Aufgaben bearbeiten

Die Aufgabenliste

Die Aufgabenliste ist das Hauptmodul für die Interaktion mit Prozessinstanzen durch Sachbearbeiter. Sie bietet eine Übersicht der anstehenden Aufgaben und Möglichkeiten sich individuell und in Gruppen zu organisieren.
Sie erinnert vom Aufbau an einen E-Mail-Client in dem E-Mails eingehen und beantwortet werden können. Hier verhält es sich sehr ähnlich, nur dass anstatt E-Mails Prozess-Aufgaben aus Vorgängen verwaltet werden.
Die Aufgabenliste besteht aus mehreren Bereichen, auf die wir im Folgenden eingehen möchten:  

Titelleiste (Header)

Im vorigen Kapitel haben wir den Header bereits vorgestellt der uns anzeigt, in welchem Modulkontext der Benutzer sich gerade befindet.
Neben dem Logo links wird das aktuell ausgewählte Modul angezeigt. Hier: „Aufgaben bearbeiten“, also die Aufgabenliste.

Für die Aufgabenliste speziell befindet sich die Schaltfläche „Prozess starten“ im Header.

Der Sachbearbeiter oder Prozessentwickler kann hier leicht einen neuen Vorgang zu einem Prozess starten, ohne dafür die Aufgabenansicht verlassen zu müssen.

Das Burgermenü erlaubt die Navigation zu anderen Modulen, wie im vorigen Kapitel bereits beschrieben.

Bereich: Filter

Auf der linken Seite der Aufgabenliste befindet sich der Filterbereich, dessen Inhalt im Normalfall von Fachseite vorgegeben wird. Jeder Filter definiert eine eigene Ansicht auf die Menge aller laufenden Prozessaufgaben, die aktuell zu bearbeiten sind.

Um diesen Bereich besser verstehen zu können, sind ein paar grundlegende Informationen zu Benutzeraufgaben relevant.

Zuweisung von Benutzeraufgaben

Benutzeraufgaben sind Abschnitte in einem Prozessablauf bei denen die Ausführungs-Engine auf eine Eingabe eines Mitarbeiters angewiesen ist, bevor der Vorgang weitergeführt werden kann. Benutzeraufgaben können einen aktuellen Bearbeiter (assignee) und beliebig viele potenzielle Bearbeiter (candidates) haben.

Wenn also eine Aufgabe im System eingestellt wird, wie z.B. „Rechnung freigeben“, dann wird diese Aufgabe bestimmten Personen vom Prozess zugewiesen. Das sind die Kandidaten (task candidates). Erst wenn sich einer dieser Kandidaten die Aufgabe auch zuweist, wird er zum aktuellen Bearbeiter (assignee) der Aufgabe. Andere Bearbeiter müssten ihm die Aufgabe dann erst aktiv wegnehmen, um sie sich selbst zur Bearbeitung zuweisen zu können.

Standardfilter

Zur Organisation der Aufgaben werden meist unternehmensweit sehr ähnliche „Standardfilter“ verwendet. Anbei drei mögliche Standardfilter, die es immer geben könnte:

Filtername	Beschreibung
Alle Aufgaben	Eine Übersicht aller Aufgaben, denen man selbst als potenzieller Bearbeiter (candidate) zugewiesen ist. Die Aufgabe wird unabhängig davon angezeigt, ob die Aufgabe gerade bei jemand anderem in Bearbeitung ist. Diese Ansicht gibt daher die Möglichkeit sich einen Überblick zu verschaffen und bereits zugewiesene Aufgaben jemand anderem zuzuweisen.
Meine Aufgaben	Eine Übersicht aller Aufgaben, denen man selbst als aktueller Bearbeiter (assignee) zugewiesen ist. Dieser Filter stellt im Allgemeinen den aktuellen Arbeitsvorrat einer Person dar.
Aufgabenvorrat	Eine Übersicht aller Aufgaben einer Gruppe, denen man selbst als potenzieller Bearbeiter (candidate) zugewiesen ist, aber noch von niemandem in Bearbeitung genommen wurden. Wenn der eigene Arbeitsvorrat abgearbeitet wurde oder falls neue wichtige Aufgaben eingehen, kann dieser Filter genutzt werden, um sich neue Aufgaben zuzuweisen.

Neben diesen Standardfiltern gibt es häufig noch weitere, z.B. prozessspezifische Filter. Das können Filter sein, die nur Aufgaben zu einem bestimmten Prozess enthalten.

Anheften von Filtern

Sie können sich hier wieder Ihre Ansicht individualisieren, indem Sie Filter als Favoriten „anpinnen“. Wenn die Filterleiste zugeklappt wird, bleiben die ausgewählten Favoriten an der Seite auswählbar. Dadurch kann Platzersparnis zur Bearbeitung einer Aufgabe erzielt werden.

Sehen Sie sich das nächste Video an, um die genannten Schritte besser zu verstehen. 


Im Folgenden werden wir . Klicken Sie auf "Weiter", um mit dem nächsten Abschnitt fortzufahren.