Da die Dokumentablage über die Zeit eine beachtliche Größe erreichen kann (sofern sie denn benutzt wird) und auch nicht unbedingt als Langzeitarchiv gedacht ist die Verwendung von periodischen Löschläufen sinnvoll. Hierbei werden Dokumente die ein gewisses Alter erreicht haben endgültig gelöscht – geschützt sind nur solche auf die eine Wiedervorlage besteht, da diese nicht mehr richtig funktionieren würde wenn das Ursprungsdokument fehlt.

Die restlichen Dokumente werden in 3 Kategorien unterschieden für die das Löschalter separat konfiguriert werden kann. Die zugehörigen Properties dafür lauten

filing.ageLimitCommittedDocuments=1
filing.ageLimitUncommitedDocuments=1
stack.maxAgeUntilErased=0

und geben das Alter in Tagen für freigegebene, nicht freigegebene und Stapeldokumente (unabhängig vom Status) an. 0 bedeutet, dass diese Dokumente nie automatisch gelöscht werden sollen was z.B. für den Stapel gewünscht sein kann.

Es gibt 2 Varianten des Löschlaufes die im Folgenden beschrieben werden.

Löschlauf als Serverkomponente

In der webdesk-Webapplikation läuft ein eigener Thread der die genannten Löschkommandos periodisch durchführt. Zusätzlich zu den oben genannten Properties kann das Intervall über

filing.cleaningPeriod

sekundengenau eingestellt werden – beim Wert 0 werden die Löschläufe komplett deaktiviert. Pro Lauf und Kategorie werden bis zu 100 alte Dokumente auf einmal entfernt. Eventuell verknüpfte Stapeleinträge werden mit entfernt und Bündel die durch die Aktion leer werden würden ebenfalls gelöscht.

Löschlauf als unabhängiges Programm

Es steht auch eine eigene Java-Bibliothek zur Verfügung über die die Löschläufe explizit angestoßen werden können. Eine Konfiguration des Intervalls gibt es hier nicht, es wird genau ein Durchlauf ausgeführt, die Steuerung obliegt dem Aufrufer. Die Integration kann Java seitig über die Klasse

FilingCleaner

erfolgen oder als Kommandozeilenaufruf:

java -jar filing_cleaner.jar

Die Konfiguration erfolgt über die Datei config.properties auf der obersten Ebene des JAR-Archivs. Hier kann in

filing.maxResultsPerCleaningTask=5

zusätzlich die maximale Anzahl der zu löschenden Dokumente pro Lauf und Kategorie festgelegt werden.