Benutzer in der Rolle „Tester“ und „Textorganisator“ haben die Möglichkeit eine Vorlage die sich im Status „freigegeben zum Test“ befindet, zu verwenden, zu testen und frei zu geben. Erst nach der Freigabe wird die Vorlage auch für die Rolle „Sachbearbeiter“ sichtbar im Vorlagenbaum.

Während bei einer körperlichen Vorlage der Button „Freigeben“ sofort aktiv ist, muss bei der statischen elektronischen Vorlage erst die zugehörige Downloaddatei herunter geladen werden. Deshalb müssen an dieser Stelle erst die hier beschriebenen Schritte ausgeführt werden um hier weiter machen zu können.

Hat man nun die Datei wie beschrieben herunter geladen, dann wird der Button „Freigeben“ aktiviert und kann verwendet werden.

Klickt man auf den Button „Freigeben“, erscheint ein zusätzlicher Freigabedialog den man ein weiteres Mal mit Klick auf die Schaltfläche „Freigabe bestätigen“ abschließt.

Danach ändert sich der Status der Vorlage in „freigegeben“ und ist für den Sachbearbeiter ebenfalls sichtbar. Der Zusatz „Testversion“  wird zukünftig nicht mehr angezeigt, ebenso wenig wie der Button zur Freigabe. Die Vorlage ist nun automatisch auch für die Verwendung im darkdesk freigegeben. Der darkdesk Modus ist nur den zentralen Textorganisatoren zugänglich und bietet die Möglichkeit Dokumente in einer Dunkelverarbeitung, also ohne weitere Parametereingabe durch einen Benutzer, zu verarbeiten.