CIB webdesk Anwenderhandbuch

Arbeiten mit dynamischen Vorlagen

Erstellung Einzelbrief

Empfänger
 Partner
 Absender bzw. Ansprechpartner
 Unterzeichner
 Restdatenerfassung / Volldatenversorgung
 Komfortable Unterstützung bei der Restdatenerfassung für komplexe Dokumente
 Maskenreiter
 Aufklappbare Bereiche
 Informative Messageboxen
 Dokumenterstellung

Um einen Einzelbrieferstellen zu können ist die Vorbedingung, dass man eine Vorlage auswählt die eine Einzelbrief-Option aufweist. Diese Information findet sich auf der ersten Interviewseite in Form der Schaltfläche „Weiter als Einzelbrief“ wieder.


Empfänger

Aus der Interviewseite „Informationen zur Vorlage“ gelangt man über den Button „Weiter als Einzelbrief“ in das Interview „Empfänger“.



Anzeigefeld

Beispielwert

Kundennummer

1

Kontonummer

2

Hat man eine Konto- oder Kundennummer auf der ersten Interviewseite eingegeben, zeigt das System den Empfänger anhand dieser Nummer an.


Eingabefeld/Anzeigefeld

Beispielwert

Anschriftauswahl

Hauptanschrift

Vorausverfügung

Nicht nachsenden!

Versandart

Einschreiben mit Rückschein

Versandvermerk

Persönlich/Vertraulich

Anschrift:

Firmenname, Firmenname Zeile2,

Anrede, Titel, Zusatz, Vorname,

Zusatz, Name, Zusatz, Name, Zeile2,

2. Person: Bindewort, Anrede, Titel,

Anrede, Titel, Zusatz, Vorname,

Zusatz, Name, Zusatz, Name,

Erw. Bezeichnung, Anschriftenergänzung,

Postfach, Straße, Hausnummer,

PLZ, Ort, Land,

Hauptadresse-TxtAnschrift4-17

Hauptadresse-TxtAnschrift5-18

Hauptadresse-TxtAnschrift6-19

Hauptadresse-TxtAnschrift7-20

Hauptadresse-TxtAnschrift8-21

Briefanrede

Sehr geehrter Herr Hauptadresse-BezTitel-2 Hauptadresse-BezNachname-4,

Die Kundendaten werden sowohl in Einzelfeldern als auch in aufbereiteten Adresszeilen geliefert. Der Datenservice unterscheidet bei der Adressanlieferung zwischen Haupt-, Versand- und Terminanschrift sowie bis zu 99 Nebenadressen. Weitere Adressen können aber manuell eingegeben werden.

Die Anzeige der Anschrift richtet sich nach der Reihenfolge

  1. Terminanschrift
  2. Versandanschrift
  3. Hauptanschrift

Eine Terminanschrift wird nur dann angezeigt, wenn zum Zeitpunkt der Brieferfassung eine gültige Terminanschrift vorhanden ist.

Der Wechsel zwischen Haupt-, Versand-, Termin und Nebenanschrift ist für den angemeldeten Benutzer möglich wenn dies so bei der Vorlage hinterlegt wurde.

Bei Auswahl der Option „Nebenadresse“ wird die Schaltfläche „Nebenadressen“ aktiviert.



Durch Klick auf die Schaltfläche „Nebenadressen“ öffnet sich eine Trefferliste mit allen verfügbaren Nebenadressen zum ausgewählten Kundenkontext. Die Liste ist mehrfach sortierbar, was über die Pfeil-Icons oberhalb der Spalten zu bewerkstelligen ist. Über die Schaltfläche „Übernehmen“ lässt sich eine markierte Adresse in die Empfängerauswahl übernehmen oder man klickt doppelt auf die gewünschte Vorlage.


Für die Änderbarkeit der Anschriften gilt: Sie sind nur editierbar wenn diese Möglichkeit bei der Vorlage so angegeben ist. Ist die Änderung erlaubt, dann können die Anschriften direkt im Anschriftenfeld geändert werden oder über die Schaltfläche „Anschriftdaten ändern…“. Hier wird ein Dialogfenster geladen in dem die Adresse sowohl in einem „einfachen“ als auch „erweiterten“ Modus erfasst und geändert werden kann. 



Im erweiterten Modus sieht man im Gegensatz zum einfachen Modus Eingabefelder wie Namenszusätze und Anschriftenergänzungen angezeigt.

Über die Schaltfläche „Vorschau“ bekommt man eine sehr gute Vorstellung  wie Anschrift und Briefanrede letztendlich aussehen werden und kann beliebige Korrekturen machen.


Eine Besonderheit ist die Eingabe der Adresse für Eheleute: Um nach DIN-Norm den Ehemann im Anschriftenfeld zuerst zu nennen, in der Briefanrede hingegen die Ehefrau zuerst anzusprechen, ist es notwendig die Adresse wie in folgendem Beispiel einzugeben. Unter „1. Person“ wird der Ehemann erfasst und unter „2. Person“ die Ehefrau.


Weitere Einstellmöglichkeiten hat man über die Auswahllisten „Vorausverfügung“, „Versandart“ und „Versandvermerk“, wenn diese nicht schon automatisch vorbelegt sind.


Unter Verwendung eines passenden Textbausteins können diese Informationen in der Zusatz- und Versandvermerkzone eines Anschriftenfeldes ausgegeben werden:


Über den Navigationsbutton „Zurück“ gelangt der Benutzer in das Interview „Information zur Vorlage“ zurück, über den Button „Weiter“ wird entweder in das Interview „Absender“ oder wenn bei der Vorlage so definiert, in das Interview „Partner“ navigiert.

Eine besondere Einstellungsmöglichkeit zur Anzeige des Empfängerinterviews ist unter Punkt  „Besondere Registeroptionen“ zu finden.


Partner

Eingabefeld

Beispielwert

Partnernummer

5

Firmenname

Volksbank Rhein-Ruhr eG

Nachname

Haase

Ist an der Vorlage die Möglichkeit der Eingabe einer Partneradresse hinterlegt, so kann der Benutzer optional einen Partner eingeben oder einen bestehenden suchen, auswählen oder ändern. In der folgenden Abbildung wurde ein Wert für die Partnernummer eingegeben und dann auf die Schaltfläche „Partner suchen“ geklickt. Ein Partner mit der gewählten Partnernummer ist vorhanden und wird gefunden. Da es sich nur um einen Ergebnistreffer handelt, wird der Partner mit seiner Anschrift sofort im Bereich Partneranschrift im Interview eingeblendet.



Einen Partner kann man entweder aus der Interviewmaske heraus suchen indem ein Begriff in eines oder mehrere der Eingabefelder „Partnernummer“, „Firmenname“ oder „Nachname“ eingegeben und auf die Schaltfläche „Partner suchen“ geklickt wird. Auch für diese Suche gilt die bereits unter Punkt Arbeiten im Funktionsbereich des Sachbearbeitermoduls (Suchfunktion) detailliert beschriebene Verwendungsform von Platzhaltern in der Suche. Hier deshalb nur ein kleines Beispiel:

Eingabefeld

Suchbegriff

Ergebnis

Firmenname

*bank*

Kölner Bank eG, Volksbank Rhein-Ruhr eG, GLS Bank eG, Volksbank Bremen-Nord eG

Über die Schaltfläche „Neue Suche“ setzt man die Formulardaten wieder zurück. Eingabefelder von Hand zu leeren, ist somit nicht mehr notwendig. Über den Button „Partner verwalten…“ gelangt man in die Partnerverwaltung.


Die Dialogmaske „Partnerverwaltung“ bietet noch einmal einen Suchbereich mit einfacher und erweiterter Suche. Desweiteren gibt es für die gefundenen Treffer eine Trefferliste, sowie eine Detailanzeige für den aktuell markierten Treffer in der Liste.

Auch hier setzt man die Formulardaten zurück indem man den Button „Neue Suche“ wählt. Über die Schaltfläche „Schnellsuche“ wird im bestehenden Feld eine neue Suche ausgeführt. Bei Klick auf die Schaltfläche „Erweiterte Suche“ öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem man neben Partnernummer, Firmenname, Nachname auch noch nach dem Vornamen, der PLZ und dem Ort einschränken kann.

  • Mit der Schaltfläche „Suchen“ stößt man eine Suche an und kehrt zur Partnerverwaltung mit dem neuen Suchergebnis zurück.
  • Mit der Schaltfläche „Neue Suche“ setzt man die Formulardaten zurück.
  • Mit der Schaltfläche „Schließen“ bricht man den Dialog ab und kehrt zur Partnerverwaltung ohne Änderungen zurück.

Im Dialogfeld „Partnerverwaltung“ sind am unteren Fensterrand weitere Funktionsschaltflächen angebracht:


  • Mit dem Button „Neu“ wird die Erfassungsmaske für einen neuen Partner geöffnet, in die man mindestens einen Firmennamen oder einen Nachnamen eingeben muss. Mit „Abbrechen“ verwirft man die Eingaben, mit „OK“ speichert man sie.


  • Mit dem Button „Ändern…“ werden die Daten des ausgewählten Partners in die Erfassungsmaske geladen. Hier können sie geändert und mit „OK“ bestätigt werden. Mit „Abbrechen“ werden sie verworfen.
  • Mit dem Button „Löschen“ öffnet sich ein Sicherheitsdialog, der rückfragt ob man den ausgewählten Partner wirklich löschen möchte. Bestätigt man mit „Ja“, so wird der Partner gelöscht. Klickt man dagegen auf „Nein“, so bleibt der Partner erhalten.
  • Mit dem Button „Übernehmen“ bzw. mit einem Doppelklick schließt man den Dialog ab und übernimmt die ausgewählten Partnerdaten in die Interviewseite „Partner“.
  • Mit dem Button „Abbrechen“ bricht man den Dialog ab und kehrt zur Interviewseite „Partner“ ohne Änderungen zurück.

Sollten im Dialogfeld „Partnerverwaltung“ einige Funktionsflächen deaktiviert sein, dann liegt dies an der nicht vorhandenen Berechtigung für das Anlegen und Ändern von Partnern.


In diesem Fall kann in der Maske zwar nach vorhandenen Partnern gesucht werden die in das Dokument übernommen werden können, Änderungen, Löschen oder Neuanlagen sind aber nicht erlaubt.


Eingabefeld

Beispielwert

Vorausverfügung

Bitte Adressänderung melden.

Versendeform

Übergabeeinschreiben

Weitere Einstellmöglichkeiten hat man über die Auswahllisten „Vorausverfügung“ und „Versendeform“, wenn diese nicht schon automatisch vorbelegt sind.


Über den Navigationsbutton „Zurück“ gelangt der Benutzer in das Interview „Empfänger“ zurück, über den Button „Weiter“ wird in das Interview „Absender“ navigiert.

Eine besondere Einstellungsmöglichkeit zur Anzeige des Partnerinterviews ist unter Punkt „Besondere Registeroptionen“ zu finden.


Absender bzw. Ansprechpartner



Eingabefeld

Beispielwert

Verfügbare Ansprechpartner

Angemeldeter Benutzer, Sachbearbeiter, Kundenbetreuer, Besonderer Berater, 2. Besonderer Berater, Vermögensberater, 6. Berater, 7. Berater, 8. Berater, 9. Berater, 10. Berater

Ausgewählte Ansprechpartner

Angemeldeter Benutzer, Sachbearbeiter, Kundenbetreuer, Besonderer Berater, 2. Besonderer Berater, Vermögensberater, 6. Berater, 7. Berater, 8. Berater, 9. Berater, 10. Berater, optional noch selbst hinzugefügte Ansprechpartner

Es können maximal vier Ansprechpartner vorbelegt werden.

Die verfügbaren Ansprechpartner sind vom Kundenstamm abhängig, so dass ggf. nicht alle Ansprechpartnertypen zur Auswahl stehen. Jeder Sachbearbeiter hat die Möglichkeit, ein individuelles Ansprechpartnerprofil zu speichern. Hat der Sachbearbeiter in diesem Profil Beratertyp(en) gespeichert, die am Kundenstamm nicht hinterlegt sind, so erscheint dieser Hinweis in der Liste der ausgewählten Ansprechpartner rot hinterlegt mit dem Zusatz „nicht verfügbar“:


Das Verschieben von Ansprechpartnern von „Verfügbare Ansprechpartner“ nach „Ausgewählte Ansprechpartner“ ist für den angemeldeten Benutzer nur möglich, wenn für diese Vorlage im TO-Modul CIB webTom die Option „Ansprechpartnerauswahl verbieten“ auf nein gesetzt ist.


Wurde an der Vorlage im CIB webTom die Option „Ansprechpartnerauswahl verbieten“ ausgewählt, so werden die Schaltflächen zur Ansprechpartnerauswahl wie in obiger Abbildung deaktiviert und in den Auswahllisten lässt sich keine Änderung durchführen. Es kann nur aus der rechten Liste ein vorbelegter Ansprechpartner ausgewählt werden. Es werden nur die Ansprechpartner angezeigt, die im CIB webTom vorbelegt und am Kundenstamm hinterlegt sind. In dem Fall muss mindestens ein Ansprechpartner im CIB webTom vorbelegt sein.


Mit der Schaltfläche „Markierten Ansprechpartner löschen“ kann man in der (linken) Liste der verfügbaren Ansprechpartner einen Ansprechpartner löschen: Man markiert ihn mit dem Mauszeiger und betätigt dann die Schaltfläche. Löschbar sind allerdings nur selbst hinzugefügte Ansprechpartner.

Zur Bestätigung erhält der Benutzer oberhalb des Vorlagenbereichs eine Hinweismeldung.



Einen oder mehrere Ansprechpartner kann man hinzufügen über die Schaltfläche „Ansprechpartner hinzufügen“. Es öffnet sich eine kombinierte Erfassungs- und Suchmaske:



Im oberen Bereich kann man einen vorhandenen Mitarbeiter als Ansprechpartner suchen. Im unteren Fensterbereich kann man den Vornamen, Nachnamen und die Durchwahl des Ansprechpartners in die Formaularfelder eingeben und mit Klick auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ bestätigen.

Man gibt einen Suchbegriff ein und betätigt die Schaltfläche „Suchen“. Es kann sowohl über die Benutzer-ID als auch über den Vornamen oder den Nachnamen gesucht werden.

Das Suchfenster mit der Mitarbeiterliste besteht aus zwei Spalten:

Spalte

Begriff

Beispielwert

1

Nachname, Vorname

Muster, Hans

2

Benutzer-ID

YG4U3Q4

Die Suche funktioniert hier anders als unter Punkt Arbeiten im Funktionsbereich des Sachbearbeitermoduls (Suchfunktion) beschrieben, denn hier sind keine Eingaben von Platzhalterzeichen (Joker, Wildcard) möglich.

Suche nach Benutzer-ID:

Eingabe in das Suchfeld

Verhalten der Suche

YG4U3Q4

Findet alle Einträge mit genau der Benutzer-ID „YG4U3Q4“

YG4U

Findet alle Einträge, deren Benutzer-ID mit "YG4U" beginnt, zum Beispiel "YG4U3Q4", "YG4U5R2"

YG*

unzulässig

Suche nach Name:

Eingabe in das Suchfeld

Verhalten der Suche

Muster

Findet alle Einträge, deren Name mit "Muster" beginnt, zum Beispiel " Mustermann", "Musterfrau"

Hat man nun so den gewünschten Mitarbeiter gefunden, markiert man das Ergebnis.

Mit einem Doppelklick oder mit dem Button „Hinzufügen“ übernimmt man den Mitarbeiter in die Liste der verfügbaren Ansprechpartner, mit dem Button „X“ am rechten oberen Fensterrand hingegen verwirft man die Auswahl und schließt das Suchfenster.

Zur Bestätigung erhält der Benutzer oberhalb des Vorlagenbereichs eine Hinweismeldung.


Sind bereits 20 Ansprechpartner vorhanden, wird bei dem Klick „Ansprechpartner hinzufügen“ eine Fehlermeldung angezeigt:„Es sind maximal 20 Ansprechpartner erlaubt. Um einen neuen Ansprechpartner hinzuzufügen, löschen Sie bitte einen bereits bestehenden.“

Markiert man in der linken oder rechten Ansprechpartnerliste einen Eintrag mit dem Mauszeiger kann man ihn durch Klick mit den blauen Pfeilen die nach oben bzw. unten zeigen, nach oben oder unten in der Liste bewegen. Einfacher geht es mit einem Doppelklick auf den Ansprechpartner: wird in der linken Liste ein Ansprechpartner doppelt angeklickt, wird er in die rechte Liste übertragen und umgekehrt.

Markiert man in der linken oder rechten Ansprechpartnerliste einen Eintrag mit dem Mauszeiger kann man ihn durch Klick mit den blauen Pfeilen die rechts bzw. links zeigen, zwischen beiden Listen verschieben.

Mit der dritten Schaltfläche „Ansprechpartnerprofil speichern“ kann man die getätigte Eingabe und Auswahl der Ansprechpartner für den angemeldeten Benutzer speichern.

Zur Bestätigung erhält der Benutzer oberhalb des Vorlagenbereichs eine Hinweismeldung.


Ein benutzerspezifisch angelegtes Ansprechpartnerprofil wird dann angewendet, wenn über das TO-Modul CIB webTom keine Vorbelegung von Ansprechpartnern für diese Vorlage adminstriert wurde.


Eingabefeld/Anzeigefeld

Beispielwert

Anrede

Herr, Frau, Fräulein, Firma

Vorname

Max

Nachname

Mustermann

Telefon

123

Telefax

100

E-Mail

mustermann@musterfirma.de

Unsere Zeichen

HR-mnue-58

Ihre Zeichen

intForm-987

Datum des Schreibens

01.03.2009

Abteilungsbezeichnung

Orga

Ihre Nachricht vom

27.02.2009

Anlagen

2

Ansprechpartnerdaten

  • Filialdaten am Kunden
  • Filialdaten am ausgewählten Ansprechpartner
  • Organisationseinheit angemeldeter Benutzer

Im Bereich „Absender“ des Interviews „Absenders“ werden die Informationen zum Absender angezeigt, die entweder über einen Datenservice vorbelegt sind oder vom Benutzer ausgefüllt werden müssen. Hierzu zählen Anrede, Vorname, Nachname, Telefon, Telefax, E-Mail-Adresse. Auch muss der Anwender die Referenzkennzeichen (Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom, Unser Zeichen), die Anzahl der möglichen Anlagen, sowie die zu wählbaren Absenderdaten an dieser Stelle eingeben.



Die Absenderdaten erlauben es einem Benutzer in das zu erzeugende Schreiben Filialdaten andrucken zu lassen, deren Filiale er selbst nicht angehört. Arbeitet er beispielsweise an verschiedenen Standorten, betreut aber weiterhin einen Kunden, so sollten immer die Filialdaten in das Schreiben an den Kunden gedruckt werden, die sich am Wohnsitz des Kunden befinden und die er bereits kennt. Dies ist mit der Auswahl „Filialdaten am Kunden“ möglich. Hierfür muss die Vorlage allerdings durch Textprogrammierung vorbereitet sein.

Eine Änderung der Absenderdaten ist allerdings nur möglich wenn an der Vorlage im CIB webTom die Änderung der Ansprechpartnerdatenauswahl erlaubt wurde.

Wird ein Ansprechpartner ergänzt über die Funktion „Ansprechpartner hinzufügen“ und dann „Mitarbeiter hinzufügen“, indem „Vorname“, „Nachname“ und „Durchwahl“ befüllt werden, so werden im Bereich „Absender“ des Interviews „Absender“ nur diese drei Felder gespeichert. Weitere Eingaben wie Telefon, Telefax und E-Mail-Adresse bleiben nur jeweils in der aktuellen Browsersitzung gespeichert. Es empfiehlt sich also, weitere Mitarbeiter über die User-ID hinzuzufügen.


Unterzeichner


Eingabefeld

Beispielwert

Unterschriftart

Keine, Links, Links/Rechts, Rechts/Links, 3 Unterschriften, 4 Unterschriften

Faksimile für Korrespondenzdruck

Ja, Nein. Sofern die verwendete Vorlage einen Grußbaustein verwendet, der Faksimilegrafiken bei Bedarf andruckt, werden im Ergebnisdokument die zu den Unterzeichnerfeldern (Benutzer-ID) referenzierten Faksimilegrafiken angedruckt.

(Links-, Rechts-, Dritter, Vierter) Unterzeichner-Klartextname

Benutzername im Klartext:

Max Mustermann

Benutzer-ID für Freigabe und/oder Faksimile

Benutzer-ID des ausgewählten Mitarbeiters, z.B. YG4UDH1. Diese ID sorgt dafür, dass die zum Namen gehörige Faksimilegrafik eingemischt wird oder dass die erstellte Korrespondenz im anschließenden Freigabeworkflow an diese Person weitergeleitet wird, sofern die Freigabe nicht zwingend über bestimmte Personen erfolgt.

Pro Unterzeichner eine Schaltfläche „Mitarbeiter suchen“

Suche mit Ergebnisliste aller Mitarbeiter und Übernahmefunktion in das zugehörige Unterzeichnerfeld

Einstellungen zur Unterschrift speichern (Schaltfläche)

Speichert die Eingaben für den angemeldeten Benutzer

Meine Unterzeichner laden (Schaltfläche)

Sofern ein benutzerspezifisches Unterzeichnerprofil gespeichert ist, wird dieses geladen, z.B. Max Mustermann (Linksunterzeichner) und Maria Musterfrau (Rechtsunterzeichner)

Unterzeichner aus Ansprechpartner ableiten (Schaltfläche)

Aus dem im Reiter Absender gewählten Ansprechpartner wird die Unterzeichnervorbelegung ermittelt. Die dahinterliegende Logik ist in diesem Kapitel weiter unten aufgeschlüsselt.

Freigabeart

Freigabe durch Unterzeichner, Freigabe durch Benutzer


Der Benutzer hat folgende Möglichkeiten zur Steuerung der Unterschriften:

  • die Möglichkeit den Klartextnamen für die Namensangabe unter den Unterschriftsfeldern einzugeben
  • zusätzlich je Unterschriftenfeld die ID des Mitarbeiters einzugeben, dessen Faksimilegrafik im Dokument eingefügt wird bzw. an dessen Benutzer-ID das Dokument innerhalb eines anschließenden Freigabeworkflows weitergeleitet wird

der Benutzer kann sich über die Schaltfläche „Mitarbeiter suchen“ einen Mitarbeiter suchen der das Dokument unterscheiben soll. Diese Suche funktioniert genauso wie die im Reiter Absender beschriebene, allerdings mit einer Ausnahme: wurde bereits ein Unterzeichner im Interviewreiter „Unterzeichner“ eingetragen, so wird dieser in der Suchergebnisliste nicht mehr angezeigt. Der gewünschte Mitarbeiter kann per Doppelklick übernommen werden.



Zur Bestätigung erhält der Benutzer oberhalb des Vorlagenbereichs eine Hinweismeldung.


  • Wird der Unterzeichner aus dem Unterzeichnerfeld gelöscht und danach die Mitarbeitersuche aufgerufen, steht der betreffende Mitarbeiter wieder zur Auswahl als Unerzeichner zur Verfügung.

Die Freigabeart legt fest, welcher Benutzer(-kreis) das erzeugte Dokument freigibt bevor es z. B. an die Druckstraße versendet oder archiviert wird. Die erste Möglichkeit ist, keinen Freigabeworkflow vorzusehen: hierbei kann der Benutzer der das Dokument erstellt, dieses auch im CIB doXiview final freigeben


Alternativ kann festgelegt werden dass das Dokument durch die im CIB webTom angegebenen Benutzer freigegeben werden muss:



Diese Felder sind im CIB webdesk nicht beschreibbar, sondern dienen der reinen Information. Wie in obiger Abbildung dargestellt, können die Unterzeichner des Dokuments auch von den Benutzern abweichen die das Dokument freigeben. Dies muss aber nicht der Fall sein, sie können auch überein stimmen. Details zum Freigabeprozess in CIB doXiview s. Punkt Arbeiten mit dynamischen Vorlagen: Erstellung Einzelbrief (Druckprofil).

Bei der anderen Freigabeart handelt es sich um die Freigabe durch Unterzeichner: hier stimmen die Unterzeichner mit den Benutzern überein, die das Dokument freigeben:


Die Auswahl der Faksimiles wurde bejaht, hierauf wird der Texthinweis „Es werden die Faksimile der Unterzeichner genutzt.“ angezeigt. Die Eingabefelder für die Benutzer-ID sind dann beschreibbar.

Trifft man hingegen die Auswahl „Nein“, so erscheint der Texthinweis dass der Freigabeworkflow übersteuert wird. Dies bedeutet der Benutzer kann das erzeugte Dokument anschließend im CIB doXiview selbst freigeben.



Mittels der Schaltfläche „Einstellung zur Unterschrift speichern“ werden die angegebenen Klartextnamen und Faksimiles der Unterzeichner gespeichert .

Zur Bestätigung erhält der Benutzer oberhalb des Vorlagenbereichs eine Hinweismeldung.


Über die Schaltfläche „Meine Unterzeichner laden“ kann man ein bereits für den aktuellen Benutzer gespeichertes Unterzeichnerprofil wieder laden. Dabei werden eventuell schon eingestellte Unterzeichner (entweder zuvor manuell eingestellte oder im gestapelten Dokument gespeicherte) mit den benutzerspezifischen Angaben überschrieben.

Zur Bestätigung erhält der Benutzer oberhalb des Vorlagenbereichs eine Hinweismeldung.


Soll das benutzerspezifische Unterzeichnerprofil gelöscht werden, löscht man die Inhalte aller vier Unterzeichnerfelder (Klartextname und Benutzer-ID) und klickt auf die Schaltfläche „Einstellung zur Unterschrift speichern“.

Über die Schaltfläche „Meine Unterzeichner laden“ kann der Anwender die gespeicherten Unterschriften laden.

Würde man die Schaltfläche „Meine Unterzeichner laden“ betätigen ohne zuvor ein Profil gespeichert zu haben, erscheint folgende Warnmeldung:



Alternativ zu den Vorbelegungen die sich der Benutzer gespeichert hat, kann man die Unterzeichner auch aus den gewählten Ansprechpartnern ableiten lassen. Dies erreicht man über das Betätigen der Schatfläche „Unterzeichner aus Ansprechpartner ableiten“ .

Zur Bestätigung erhält der Benutzer oberhalb des Vorlagenbereichs eine Hinweismeldung.



Hierbei gilt folgende, einfache Regel: wird als Unterschriftart „Links“ ausgewählt, wird der Angemeldete Benutzer als Linksunterzeichner (und damit einziger Unterzeichner) vorbelegt. Bei allen anderen Unterschriftarten wird der Angemeldete Bentuzer zum Rechtsunterzeichner und der Ansprechpartner der in der Liste der „Ausgewählten Ansprechpartner“ angeklickt wurde, wird zum Linksunterzeichner. Eventuelle, weitere Unterzeichnerfelder werden nicht vorbelegt.


Da der Benutzer bei ausgeblendetem Interviewreiter „Unterzeichner“ keine Wahl treffen kann ob die Unterzeichner aus den Ansprechpartnern abgeleitet werden sollen oder das Benutzerprofil verwendet wird, gibt es im CIB webTom eine Einstellmöglichkeit für diesen Fall:

Diese heißt „Benutzerspezifische Unterzeichner nicht einstellen“.

Steuerungsmöglichkeit Unterzeichner

Ist diese Checkbox angehakt, werden die Unterschriften anhand der ausgewählten Ansprechpartner abgeleitet. Falls kein Ansprechpartnerprofil für den angemeldeten Benutzer vorhanden ist, werden die Ansprechpartner von den im CIB webTom an der Vorlage administrierten, abgeleitet. Diese Ableitung wird allerdings nur für den Links- und den Rechtsunterzeichner durchgeführt.

Ist die Checkbox nicht angehakt, werden die Unterschriften mit den vom Benutzer gespeicherten Unterzeichnern vorbelegt.


  • Unterzeichnerwechsel in der Stapel-/Bündelliste

Eine Besonderheit des gespeicherten Profils zeigt sich wenn man ein Dokument stapelt ohne die Felder für die Unterzeichner auszufüllen.Wählt man dieses gestapelte Dokument zum Unterzeichnerwechsel aus, erscheint in der Eingabemaske für den Unterzeichnerwechsel ein Hinweistext. Der Benutzer wird darüber informiert, dass die Vorbelegung im Dokument aus seinem gespeicherten Unterzeichnerprofil stammt:



Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Übernehmen“ kann man diese Vorbelegung akzeptieren, mit einem Klick auf die Schaltfläche „Abbrechen“ bleiben die Unterzeichner im getsapelten Dokument leer.

Über den Navigationsbutton „Zurück“ gelangt der Benutzer in das Interview „Absender“ zurück, über den Button „Weiter“ wird in das Interview „Restdatenerfassung“ navigiert.

Eine besondere Einstellungsmöglichkeit zur Anzeige des Absenderinterviews bzw. des Unterzeichnerinterviews ist unter Punkt „Besondere Registeroptionen“ zu finden.


Restdatenerfassung / Volldatenversorgung
Wurde für die Vorlage bei der Verwaltung Restdatenversorgung gewählt, erscheint als nächstes Interview die Restdatenerfassung mit dem Webdialog. Hier können zuvor in der Vorlage definierte Eingaben getätigt werden, die im generierten Dokument angezeigt werden. Auch bereits mit Werten vorbelegte Eingabefelder können überschrieben werden.



Hat man in der Vorlage stattdessen „Volldatenversorgung“ gewählt, entfällt dieses Interview. Nach Beendigung der Eingaben gelangt man über den Navigation-Button „Zurück“ in das Interview „Absender“ zurück, über den Button „Weiter“ wird in das Interview „Dokumenterstellung“ navigiert.



Komfortable Unterstützung bei der Restdatenerfassung für komplexe Dokumente

In der Praxis hat sich gezeigt, dass die Dokumente mit denen der Benutzer täglich arbeitet einen Umfang und eine Komplexität aufweisen, die schwer auf einer Bildschirmseite darstellbar ist. Deshalb gibt es einige hilfreiche Erweiterungen, die einem das Erfassen von Restdaten erleichtern sollen. Hierbei spielt der Umgang mit den begrenzten Platzverhältnissen im Browserfenster sowie die Unterstützung beim Erfassen der Daten eine große Rolle.



Maskenreiter

Um mehrteilige oder vielseitige Dokumente wie beispielsweise Kontokorrentkreditverträge können auf einer Bildschirmseite nur unübersichtlich oder unschön dargestellt werden. Damit der  Benutzer den Überblick über die Formulare und einzugebenden Daten nicht verliert, wurden die Formulare aufgeteilt und in übersichtlich angeordnete Masken- oder Tabreitern gruppiert.


So lässt sich eine Vielzahl von Formularen unterbringen, die bequem per Mausklick eingeblendet werden können.


Aufklappbare Bereiche

Eine weitere Möglichkeit organisatorisch hilfreich mit dem Platz im Browserfenster umzugehen sind aufklappbare Bereiche: Bereiche die sich erst auf eine Benutzeraktion einblenden, wie beispielsweise das Anhaken eines Ankreuzfeldes. Durch Entfernen des Hakens klappt der eingeblendete Bereich wieder ein.



Informative Messageboxen

Für den geübten Erfasser ist es in der Regel wichtig dass er mit der Tastatur durch ein Erfassungsdokument navigieren kann ohne dabei immer wieder die Maus benutzen zu müssen. Damit der Benutzer behände durch das Formular steuern kann, wird beim Drücken der Tabulatortaste das beschriebene Eingabefeld geprüft: ob es sich um ein Pflichtfeld handelt und daher gefüllt ist, auf Datentyp  (Zahlen mit und ohne Komma, alphanumerische Werte), auf die Anzahl der einzugebenden Zeichen oder auf bestimmte Wertebereiche (z. B.: „Eingabelänge muss größer oder gleich 2“).

Bei Verletzung einer Regel wird eine Informationsbox eingeblendet, die den genauen Verstoß gegen eine Regel wieder gibt. Durch Drücken der Enter-Taste (Schließen der Box) gelangt man automatisch in das betreffende Eingabefeld und kann die Korrektur machen.

Einige Beispiele solcher Hinweisboxen sind in den nachfolgenden Abbildungen exemplarisch dargestellt.







Dokumenterstellung

Im Interview „Dokumenterstellung“ kann ein Einzelbrief in der Vorschau angesehen werden, werden Angaben zur Archivierung, zum Versand per Email, zum zentralen oder dezentralen Druck  gemacht.



Eingabefeld

Beispielwert

Archivierung

Ja (anhaken)

Druck über Bestellwesen

Nein ( nicht anhaken)

Zentraler Druck und Postversand

Nein (nicht anhaken)

E-Mail über Sachbearbeiter Postkorb

Nein ( nicht anhaken)

Kontakt anlegen

Nein (nicht anhaken)

Lokaler Druck

Nein (nicht anhaken)

Prüfschablone in Ergebnisdokument einzeichnen

Nein ( nicht anhaken)

Dokumentname/Stapel

Vorbelegbarer Name unter dem das Dokument archiviert wird bzw. gestapelt werden kann (max. 60 Zeichen)



Über die Checkbox „Archivierung“ kann angegeben werden ob das Dokument archiviert werden soll.







Eingabefeld/Anzeigefeld

Beispielwert

Dokumentname

Vorbelegbarer Name unter dem das Dokument archiviert wird bzw. gestapelt werden kann (max. 60 Zeichen)

Archiv Bemerkung

Erweiterung Disporahmen Herr Mustermann

Kontonummer Archivierung

35657, 36749

Archiv-Status

Inaktiv

Ablageschlüssel

10102

Dokument Typ

Kundenakte

Register

Begünstigte/ Vertr.zug.Dritter

Dokument-Bezeichnung

Schufa-Auskünfte

Geschäftspartnernummer

123

Betrag

250,00

Personalnummer

1234568mm

Rechnungsnummer

1123644

Mitgliedsnummer

NN-951756

Wertpapier-Kennnunmmer

851399

Durch das Anhaken der Checkbox wird der Archivdialog eingeblendet, in dem die Angaben für Ablageschlüssel, Dokumententyp, Register und Dokument Bezeichnung bereits vorbelegt sind. Durch den Benutzer kann noch eine Archiv Bemerkung eingegeben werden und je nach Ablageschlüssel zusätzlich eine Geschäftspartnernummer, Personalnummer oder ein Betrag. Die Checkbox Archivierung kann im CIB webTom optional vorbelegt werden.

Der Dokumentname unterhalb des Archivdialogs entspricht dem Dokumentname/Stapel der Ausgabe-Eigenschaften, sprich die beiden Felder haben grundsätzlich denselben Inhalt. Dieser Dokumentname ist vorbelegbar mit individuellem Text oder Platzhaltern: so können beispielsweise im CIB webTom oder in der CIB workbench Platzhalter für den Vorlagennamen, die Vorlagenbezeichnung, die Kundennummer, die Kontonummer oder das Erstelldatum eingegeben werden. Auch Variablen aus der Datenversorgung können bequem in der CIB workbench in den dynamischen Dokumentnamen eingefügt werden.

Zum einen wird der Dokumentname zur Archivierung genutzt, zum anderen wird er genutzt um damit das Dokument mit Klick auf die Schaltfläche „Dokument stapeln“ auf der Bündel/Stapelliste abzulegen. Mehr zur Bündel- / Stapelliste s. Punkt Arbeiten mit dynamischen Vorlagen: Erstellung Serienbrief (Vorlagenvorschau).

Die aufgelisteten Felder werden je nach Ablageschlüssel dynamisch eingeblendet und sind ggf. inhaltlich durch den Ablageschlüssel bereits nicht beschreibbar vorbelegt.

Besonderheit bei der Archivierung der Kontonummer(n):

Im Feld Kontonummern Archivierung – das nur beim Dokumenttyp „Kundenakte zur Verfügung steht - besteht die Möglichkeit eine einzelne Kontonummer einzugeben oder aber eine kommaseparierte Liste an Kontonummern die zum aktuellen Kunden gehören. Bei der Archivierung wird das Dokument unter jeder angegebenen, korrekten Kontonummer archiviert.

Befinden sich allerdings im Eingabefeld ein oder mehrere Kundennummern die nicht zum ausgewählten Kunden gehören, erscheint eine sprechende Hinweismeldung bei Klick auf die Schaltfläche Dokument erzeugen“:



Diese Eingabemöglichkeit und die damit verbundene mehrfache Archivierung steht nur bei Einzelbriefen zur Verfügung. Kleinserien-, sowie Serienbriefe weisen dieses Feld nicht auf.


Der Druck über Bestellwesen ist nur bei Serienbriefen auswählbar (s. Punkt Arbeiten mit dynamischen Vorlagen: Erstellung Serienbrief (Druck über Bestellwesen)).


Wenn der Ausgabeweg „zentraler Druck“ gewählt wird, sind die Auftragsnummer und die Variable für Nachweisliste (Kontonummer wenn vorhanden, sonst Kundennummer) bereits vorbelegt und folgende Informationen werden vom Benutzer abgefragt:

  • Soll in Farbe gedruckt werden?
  • Soll im Simplexverfahren oder Duplexverfahren gedruckt werden?
  • Soll das erzeugte Dokument per Post versendet werden?
  • Gibt es eine oder mehrere Anlagen? (Hinweis: Es können maximal zwei Anlagen beigefügt werden.)
  • Wie hoch ist das Gewicht des Papiers, das für das Dokument verwendet werden soll?
  • Welcher Umschlagtyp (Größe) soll verwendet werden?
  • Welche Briefart soll zum Versand gewählt werden? (Hinweis: diese sind an den Kategorien der Transportdienstleister angelehnt)
  • Unter welchem Namen soll die Dokumenterzeugung verwaltet werden?


Eingabefeld/Anzeigefeld

Beispielwert

Auftragsnummer

30011156r1

Farbe

Ja

Duplex

Nein

Postversand

Ja

Beilage

Nein

Beilagen Anzahl

0

Beilagen Gewicht

0,00

Papier

80g, 100g, 160g, Grußkarte, Fusionsanschreiben mit Klappkarte

Bei Auswahl von Fusionsanschreiben mit Klappkarte kann nur noch zwischen Umschlagtyp C4 und C6 gewählt werden;

Bei Auswahl von Grußkarte wird zwingend in Farbe und Duplex gedruckt; für die Briefart stehen keine Großbriefe zur Verfügung;

Umschlagtyp

C4

Briefart

2, Brief Kompakt

Variable für Nachweisliste

1

Verarbeitungsname

Anfrage Herr Meier vom 25.02.2009

Beim zentralen Druck und Postversand gibt es noch eine Besonderheit: Um einen sicheren Überblick über die Druck- und Versandkosten zu gewähren, gibt es die Möglichkeit bei der Verwaltung von Vorlagen so genannte Druckprofile zu erstellen und bei der Vorlage zu hinterlegen.

So kann man beispielsweise Eigenschaften wie Briefart, Umschlag, Papiergewicht, Duplexdruck, Farbe, Postversand oder Vorhandensein und Anzahl der Beilagen im Vorfeld festlegen. Diese Einstellungen können dann im CIB Webdesk entweder überschrieben werden oder müssen wie vorgegeben übernommen werden.





Was passiert wenn einer Vorlage kein Druckprofil zugeordnet wurde? Oder wenn eines zugeordnet wurde sich aber noch im Status „freigegeben für Test“ befindet, ein Benutzer aber in der Rolle „CIB webdesk“-Sachbearbeiter das System nutzt?

Grundsätzlich gilt folgende Hierarchie, in deren Reihenfolge für eine Vorlage das Druckprofil angezogen wird.

  • Zunächst wird geprüft ob der Vorlage ein Druckprofil zugeordnet wurde. Ist dies der Fall wird dieses genutzt. Befindet sich dieses Druckprofil allerdings im Status „freigegeben für Test“ so wird es nur für Benutzer in den Rollen „Textorganisator“ oder „Tester“ sichtbar. Für Benutzer in der Rolle „Sachbearbeiter“ ist es hingegen nicht vorhanden. Ist ein Druckprofil zwar zugeordnet, kann aber aufgrund des Status nicht für den Benutzer angezeigt werden, wird auf hinterlegte Systemeigenschaften für Einzel- und Serienbriefe zurückgegriffen um ein Druckprofil zur Vorlage zu laden.
  • Wurde hingegen kein Druckprofil der Vorlage zugeordnet, wird das Standarddruckprofil angezogen, das für diesen Mandanten automatisch angelegt wurde.

Es wird immer die aktuellste Version eines Druckprofils geladen, es sei denn sie befindet sich im Status „Entwicklung“ oder „freigegeben für Test“ (wenn der Benutzer sich in der Rolle „Sachbearbeiter“ befindet): dann wird versucht die nächst ältere freigegebene Version zu laden. Scheitert auch dies wird nach oben geschilderter Reihenfolge vorgegangen.


Eine Besonderheit bezüglich des Postversands ergibt sich bei nicht-produktiven Mandanten: Mandanten die zu Test- oder Schulungszwecken dienen, sollen nicht über die Möglichkeit verfügen einen Postversand anzustoßen. So wird verhindert dass aus Versehen durch einen Druckauftrag mit anschließendem Versand unnötige Kosten entstehen. Im CIB webdesk wird dies so gelöst, dass wenn sich ein Benutzer im System anmeldet, dieser über den Webservice ein Kennzeichen mitgeliefert bekommt, ob er über die Kompetenz zum Anstoßen eines Postversands verfügt oder nicht. Handelt es sich um einen Benutzer eines nicht produktiven Mandanten, so sorgt das Kennzeichen dafür dass bei Auswahl des Ausgabewegs „Zentraler Druck und Postversand“ die Option „Postversand“ mit „Nein“ vorbelegt und nicht änderbar ist.




Wird die Option E-Mail ausgewählt, wird das erzeugte Dokument als PDF-Anhang einer Email versendet.



Eingabefeld

Beispielwert

Empfänger

123456

Betreff

Ihre Anfrage Erweiterung Disporahmen

Das Empfängerfeld wird mit der Adresse des Kunden oder alternativ die Kundennummer vorbelegt und der Versand der Email geht an den angemeldeten Sachbearbeiter. Dieser kann sie dann per Weiterleitung an den entsprechenden Adressaten versenden.

Für die Betreffzeile der Email kann ein sprechender Text eingeben werden. Eine Bearbeitung des Emailtexts durch den Benutzer hingegen ist nicht vorgesehen. Das Ergebnisdokument wird als PDF der E-Mail angehängt.


Wenn man einen Brief über das Korrespondenzmanagement geschrieben hat und dieser Brief zum Kunden als Kontakt angelegt werden soll, wählt man unter den Ausgabeeigenschaften die Option „Kontakt anlegen“.



Eingabefeld

Beispielwert

Kontaktkategorie

Korrespondenz

Thema des Kontakts

Kredit / Einlagen / Kontokorrent / Kunde / Sonstiges

Kurzbeschreibung

Erhöhung Dispositionsrahmen auf eine Höhe von 10.500,00

Die Kontaktkategorie ist vorbelegt (Korrespondenz). Das Thema des Kontaktes kann unter derzeit folgenden zur Verfügung stehenden Themen gewählt werden:

  • Kredit
  • Einlagen
  • Kontokorrent
  • Kunde
  • Sonstiges

Die Themen sind durch den Mandanten individualisierbar. In der Kurzbeschreibung können weitere Informationen zur Korrespondenz mitgegeben werden.



Der Kontakt zum Kunden wird automatisch erzeugt, wenn der Benutzer das Dokument im CIB doXiview auf „Freigeben“ setzt. Der Kontakt erscheint nach der Freigabe (zur Freigabe s. Punkt Arbeiten mit dynamischen Vorlagen: Erstellung Einzelbrief (Druck über Bestellwesen)) in der Kontaktliste zum Kunden.

Nicht bei jeder Vorlage wird die Option „Kontakt anlegen“ unter den Ausgabeeigenschaften angeboten. Dies hängt von den Einstellungen ab, die der Vorlage bei der Erstellung mitgegeben wurden.


Druckt man ein Dokument lokal aus nachdem es freigegeben wurde, wird aus Sicherheitsgründen auf das Dokument ein Wasserzeichen  gelagert um zu vermeiden dass man es mit dem Original verwechselt. Nun gibt es aber eine bei der Verwaltung der Vorlage einstellbare Eigenschaft, die es ermöglicht, dieses Wasserzeichen beim Ausdruck zu vermeiden.



Gelöst ist dies über eine Option in den Ausgabe-Eigenschaften. Wählt man hier die Option „Lokaler Druck“, so kann man im anschließenden CIB doXiview-Fenster drucken ohne Wasserzeichen (s. Punkt Arbeiten mit dynamischen Vorlagen: Erstellung Einzelbrief (Lokaler Druck ohne Wasserzeichen)).


Durch Anklicken der Schaltfläche „Dokument erzeugen“ in der Interviewseite „Dokumenterstellung“ wird die Erzeugung eines Dokuments angestoßen. Nach der Erstellung der Vorschau (vgl. Punkt Arbeiten mit dynamischen Vorlagen: Erstellung Einzelbrief (Vorschau)) und einer Freigabe im CIB doXiview ( s. Arbeiten mit dynamischen Vorlagen: Erstellung Einzelbrief (Druck über Bestellwesen)) wird das Dokument erzeugt und je nach Auswahl archiviert, per Email versendet, zum zentralen oder dezentralen Druck weiter gereicht.

Zur Bestätigung erhält der Benutzer oberhalb des Vorlagenbereichs eine Hinweismeldung.




Bei Klick auf diese Schaltfläche öffnet sich ein Speicherdialog zur Ablage des erzeugten RTF-Dokuments. Dieses kann zur Sichtkontrolle dienen oder weiter bearbeitet werden.


Bevor ein Dokument erzeugt werden kann, sollte immer erst über die Vorschaufunktion Form und Inhalt des Dokuments überprüft werden um Fehler vorzubeugen. So startet bei Klick auf „Dokument erzeugen“ eine Vorschau des Dokuments im CIB doXiview. Von dort können die weiteren Verarbeitungsschritte aus freigegeben oder die Dokumenterstellung abgebrochen werden. Aus dem Viewer heraus kann der Benutzer die Datei lokal drucken.




Aus dem CIB doXiview kann der Benutzer natürlich lokal einen Ausdruck erzeugen über die entsprechende Schaltfläche oder den Menüeintrag.




Allerdings wird aus Sicherheitsgründen beim Versand an den Drucker ein Wasserzeichen auf dem Dokument erzeugt, damit es nicht zur Verwechslung mit dem Original kommen kann.

Diese Wasserzeichen können natürlich unterschiedlich gestaltet sein. Die Abbildung stellt den einfachsten Fall dar.




  1. Wie in Punkt Arbeiten mit dynamischen Vorlagen: Erstellung Einzelbrief (Lokaler Druck mit Wasserzeichen) beschrieben fügt jeder lokale Druckvorgang in CIB doXiview ein Wasserzeichen in das geladene Dokument ein so lange das Dokument nicht freigegeben wurde.
  2. Das Wasserzeichen wird erst entfernt, wenn das Dokument in den Ausgabe-Eigenschaften für den lokalen Druck markiert ist und der Sachbearbeiter das Dokument explizit über den Freigabe-Button bzw. über den grünen Freigabe-Haken freigegeben hat.



  1. Im Freigabedialog erscheint die Angabe „Lokaler Druck: Ja“





  1. Anschließend wird der lokale Druck automatisch ausgelöst, der Druckdialog wird angezeigt. Bei weiteren zugewiesenen Ausgabewegen gelangt das Dokument nach Freigabe zusätzlich in die Nachverarbeitung.





Es besteht auch die Möglichkeit ein Dokument ohne Wasserzeichen vor der Freigabe im CIB doXiview auszudrucken. Dies ist notwendig um z. B.: einen Ausdruck eines Dokuments zur erstellen und dies dann einer anderen Person zur Unterschrift vorlegen zu können .

Die Vorgehensweise wäre folgende: der Sachbearbeiter füllt das Interview im CIB Sachbearbeitermodul aus und erzeugt das Dokument über „Dokument erstellen“ auf der Interviewseite „Dokumenterstellung“. Anschließend wählt er im CIB doXiview im Menü „Datei“ die Option „Drucken und Faxen…“. Anschließend erscheint ein Dialog um das Dokument zunächst als Entwurf zu speichern. Hier wird als Vorbelegung der Dokumentname, das aktuelle Datum, sowie Kunden- und Kontonummer angezeigt. Diese Vorbelegung ist nur ein Vorschlag und kann überschrieben werden.



Nach Speichern des Entwurfs erscheint eine Erfolgsmeldung.

Nun kann das Dokument ohne Wasserzeichen ausgedruckt und kann nun zur Prüfung oder Unterschrift einer anderen Person vorgelegt werden.

Das Speichern des Entwurfs im CIB doXiview erzeugt einen Entwurf der im CIB Sachbearbeitermodul über die Reiterkarte „Entwürfe“ wieder bearbeitet werden kann. Hierbei sieht man, dass dem gespeicherten Entwurfsnamen ein Präfix „(unterschriftsreif)“ voran gestellt wurde.



Auf diese Weise kann man diese Entwürfe leicht wieder finden und weiter bearbeiten oder zur Nachverarbeitung freigeben.

Hinweis: Wird ein unterschriftsreifer Entwurf geladen, so sind die Funktionen „Entwurf speichern“ und „Entwurf speichern unter“ im CIB Sachbearbeitermodul nicht verfügbar.

Hat der Sachbearbeiter das Dokument dem Unterzeichner vorgelegt, ergeben sich zwei Möglichkeiten:

Entweder er befindet das Dokument für korrekt, dann wird er es unterzeichnen und das Dokument wird per Post versendet. Oder aber es müssen Korrekturen am Dokument gemacht werden.

Möglichkeit 1: Das Dokument ist korrekt

  • Der Unterzeichner unterzeichnet das Dokument.
  • Das Dokument wird per Post versendet.
  • Der Sachbearbeiter sucht im CIB Sachbearbeitermodul den gespeicherten Entwurf der zu diesem erstellten Dokument gehört; diesem ist das Präfix „(unterschriftsreif)“ voran gestellt;
  • Über Klick auf das Pfeil-Icon in der Entwurfsliste ruft er das Dokument zur Bearbeitung auf und springt automatisch auf den Interviewreiter „Dokumenterstellung“.
  • Erneut erzeugt der Sachbearbeiter das Dokument auf der Interviewseite „Dokumenterstellung“ unter Angabe mindestens eines Ausgabewegs und wählt im CIB doXiview die Schaltfläche Freigabe; das Dokument wird zur Nachverarbeitung frei gegeben.
  • Nach Bestätigung des Freigabedialogs erscheint der Hinweis dass der Entwurf entfernt wurde.



  • Das Dokument kann nun noch einmal ohne Wasserzeichen gedruckt werden, da es freigegeben ist.


Möglichkeit 2: Das Dokument muss korrigiert werden

  • Der Unterzeichner hat Korrekturen oder Anmerkungen zum Dokument. Das Papierdokument wird nicht versendet, sondern vernichtet.
  • Der Sachbearbeiter sucht im CIB Sachbearbeitermodul den gespeicherten Entwurf der zu diesem erstellten Dokument gehört; diesem ist das Präfix „(unterschriftsreif)“ voran gestellt;
  • Über Klick auf das Pfeil-Icon in der Entwurfsliste ruft er das Dokument zur Bearbeitung auf und springt automatisch auf den Interviewreiter „Dokumenterstellung“.
  • Falls erforderlich ändert der Sachbearbeiter im Interview Eingaben und erzeugt das Dokument auf der Interviewseite „Dokumenterstellung“ erneut.
  • Falls erforderlich gibt der Sachbearbeiter im CIB doXiview seine Änderungen ein und wählt die Schaltfläche „Speichert die aktuelle Korrespondenz als Entwurf“. Die Schaltfläche „Speichern unter…“ steht hier nicht mehr zur Verfügung.
  • Anschließend erscheint eine Bestätigung über die Aktualisierung des Entwurfs.



  • Das Dokument kann nun erneut ohne Wasserzeichen gedruckt und dem Unterzeichner vorgelegt werden.

Um die Möglichkeit eines unterschriftsreifen Entwurfs nutzen zu können, sind einige Voraussetzungen zu beachten:

  • es muss sich bei dem Dokument um einen Enzelbrief handeln. Für Kleinserien- und Serienbriefe steht diese Funktion nicht zur Verfügung.
  • Das Dokument darf sich weder auf der Stapelliste noch in einem Bündel befinden.
  • Am Dokument muss der Ausgabeweg „Lokaler Druck“ administriert und im CIB Sachbearbeitermodul ausgewählt worden sein, sonst erscheint beim Ausdrucken des Dokuments im CIB doXiview folgender Hinweis: „Der Ausgabeweg „lokaler Druck" wird von dem Dokument oder allen Ausfertigungen nicht unterstützt“. Alternativ kann auch einer Ausfertigung des Dokuments der Ausgabeweg „Lokaler Druck“ zugeordnet sein.
  • Außerdem ist es notwendig, dass an der Vorlage im CIB webTom diese Eigenschaft administriert wurde. Im Register „Dynamische Vorlage“ innerhalb des Bereiches „Sachbearbeiteroptionen“ ist die Eigenschaft „Unterschriftsreifer Entwurf“  anzuhaken:






Auf dem Interview zur Dokumenterstellung und Dokument kann sich eine weitere Option befinden: eine Checkbox um festzulegen ob bei der Freigabe des Dokuments ein Wiedervorlagenservice im Kundensystem gerufen wird.

Diese Option wird im CIB webTom an der Vorlage administriert; dabei sind folgende Ausprägungen möglich:

  • die Checkbox wird nicht angezeigt, weil im CIB webTom keine Angabe dazu getroffen wurde
  • die Checkbox wird angezeigt, ist nicht vorbelegt und änderbar, weil im CIB webTom die Auswahl „Optional“ getroffen wurde
  • die Checkbox wird angezeigt, ist angehakt vorbelegt und änderbar, weil im CIB webTom die Auswahl „Optional+vorbelegt“ getroffen wurde
  • die Checkbox wird angezeigt, ist angehakt vorbelegt und nicht änderbar, weil im CIB webTom die Auswahl „Erforderlich“ getroffen wurde
  • die Checkbox wird angezeigt, ist nicht vorbelegt und nicht änderbar, weil im CIB webTom die Auswahl „Gesperrt“ getroffen wurde

Wird diese Auswahl angehakt, wird beim Freigeben eines Dokuments an das Kundensystem die Information weiter gereicht, dass eine Wiedervorlage erzeugt werden soll, sowie die Information nach welcher Wiedervorlagenschablone verfahren werden soll.

Diese Wiedervorlagenschablone wird ebenfalls im CIB webTom direkt an der Vorlage eingestellt. Im Kundensystem können diese Informationen ausgewertet und wiederkehrende Aufgaben für den Sachbearbeiter erstellt werden.

So könnte man etwa bei Mahnschreiben einen Mahnzähler oder eine Mahndauer auswerten und im erneuten Schreiben eindrucken. Hierfür muss die Dokumentvorlage aber eine entsprechende Textprogrammierung aufweisen. Siehe hierzu das Kapitel „Wiedervorlagenschablone im Variablenmanager verwenden“ im Anwenderhandbuch zum CIB webTom.

Diese Option ist nicht nur bei der Freigabe von Einzeldokumenten vorhanden, sondern auch bei Bündeln die aus gestapelten Dokumenten bestehen, die eine Wiedervorlage zugeordnet haben.



Handelt es sich beim frei zugebenden Dokument um eines mit Freigabeworkflow, bei dem die Freigabe durch mehrere Benutzer erfolgen muss, dann wird die Wiedervorlage erst erstellt, wenn der letzte Benutzer das Dokument final im CIB doXiview frei gibt.


Wenn man auf der letzten Interviewseite einen Ausgabeweg gewählt hat, durch Anhaken einer Option, dann wird im CIB doXiview eine weitere Schaltfläche zum Freigeben des erstellten Dokuments eingeblendet. Durch Anklicken dieser Schaltfläche öffnet sich der Freigabedialog. Hier wird durch Anzeige noch einmal bestätigt welche Ausgabewege für das Dokument gewählt wurden. Auch der Archivstatus wird zur Orientierung immer angezeigt.

Wählt man „Schließen“ wird der Freigabedialog  geschlossen.



Klickt man auf „Dokument ausgeben“ wird je nach Auswahl z.B. archiviert, per Email versendet, zum zentralen oder dezentralen Druck weiter gereicht oder ein Kontakt angelegt.

Zum besseren Verständnis: Diese Freigabe des aktuell erstellten Dokuments mit den erfolgten Eingaben und gewählten Ausgabewegen ist nicht zu verwechseln mit der Freigabe im CIB webdesk auf dem Reiter „Dokumenterstellung“. Hier im Viewer gibt man ein erzeugtes, fertiges Ergebnisdokument, z.B. einen Brief zur durchgeführten Adressänderung an einen bestimmten Empfänger Herr Mustermann frei. Derselbe Brief an eine Empfängerin Frau Musterfrau hingegen ist damit nicht frei gegeben. Bei dem Freigabeprozess im CIB webdesk handelt es sich hingegen um die Freigabe der Vorlage zur Verwendung durch die Sachbearbeiter. Hierdurch wird die Vorlage, im Beispiel die Bestätigung über eine durchgeführte Adressänderung überhaupt erst zur Verfügung gestellt.


Für die Freigabe eines erzeugten Dokuments können weitergehende Voraussetzungen verlangt werden, die erfüllt sein müssen. Diese Regelwerke werden bei der Verwaltung der Vorlage hinterlegt. So kann es beispielsweise als erforderlich erachtet werden dass die Freigabe eines erzeugten Dokuments durch den Unterzeichner zu erfolgen hat. Oder aber es wird ein regelrechter Freigabeprozess abgebildet der bis zu vier Rollen oder Personen vorsieht die jeweils das Dokument freigeben müssen, bevor eine finale Freigabe für das Dokument erteilt wird.

Wenn im Freigabetyp „Freigabe durch Rollen“ oder „Freigabe durch Unterzeichner“ gewählt wurde und es es mehr als einen Unterzeichner gibt oder der Unterzeichner vom Ersteller abweicht, wird ein Freigabeprozess gestartet der im folgenden beschrieben ist.

In diesen Fällen zeigt die Ansicht in CIB doXiview eine abweichende Schaltfläche an um den Freigabeprozess zu starten.



Die beteiligten Personen, die das Ergebnisdokument freigeben sollen, erhalten anschließend in der definierten Reihenfolge über das angebundene Benachrichtigungssystem des Mandanten einen Hinweis auf das freizugebende Dokument. Öffnet die beiteiligte Person das freizugebende Dokument kann diese das Dokument in CIB doXiview prüfen und den Freigabeprozess abschließen oder erneut starten.

Bestätigen des Freigabeprozesses

Der Freigabeprozess wird bestätigt über die im folgenden Bild sichtbare Schaltfläche. Die möglichweise nächste freizugebende Person wird benachrichtigt. Handelt es sich bei der freizugebenden Person um die letzte Person im Freigabeprozss wird das Dokument finalisiert und an die gewählten Ausgabewege übergeben.



Abbrechen des Freigabeprozesses

Das folgende Symbol unterbricht den Freigabeprozess und fordert die freizugenende Person auf, die Ablehnung zu kommentieren. Der Ersteller des Dokuments bekommt über das angebundene Benachrichtigungssystem des Mandanten eine Nachricht zugestellt, die über die Ablehnung der Freigabe informiert. Der Ersteller kann Änderungen am Dokument vornehmen und den Freigabeprozess erneut anstoßen.



Hat sich der Anwender entweder für den Abbruch des Freigabeprozesses oder die Weitergabe des Dokuments entschieden, erscheinen die Schaltflächen anschließend deaktiviert. Dies bedeutet die einmal getroffene Entscheidung kann von diesem Benutzer weder wiederholt noch rückgängig gemacht werden.

Inhaltsänderungen innerhalb eines Freigabeprozesses:

Bei Dokumenten die Freitextbereiche enthalten und sich bereits innerhalb eines Freigabeworkflows befinden, ist es möglich eine Änderung durchzuführen, ohne die Freigabe abzulehnen. Bei Klick in den Freitextbereich wird ein Dialogfenster eingeblendet mit dem Hinweis dass bei Änderung des Freitextfeldes der bereits gestartete Freigabeprozess beendet und ein neuer Freigabeprozess gestartet wird.



Bei Klick auf die Schaltfläche „Nein“ wird das Dokument nicht verändert und der aktuelle Freigabeprozess wird nicht verändert. Bei Klick auf die Schaltfläche „Ja“ öffnet sich das Editorfenster und man kann die gewünschten Änderungen vornehmen. Hierbei kann man sehen, dass die Schaltflächen zur Workflowsteuerung deaktiviert werden. Durch einen Doppelklick in den Vorschaubereich oder einen Klick auf die Schaltfläche „Schließen und Übernehmen“ werden die Änderungen gespeichert.

Klickt man nun erneut auf das Freigabe-Icon, erscheint ein Warnhinweis, dass die Freigabe nun erneut gestartet werden kann. Der Freigabeprozess beginnt von vorn.

Um die Möglichkeit des Beendens und Neustarts eines Freigabeprozesses bei Dokumenten mit Freitextinhalten nutzen zu können, muss im CIB doXiview die entsprechende Eigenschaft gesetzt werden. Diese ist im „Technischen Leitfaden CIB doXiview“ hinterlegt.


  • Prüfschablone anzeigen

CIB doXiview bietet die Option während der Vorschau eine Prüfschablone im Dokument anzuzeigen. Diese ist für die Prüfung der Konformität des Layouts verantwortlich. Sie legt fest, welche Bereiche bedruckt werden müssen oder nicht bedruckt werden dürfen.



In den gelb markierten Bereichen dürfen kein Text oder Grafiken stehen, in den grün umrandeten hingegen schon, muss aber nicht. In obigem Beispiel ist daher die Prüfschablone nicht verletzt worden.

Anders sieht es hingegen im folgenden Beispiel aus. Die Prüfschablone wird am linken Rand und auf der rechten unteren Seite verletzt. Anhand der rot eingezeichneten Rahmen sieht man deutlich die Verletzung der Prüfschablone durch die Platzierung des Texts.



Eine Verletzung der Prüfschablone wird mit der folgenden Fehlermeldung bei Dokumenterstellung noch bevor die Vorschau in CIB doXiview gestartet wird, quittiert.




Wurden in der gewählten Vorlage frei editierbare Textpassagen aufgenommen, so kann man diese nun im CIB doXiview nach bearbeiten. Die freien Textbereiche sind durch einen unterbrochenen Rahmen gekennzeichnet.



Durch einen Doppelklick in den betreffenden Rahmen teilt sich das Fenster: Im oberen Teilfenster ist die Stelle des ausgewählten Freitextbereichs sichtbar. Im unteren Teilfenster öffnet sich ein Texteditor, der den zu ändernden Text darstellt.

Nun kann man im Texteditorfenster beliebig Änderungen eingeben. Durch einen Klick auf das Symbol in die obere linke Ecke wird die Änderung dann übernommen und das untere Fenster schließt sich wieder.





Die Änderungen können anschließend über in die Nachverarbeitung übergeben werden wo das Dokument finalisiert wird.



Wie man die Änderungen speichert und welche Speicherdialoge es hierbei gibt findet sich ausführlich beschrieben unter Entwurf aus CIB doXiview speichern.