Allgemein
Persönliche Favoritenliste
Vordruck zu den Favoriten hinzufügen
Vordruck aus den Favoriten löschen
Ordner Test
Verwenden der Vorlagenordner

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Allgemein

Auf dem Navigationsreiter „Vorlagenbaum“ sind die dem Benutzer zur Verfügung gestellten Vorlagenordner in einer Baumstruktur angeordnet wie man das zum Beispiel aus dem Windows Dateiexplorer kennt.

Hier finden sich ein Favoritenordner, eventuell ein Ordner „Test“, sowie benutzereigene als auch gebuchte Ordner wieder.

Mit einem Klick auf das Pluszeichen   wird der aktuell gewählte Ordner geöffnet und die darunter liegende Struktur mit Vorlagen und ggf. weiteren Unterordnern dargestellt. Mit einem Klick auf das Minuszeichen  wird der Ordner wieder geschlossen.

Persönliche Favoritenliste

An oberster Position im Vorlagenbaum befindet sich der Favoritenordner. Jeder Benutzer kann sich eine individuelle Favoriten-Sammlung zusammenstellen, um einen möglichst schnellen Zugriff auf Vordrucke zu haben, die häufig benutzt werden. Es können sowohl zentrale als auch mandantenspezifische Vorlagen hinzugefügt werden.

Die Favoritenliste ist eine chronologisch sortierte Liste von Vordrucken ohne hierarchische Ordnung.

Mit einem Klick auf das Pluszeichen vor dem Ordner Favoriten klappt der Baum auf und zeigt bereits schon vom Benutzer zugeordnete Vorlagen an.

Vordruck zu den Favoriten hinzufügen

Im Vorlagenbaum oder über die Suchfunktion wird eine Vorlage angesteuert. Diese wird im rechten Arbeitsfenster dargestellt (mehr dazu siehe Punkt „Arbeiten im Arbeitsfenster“). Nun klickt man auf das Stern Symbol oben rechts. Anschließend wird die aktuell gewählte Vorlage sofort in die Favoritenliste aufgenommen und angezeigt.

Zur Bestätigung erhält der Benutzer oberhalb des Vorlagenbereichs eine Hinweismeldung.

Vordruck aus den Favoriten löschen

Die Vorlage die aus der Favoritenliste entfernt werden soll  wird im Vorlagenbaum im Favoritenordner ausgewählt und mit der Maus markiert. Nun wird die Vorlage im rechten Arbeitsfenster dargestellt (mehr dazu siehe Punkt „Arbeiten im Arbeitsfenster“). Stern Symbol oben rechts.

Dadurch wird der gewünschte Vordruck aus Ihrer persönlichen Favoritenliste gelöscht.

Zur Bestätigung erhält der Benutzer oberhalb des Vorlagenbereichs eine Hinweismeldung.

Ordner Test

Im zweiten Ordner von oben im Vorlagenbaum befinden sich die Vorlagen die von einem Tester oder einem Textorganisator noch frei gegeben werden müssen. Deshalb sehen nur Benutzer dieser beiden Rollen diesen Ordner. Die Rolle „Sachbearbeiter“ hingegen sieht ihn nicht. Die Vorlagen in diesem Ordner kann man nicht über den Vorlagenbaum zu- oder wegordnen. Zugeordnet werden Vorlagen dort automatisch wenn sie den Status „freigegeben zum Test“ haben. Erteilt der Tester oder Textorganisator die Freigabe für eine Vorlage , wird diese automatisch aus diesem Ordner entfernt.

Dies dient zum einen der besseren Übersicht für den Benutzer welche Vorlagen sich im Status „freigegeben zum Test „ befinden, zum anderen dem Komfort, da der Tester oder Textorganisator diese Vorlagen eine nach der anderen abarbeiten kann.

Verwenden der Vorlagenordner

In den weiteren Ordnern die unten folgen, befinden sich die Vorlagen die dem Benutzer (Endanwender / Sachbearbeiter) zur Verfügung stehen. Hierbei kann es sich zum einen um vom Mandanten selbst angelegte Vorlagen handeln. Diese sind daran erkennbar dass sie sich entweder im Hauptordner befinden der den Namen des Mandanten trägt oder in einem Unterordner davon. Im Beispiel ist dies für den angemeldeten  Benutzer (Textorganisator für Mandant 2511) der Ordner „2511“.Zum anderen gibt es aber noch mehr Vorlagenordner wie wir im obigen Beispiel erkennen: hierbei handelt es sich um sogenannte zentrale Mappen oder Ordner die „abonnierte“ Vorlagen enthalten. Der Mandant kann zentrale Vorlagen „abonnieren“ und verwenden. Der zentrale Textorganisator wiederum erstellt zentrale Mappen und ordnet diesen Vorlagen zu, die für mehr als einen Mandanten konzipiert sind. Durch die Zuordnung bzw. das Abonnieren dieser Mappen stehen diese Vorlagen dann einem oder mehreren Mandanten zur Verfügung. In der folgenden Abbildung sind dies die Ordner unter dem Verzeichnis „4931“.

Für alle Ordner gilt: Eine hilfreiche optische Unterscheidung nach Vorlagentyp findet durch die Kennzeichnung mit unterschiedlichen Icons statt, die dem Vorlagennamen vorangestellt sind.

Die Vorlagentypen sind mit folgenden Icons  gekennzeichnet:

Vorlagentyp	Icon	Beispielvorlage
Körperliche Vorlage		Betriebsrente Formular
Statische Vorlage		Urlaubsantrag
Dynamische Vorlage		Antrag Dispokredit

Diese Hinweise finden sich auch auf der Startseite des CIB Webdesk wieder.