Benutzer in der Rolle „Tester“ und „Textorganisator“ haben die Möglichkeit eine Vorlage die sich im Status „freigegeben zum Test“ befindet, zu verwenden, zu testen und frei zu geben. Erst nach der Freigabe wird die Vorlage auch für die Rolle „Sachbearbeiter“ sichtbar im Vorlagenbaum.

Während bei einer körperlichen Vorlage der Button „Freigeben“ sofort aktiv ist, muss bei der dynamischen Vorlage erst am Ende der Interviews ein Dokument erfolgreich generiert werden. Deshalb müssen an dieser Stelle erst die unter Punkt Erstellung Einzelbrief (Dokumenterstellung) sowie Punkt Erstellung Serienbrief (Dokumenterstellung) beschriebenen Schritte ausgeführt werden um hier fortzufahren.

Zum besseren Verständnis: Die Freigabe der Vorlage im CIB webdesk kann erfolgen, sobald ein Dokument erfolgreich erstellt wurde. Dies ist schon erfüllt wenn sich das Dokument in der Vorschau im Viewer öffnet. Achtung: Diese Freigabe ist nicht zu verwechseln mit einem im CIB doXiview vorhandenen Freigabe-Button. Im CIB doXiview handelt es sich um die Freigabe des aktuell erstellten Dokuments mit den erfolgten Eingaben und gewählten Ausgabewegen. Bei der Freigabe hier im CIB webdesk auf dem Reiter „Dokumenterstellung“ handelt es sich hingegen um die Freigabe der Vorlage zur Verwendung durch die Sachbearbeiter.

Hat man nun wie beschrieben das Dokument erzeugt, dann wird der Button „Freigeben“ auf der ersten sowie der letzten Interviewseite aktiviert und kann verwendet werden. Auf der letzten Interviewseite wurde der Freigabe-Button zusätzlich hinterlegt, damit man nach der Erzeugung des Dokuments nicht wieder zurück auf die erste Interviewseite wechseln muss.

Klickt man auf den Button „Freigeben“, erscheint ein zusätzlicher Freigabedialog den man ein weiteres Mal mit Klick auf die Schaltfläche „Freigabe bestätigen“ abschließt. Dieser Dialog dient zur abschließenden Kontrolle aller für die Freigabe unten angegebenen notwendigen Informationen.

Danach ändert sich der Status der Vorlage in „freigegeben“ und ist für den Sachbearbeiter ebenfalls sichtbar. Der Zusatz „Testversion“ wird zukünftig nicht mehr angezeigt, ebenso wenig wie der Button zur Freigabe. Die Vorlage ist nun automatisch auch für die Verwendung im darkdesk freigegeben. Standardmäßig ist die Checkbox „Vorschau hinterlegen“ bereits angehakt. Hierüber kann man steuern ob man das soeben erzeugte Dokument in einer Vorschau anzeigen lassen möchte. Mehr Informationen zur Vorlagenvorschau sind zu finden unter Punkt Erstellung Serienbrief (Vorlagenvorschau) Vorlagenvorschau.