Zeilen in der Tabelle


Hat man Einträge selektiert, dann kann man sich eine Zusammenfassung der gewählten Aufträge als CSV-Datei exportieren. Dazu wird die Schaltfläche überhalb der Checkbox für "Alle auswählen" verwendet:

Ausgabe in CSV-Datei

Status


Die Korrespondenz hat im Prozess unterschiedliche Status:

1.  Empfangen: Die Korrespondenz wurde erfolgreich vom CIB fairBrieft Server empfangen

2. Vorbereitet: Die Korrespondenz wurde für die Übermittlung an den Druck- und Versandservice vorbereitet

3. Übermittelt: Die Korrespondenz wurde erfolgreich an den Druck- und Versandservice übermittelt

4. Fehlgeschlagen: Die Korrespondenz konnte aufgrund eines technischen Fehlers nicht für die Übermittlung an den Druck- und Versandservice vorbereitet werden

5.Versenden nicht möglich: 

    Beispiele: 

  • Dies kann durch einen der folgenden Gründe verursacht werden:

    • 4-stellige anstatt 5-stellige Postleitzahl für den Versand Ihres Schreibens innerhalb Deutschlands
    • 6-stellige Postleitzahl
    • Ort fehlt
    • Ort steht vor der Postleitzahl
    • Postleitzahl und Ort stehen nicht in der gleichen Zeile
    • Auslandsendung ohne Ländernamen
    • Keine Absender- oder Empfängerzeile
    • Abstand zwischen Absender und Empfänger ist zu gering ( muss mindestens 7mm betragen)

Hier die Vorgaben der Deutschen Post für den Versand von automationsfähigen Briefsendungen: https://www.doxisafe.com/#/retrieve/automationsfaehige-briefsendungen

6. Verschickt: Die Korrespondenz wurde erfolgreich an den Zustell-Dienst übergeben

7. Test: Ist am Nutzerprofil hinterlegt, dass es sich um einen Test-Account handelt, werden die Druckaufträge als Test gekennzeichnet und bei der DATEV in entsprechende Test Bereiche abgelegt.


Auftrags-ID

Die Auftrags-ID identifiziert die Korrespondenz eindeutig im System und auch gegenüber dem Druck- und Versandservice.


Seitenanzahl

Es wird die Anzahl der Seiten angezeigt.


Datum Übergabe und Erstellt

Über die beiden Datumswerte wird dargestellt:

  1. Datum der Übergabe – Das Datum, an dem die Korrespondenz vom CIB fairBrief Server an den Druck- und Versandservice übermittelt wurde oder wird. Das Zieldatum kann auch in der Zukunft liegen.

    Beim Aufruf aus CIB Flow entspricht das „PrintAt“-Datum dem Übergabedatum an die DATEV, wobei es auf den nächsten Übergabezeitpunkt gerundet wird. Die Übergabe an die DATEV erfolgt täglich um 12:00 Uhr und 23:00 Uhr. Daher wird das Versanddatum immer auf den nächstmöglichen Synchronisationszeitpunkt gerundet.

    Beispiel:
    Ein „PrintAt“-Datum von 01.09.2025 um 10:10 Uhr führt zu einem „Datum Übergabe“ von 01.09.2025 um 12:00 Uhr.
    Ein „PrintAt“-Datum von 01.09.2025 um 23:10 Uhr führt zu einem „Datum Übergabe“ von 02.09.2025 um 12:00 Uhr.

    Zusätzlich zu den festen Übergabezeitpunkten um 12:00 Uhr und 23:00 Uhr gibt es einen cron-Job, der alle 10 Minuten ad-hoc Schreiben an die DATEV übergibt, wenn deren „PrintAt“-Datum vor dem letzten Synchronisationszeitpunkt liegt.

    Beispiel:
    Wenn ein Schreiben am 02.09.2025 um 13:10 Uhr schnellstmöglich an die DATEV übergeben werden soll, kann das „PrintAt“-Datum auf den 01.09.2025 zurückdatiert werden. Das Schreiben wird dann um 13:20 Uhr übergeben anstatt erst um 23:00 Uhr.

  2. Erstellt – Das Datum, an dem die Korrespondenz vom CIB fairBrief Server empfangen wurde.
    Das Erstell-Datum ist immer taggleich oder ein Datum in der Vergangenheit.


Dateiname

Für eine bessere Zuordnung der Druckaufträge wird auch der Dateiname der übergebenen Korrespondenz mit angezeigt. So können einem Druckauftrag noch weitere Informationen mitgegeben werden.


Aktionen

Für noch nicht versendete Druckaufträge können über die Spalte Aktionen Parameter angepasst werden. Das Anzeigen der Korrespondenz ist immer möglich. Details dazu werden im Kapitel 3.4 Aktionen zu einer Korrespondenz beschrieben.


Postausgang

Zeigt den Zeitpunkt an, zu welchem die Sendung über die DATEV zuletzt gescannt wurde zum Versand.


Druck und Sendungsparameter

Hier werden über Icons die eingestellten Parameter zu Farbe, Einseitigen oder Beidseitigen Druck, Papiergewicht und Briefumschlag dargestellt. Über die Schaltfläche Druck- und Sendungsparameter im Filterbereich wird Ihnen eine Übersicht dargestellt, siehe das nächste Kapitel 3.3 Suche und Filter innerhalb der Korrespondenz.


Beschreibung

Das Beschreibungsfeld kann zusätzliche Informationen enthalten.