CIB webdesk Anwenderhandbuch

Arbeiten mit dynamischen Vorlagen

Erstellung Serienbrief

Informationen zur Vorlage
 Datenversorgung für Serienbriefe
 Restdatenerfassung / Volldatenversorgung
 Dokumenterstellung
 Vorlagenvorschau
 Vorlagenvorschau anzeigen
 Vorlagenvorschau hinterlegen
 Vorlagenvorschau aktualisieren für eine freigegebene Vorlage
 Vorlagenvorschau entfernen
Informationen zur Vorlage

Um einen Serienbrief erstellen zu können ist die Vorbedingung, dass man eine Vorlage auswählt die eine Serienbrief-Option aufweist. Diese Information findet sich auf der ersten Interviewseite in Form der Schaltfläche „Weiter als Serienbrief“ wieder. Die erste Interviewseite „Informationen zur Vorlage“ ist identisch mit der für einen Einzelbrief und ist im Punkt Informationen zur Vorlage ausführlich beschrieben.

Bekommt man bei Klick auf diesen Button eine Hinweismeldung dass man nicht über die erforderliche Kompetenz verfügt Serienbriefe zu erstellen, dann wurde einem diese nicht Berechtigung zugeteilt.


Datenversorgung für Serienbriefe

Aus der Interviewseite „Informationen zur Vorlage“ gelangt man über den Button „Weiter als Serienbrief“ in das Interview „Datenversorgung für Serienbriefe“.


Bei Klick auf die Schaltfläche „Hochladen…“ steht einem ein Dialog zur Dateiauswahl zur Verfügung, über den man die Datei im Dateisystem suchen oder den Pfad zur Datei eintippen kann.


Nun wählt man eine CSV-Datei aus und lädt sie über den Button „Hochladen“ hoch. Entspricht die Dateiendung nicht einer CVS-Datei, bekommt man eine Hinweismeldung:



Um eine korrekte Datenverarbeitung zu gewährleisten, muss die CSV-Datei einer Spezifikation genügen, die entweder mit dem Kunden vereinbart wurde oder sie muss der Konvention einer CSV-Datei entsprechen die zur Vorlage individuell hinterlegt wurde. Nachfolgend ist der Aufbau der Datei beschrieben. Die CSV-Datei enthält eine Kopfzeile mit der Liste der CSV-Spalten, darunter folgen zeilenweise die Datensätze mit den durch Komma getrennten Werten. Trennzeichen ist standardmäßig das Komma oder ein Semikolon.

CSV-Spalte

Beschreibung

F00-Anrede

Anredeklartext

F01-Titel

Titel

F02-Titelähnl

Funktion / Anredezusatz

F03-Vorname

Vorname (Privatkunden)
oder
Firmenname1 (Geschäftskunden)

F04-Nachname

Nachname (Privatkunden)
oder
Firmenname2 (Geschäftskunden)

F05-Straße

Straße/Nr.

F06-PLZ

Postleitzahl

F07-Ort

Wohnort

F08-Bankleitzahl

Bankleitzahl

F09-Kundennummer

Kundennummer

F10-Länderschlüs

Länderschlüssel

F11-Vorname

Vorname Mitarbeiter

F12-Zuname

Nachname Mitarbeiter

F13-Telefon

Telefonnr. dienstlich Vorwahl Mitarbeiter

F14-Telefon

Telefonnr. dienstlich Durchwahl Mitarbeiter

F15-Mobiltelefon

Mobiltelefon Mitarbeiter

F16-AP

Arbeitsplatzkennzeichen des Sachbearbeiters

Im Anhang befindet sich auch ein Beispiel für eine CSV-Datei.

Nach erfolgreichem Upload ist der Name der Datei im Anzeigefeld „Aktuelle CSV-Datei“ zu sehen. Nun kann entweder über die Schaltfläche „Hochladen“ die Datei aktualisiert werden oder mit dem Button „Weiter“ zur nächsten Interviewseite navigiert werden.



Restdatenerfassung / Volldatenversorgung

Wurde für die Vorlage bei der Verwaltung Restdatenversorgung gewählt, erscheint als nächstes Interview die Restdatenerfassung mit dem Webdialog. Hier können zuvor in der Vorlage definierte Eingaben getätigt werden, die im generierten Dokument angezeigt werden. Auch bereits mit Werten vorbelegte Eingabefelder können überschrieben werden.


Hat man in der Vorlage stattdessen „Volldatenversorgung“ gewählt, entfällt dieses Interview. Nach Beendigung der Eingaben gelangt man über die Schaltfläche „Weiter“ um Interview „Dokumenterstellung“.

Unter Punkt Komfortable Unterstützung bei der Restdatenerfassung für komplexe Dokumente sind hilfreiche Möglichkeiten zur Aufteilung von umfangreichen Dokumenten zu finden.


Dokumenterstellung

Im Interview „Dokumenterstellung“ können Angaben zur Archivierung, zum zentralen oder dezentralen Druck oder zur Einzeichnung der Prüfschablone gemacht sowie ein Serienbrief-Testdruck erzeugt werden.



Über die Checkbox „Archivierung“ kann angegeben werden, ob das Dokument archiviert werden soll.


Eingabefeld/Anzeigefeld

Beispielwert

Dokumentname

Erstattungsantrag Kontokorrent 05.09.2011

Archiv Bemerkung

Erweiterung Disporahmen Herr Mustermann

Archiv-Status

inaktiv

Ablageschlüssel

101051

Dokument Typ

Kundenakte

Register

Gesellschaftsverträge

Tabelle 36:Sereinbrief Dokumenterstellung Archivierung

Durch das Anhaken der Checkbox wird der Archivdialog eingeblendet, in dem die Angaben für Ablageschlüssel, Dokumententyp und Register bereits vorbelegt sind. Durch den Benutzer kann noch eine Bemerkung eingegeben werden.


Bei der Auswahl „Druck über Bestellwesen“ wird die bereits vorbelegte Mandantennummer angezeigt. Der Druck über Bestellwesen ist nur bei der Serienbriefschreibung verfügbar und ermöglicht den Ausdruck nicht direkt über den CIB doXiview durchzuführen, da die Gesamtanzahl der möglichen Ausdruck aus dem Viewer heraus auf 50 Stk. limitiert ist. Sofern also mehr als 50 Stk. Serienbriefe geschrieben werden, wird die erzeugte Serienbriefdatei über den kundenspezifischen Druckmanager als PDF Datei zum Abruf angeboten und kann auf einem zentralen Druck des Hauses, auch unter Berücksichtigung, der Schachtsteuerung, ausgedruckt werden.


Anzeigefeld

Beispielwert

Mandantennummer

4931

Wenn der Ausgabeweg „zentraler Druck“ gewählt wird, sind die Auftragsnummer und die Variable für Nachweisliste (Kontonummer wenn vorhanden, sonst Kundennummer) bereits vorbelegt und folgende Informationen werden vom Benutzer abgefragt:

  • Soll in Farbe gedruckt werden oder in Schwarz-Weiß?
  • Soll im Simplexverfahren oder Duplexverfahren gedruckt werden?
  • Soll das erzeugte Dokument per Post versendet werden?
  • Gibt es eine oder mehrere Beilagen?
  • Falls ja, wie viele Beilagen gibt es und wie hoch ist ihr Gewicht? (Hinweis: es sind maximal zwei Beilagen anfügbar)
  • Wie hoch ist das Gewicht des Papiers das für das Dokument verwendet werden soll?
  • Welcher Umschlagtyp (Größe) soll verwendet werden?
  • Welche Briefart soll zum Versand gewählt werden? (Hinweis: diese sind an den Kategorien der Transportdienstleister angelehnt)
  • Unter welchem Namen soll die Dokumenterzeugung verwaltet werden?


Eingabefeld/Anzeigefeld

Beispielwert

Auftragsnummer

28021948DU

Farbe

Ja

Duplex

Nein

Postversand

Nein

Beilage

Nein

Beilagen Anzahl

0

Beilagen Gewicht

0,00

Papier

80g, 100g, 160g, Grußkarte, Fusionsanschreiben mit Klappkarte

Bei Auswahl von Fusionsanschreiben mit Klappkarte kann nur noch zwischen Umschlagtyp C4 und C6 gewählt werden;

Beu Auswahl von Grußkarte wird zwingend in Farbe und Duplex gedruckt; für die Briefart stehen keine Großbriefe zur Verfügung;

Umschlagtyp

C4

Briefart

2, Brief Kompakt

Variable für Nachweisliste

1

Verarbeitungsname

Anfrage Herr Meier vom 25.02.2009

Beim zentralen Druck und Postversand gibt es noch eine Besonderheit: Um einen sicheren Überblick über die Druck- und Versandkosten zu gewähren, gibt es die Möglichkeit bei der Verwaltung von Vorlagen so genannte Druckprofile zu erstellen und bei der Vorlage zu hinterlegen.

So kann man beispielsweise Eigenschaften wie Briefart, Umschlag, Papiergewicht, Duplexdruck, Farbe, Postversand oder Vorhandensein und Anzahl der Beilagen im Vorfeld festlegen. Diese Einstellungen können dann im CIB Webdesk entweder überschrieben werden oder müssen wie vorgegeben übernommen werden.



Was passiert wenn einer Vorlage kein Druckprofil zugeordnet wurde? Oder wenn eines zugeordnet wurde sich aber noch im Status „freigegeben für Test“ befindet, ein Benutzer aber in der Rolle „CIB webdesk“-Sachbearbeiter das System nutzt?

Grundsätzlich gilt folgende Hierarchie, in deren Reihenfolge für eine Vorlage das Druckprofil angezogen wird.

  • Zunächst wird geprüft ob der Vorlage ein Druckprofil zugeordnet wurde. Ist dies der Fall wird dieses genutzt. Befindet sich dieses Druckprofil allerdings im Status „freigegeben für Test“ so wird es nur für Benutzer in den Rollen „Textorganisator“ oder „Tester“ sichtbar. Für Benutzer in der Rolle „Sachbearbeiter“ ist es hingegen nicht vorhanden.
  • Wurde kein Druckprofil der Vorlage zugeordnet oder ist es für den Benutzer nicht vorhanden, dann wird das Standarddruckprofil angezogen, das für diesen Mandanten automatisch angelegt wurde.
  • Ist auch kein Standarddruckprofil für den Mandanten hinterlegt, so wird das Standarddruckprofil für den Zentralen Textorganisator verwendet werden.
  • Als letzte Möglichkeit kann auf hinterlegte Systemeigenschaften für Einzel- und Serienbriefe zurückgegriffen werden um ein Druckprofil zur Vorlage zu laden.

Es wird immer die aktuellste Version eines Druckprofils geladen, es sei denn sie befindet sich im Status „Entwicklung“ oder „freigegeben für Test“ (wenn der Benutzer sich in der Rolle „Sachbearbeiter“ befindet): dann wird versucht die nächst ältere freigegebene Version zu laden. Scheitert auch dies wird nach oben geschilderter Reihenfolge vorgegangen.


Es ist keine Serien-E-Mail geplant, deshalb kann die Checkbox auch nicht aktiviert werden.


Druckt man ein Dokument lokal aus nachdem es freigegeben wurde, wird aus Sicherheitsgründen auf das Dokument ein Wasserzeichen  gelagert um zu vermeiden dass man es mit dem Original verwechselt. Nun gibt es aber eine bei der Verwaltung der Vorlage einstellbare Eigenschaft, die es ermöglicht, dieses Wasserzeichen beim Ausdruck zu vermeiden.


Gelöst ist dies über eine Option in den Ausgabe-Eigenschaften. Wählt man hier die Option „Lokaler Druck der Vorschaudokumente“, so kann man im anschließenden CIB doXiview-Fenster drucken ohne Wasserzeichen (s. Punkt Arbeiten mit dynamischen Vorlagen: Erstellung Serienbrief (Lokaler Druck ohne Wasserzeichen)). Da bei einem Serienbrief die Vorschau auf eine fest gelegte Anzahl an Dokumenten eingeschränkt ist, bezieht sich der lokale Druck auch nur auf die in der Vorschau dargestellten Dokumente und nicht auf den gesamten Serienbrief.


Durch Anklicken der Schaltfläche „Dokument erzeugen“ in der Interviewseite „Dokumenterstellung“ wird die Erzeugung eines Dokuments angestoßen. Nach der Erstellung der Vorschau (vgl. Punkt Arbeiten mit dynamischen Vorlagen: Erstellung Serienbrief (Vorschau)) und einer Freigabe im CIB doXiview wird das Dokument erzeugt und je nach Auswahl archiviert, zum zentralen oder dezentralen Druck weiter gereicht.


Bevor ein Dokument erzeugt werden kann, soll immer erst über die Vorschaufunktion Form und Inhalt des Dokuments überprüft werden, um Fehlern vorzubeugen. Die Anzahl der Dokumente in der Vorschau ist auf die ersten 50 Datensätze beschränkt. Hat der Serienbrief mehr als 50 Datensätze, dann wird zur Finalisierung des Serienbriefes immer die Nachverarbeitung benötigt, die Druckausgabe erfolgt über den zentralen Druck oder den Bestellwesendruck. Hat das Dokument bis 50 Dokumente kann der Anwender den lokalen Druck auswählen und direkt au CIB doXiview drucken. So startet bei Klick auf „Dokument erzeugen“ eine Vorschau des Dokuments im CIB doXiview. Von dort aus müssen die weiteren Verarbeitungsschritte freigegeben oder die Dokumenterstellung abgebrochen werden. Aus dem Viewer heraus kann der Benutzer die Datei lokal drucken.



Aus dem CIB doXiview kann der Benutzer natürlich lokal einen Ausdruck erzeugen über die entsprechende Schaltfläche oder den Menüeintrag.



Allerdings wird aus Sicherheitsgründen beim Versand an den Drucker ein Wasserzeichen auf dem Dokument erzeugt, damit es nicht zur Verwechslung mit dem Original kommen kann.

Diese Wasserzeichen können natürlich unterschiedlich gestaltet sein. Die Abbildung stellt den einfachsten Fall dar.



Wie in Punkt Arbeiten mit dynamischen Vorlagen: Erstellung Serienbrief (Lokaler Druck mit Wasserzeichen (Serienbrief)) beschrieben fügt jeder lokale Druckvorgang in CIB doXiview ein Wasserzeichen in das geladene Dokument ein so lange das Dokument nicht freigegeben wurde.



Das Wasserzeichen wird erst entfernt, wenn das Dokument in den Ausgabe-Eigenschaften für den lokalen Druck markiert ist und der Sachbearbeiter das Dokument explizit über den Nachverarbeitungsbutton zur Freigabe anstößt.


Anschließend wird je nach Ausgabeweg, in unserem Beispiel Kontaktmanagent die Nachverarbeitung angestoßen über die Schaltfläche „Dokument ausgeben“. Sofern der lokale Druck angegeben wurde, wird der Druckdialog angezeigt. Bei allen anderen zugewiesenen Ausgabewegen, gelangt das Dokument nach Freigabe in die Nachverarbeitung.



Auf dem Interview zur Dokumenterstellung und Dokument kann sich eine weitere Option befinden: eine Checkbox um festzulegen ob bei der Freigabe des Dokuments ein Wiedervorlagenservice im Kundensystem gerufen wird.

Diese Option wird im CIB webTom an der Vorlage administriert; dabei sind folgende Ausprägungen möglich:

  • die Checkbox wird nicht angezeigt, weil im CIB webTom keine Angabe dazu getroffen wurde
  • die Checkbox wird angezeigt, ist nicht vorbelegt und änderbar, weil im CIB webTom die Auswahl „Optional“ getroffen wurde
  • die Checkbox wird angezeigt, ist angehakt vorbelegt und änderbar, weil im CIB webTom die Auswahl „Optional+vorbelegt“ getroffen wurde
  • die Checkbox wird angezeigt, ist angehakt vorbelegt und nicht änderbar, weil im CIB webTom die Auswahl „Erforderlich“ getroffen wurde
  • die Checkbox wird angezeigt, ist nicht vorbelegt und nicht änderbar, weil im CIB webTom die Auswahl „Gesperrt“ getroffen wurde

Wird diese Auswahl angehakt, wird beim Freigeben eines Serienbrief-Dokuments an das Kundensystem die Information weiter gereicht, dass eine Wiedervorlage erzeugt werden soll, sowie die Information nach welcher Wiedervorlagenschablone verfahren werden soll.

Diese Wiedervorlagenschablone wird ebenfalls im CIB webTom direkt an der Vorlage eingestellt. Im Kundensystem können diese Informationen ausgewertet und wiederkehrende Aufgaben für den Sachbearbeiter erstellt werden.

So könnte man etwa bei Mahnschreiben einen Mahnzähler oder eine Mahndauer auswerten und im erneuten Schreiben eindrucken. Hierfür muss die Dokumentvorlage aber eine entsprechende Textprogrammierung aufweisen. Siehe hierzu das Kapitel „Wiedervorlagenschablone im Variablenmanager verwenden“ im Anwenderhandbuch zum CIB webTom.


Wenn man auf der letzten Interviewseite einen Ausgabeweg gewählt hat durch Anhaken einer Option, dann wird im CIB doXiview eine weitere Schaltfläche zur Freigabe in die Nachverarbeitung eingeblendet Durch Anklicken dieser Schaltfläche öffnet sich der Freigabedialog. Hier wird durch Anzeige noch einmal bestätigt welche Ausgabewege für das Dokument gewählt wurden. Auch der Archivstatus wird zur Orientierung immer angezeigt.


Klickt man auf Freigeben und je nach Auswahl archiviert, per Email versendet, zum zentralen oder dezentralen Druck weiter gereicht oder ein Kontakt angelegt.

Zum besseren Verständnis: Diese Freigabe des aktuell erstellten Serienbrief-Dokuments mit den erfolgten Eingaben und gewählten Ausgabewegen ist nicht zu verwechseln mit der Freigabe im CIB webdesk auf dem Reiter „Dokumenterstellung“. Hier im Viewer gibt man ein erzeugtes, fertiges Serien-Dokument, z.B. einen Brief zur durchgeführten Adressänderung an einen bestimmten Empfängerkreis Herr Mustermann, Frau Musterfrau, etc. frei. Derselbe Serienbrief an einen anderen Empfängerkreis Familie Mustergültig, Firma Meisterhaft, etc. hingegen ist damit nicht frei gegeben. Bei der Freigabe im CIB webdesk handelt es sich hingegen um die Freigabe der Vorlage zur Verwendung durch die Sachbearbeiter. Hierdurch wird die Vorlage, im Beispiel die Bestätigung über eine durchgeführte Adressänderung überhaupt erst zur Verfügung gestellt.


Für die Freigabe eines erzeugten Dokuments können weitergehende Voraussetzungen verlangt werden, die erfüllt sein müssen. Diese Regelwerke werden bei der Verwaltung der Vorlage hinterlegt. So kann es beispielsweise als erforderlich erachtet werden dass die Freigabe eines erzeugten Dokuments durch den Unterzeichner zu erfolgen hat. Oder aber es wird ein regelrechter Freigabeprozess abgebildet der bis zu vier Rollen oder Personen vorsieht die jeweils das Dokument freigeben müssen, bevor eine finale Freigabe für das Dokument erteilt wird.

Wenn im Freigabetyp „Freigabe durch Rollen“ oder „Freigabe durch Unterzeichner“ gewählt wurde und es es mehr als einen Unterzeichner gibt oder der Unterzeichner vom Ersteller abweicht, wird ein Freigabeprozess gestartet der im folgenden beschrieben ist.

In diesen Fällen zeigt die Ansicht in CIB doXiview eine abweichende Schaltfläche an um den Freigabeprozess zu starten.


Die beteiligten Personen, die das Ergebnisdokument freigeben sollen, erhalten anschließend in der definierten Reihenfolge über das angebundene Benachrichtigungssystem des Mandanten einen Hinweis auf das freizugebende Dokument. Öffnet die beiteiligte Person das freizugebende Dokument kann diese das Dokument in CIB doXiview prüfen und den Freigabeprozess abschließen oder erneut starten.

Bestätigen des Freigabeprozesses

Der Freigabeprozess wird bestätigt über die im folgenden Bild sichtbare Schaltfläche. Die möglichweise nächste freizugebende Person wird benachrichtigt. Handelt es sich bei der freizugebenden Person um die letzte Person im Freigabeprozss wird das Dokument finalisiert und an die gewählten Ausgabewege übergeben.


Abbrechen des Freigabeprozesses

Das folgende Symbol unterbricht den Freigabeprozess und fordert die freizugenende Person auf, die Ablehnung zu kommentieren. Der Ersteller des Dokuments bekommt über das angebundene Banachrichtigungssystem des Mandanten eine Nachricht zugestellt, die über die Ablehnung der Freigabe informiert. Der Ersteller kann Änderungen am Dokument vornehmen und den Freigabeprozess erneut anstoßen.


Hat sich der Anwender entweder für den Abbruch des Freigabeprozesses oder die Weitergabe des Dokuments entschieden, erscheinen die Schaltflächen anschließend deaktiviert. Dies bedeutet die einmal getroffene Entscheidung kann von diesem Benutzer weder wiederholt noch rückgängig gemacht werden.

Inhaltsänderungen innerhalb eines Freigabeprozesses:

Bei Dokumenten die Freitextbereiche enthalten und sich bereits innerhalb eines Freigabeworkflows befinden, ist es möglich eine Änderung durchzuführen, ohne die Freigabe abzulehnen. Bei Klick in den Freitextbereich wird ein Dialogfenster eingeblendet mit dem Hinweis dass bei Änderung des Freitextfeldes der bereits gestartete Freigabeprozess beendet und ein neuer Freigabeprozess gestartet wird.


Bei Klick auf die Schaltfläche „Nein“ wird das Dokument nicht verändert und der aktuelle Freigabeprozess wird nicht verändert. Bei Klick auf die Schaltfläche „Ja“ öffnet sich das Editorfenster und man kann die gewünschten Änderungen vornehmen. Hierbei kann man sehen, dass die Schaltflächen zur Workflowsteuerung deaktiviert werden. Durch einen Doppelklick in den Vorschaubereich oder einen Klick auf die Schaltfläche „Schließen und Übernehmen“ werden die Änderungen gespeichert.

Klickt man nun erneut auf das Freigabe-Icon, erscheint ein Warnhinweis, dass die Freigabe nun erneut gestartet werden kann. Der Freigabeprozess beginnt von vorn.

Um die Möglichkeit des Beendens und Neustarts eines Freigabeprozesses bei Dokumenten mit Freitextinhalten nutzen zu können, muss im CIB doXiview die entsprechende Eigenschaft gesetzt werden. Diese ist im „Technischen Leitfaden CIB doXiview“ hinterlegt.


CIB doXiview bietet die Option während der Vorschau eine Prüfschablone im Dokument anzuzeigen. Diese ist für die Prüfung der Konformität des Layouts verantwortlich. Sie legt fest, welche Bereiche bedruckt werden müssen oder nicht bedruckt werden dürfen.


In den gelb markierten Bereichen dürfen kein Text oder Grafiken stehen, in den grün umrandeten hingegen schon, muss aber nicht. In obigem Beispiel ist daher die Prüfschablone nicht verletzt worden.

Anders sieht es hingegen im folgenden Beispiel aus. Die Prüfschablone wird am linken Rand und auf der rechten unteren Seite verletzt. Anhand der rot eingezeichneten Rahmen sieht man deutlich die Verletzung der Prüfschablone durch die Platzierung des Texts.


Eine Verletzung der Prüfschablone wird mit der folgenden Fehlermeldung bei Dokumenterstellung noch bevor die Vorschau in CIB doXiview gestartet wird, quittiert.



Vorlagenvorschau

Die Anzeige einer Vorlagenvorschau im CIB Sachbearbeitermodul erleichtert es dem Sachbearbeiter mit einem Blick festzustellen, ob er die richtige Dokumentvorlage ausgewählt hat.

Hierzu wird gleich auf der ersten Interviewseite eine kleine Vorschaugrafik eingeblendet:


Die Möglichkeit eine Vorlagenvorschau zu erzeugen steht sowohl für Einzelbriefe als auch für Kleinserien- bzw. Serienbriefe zur Verfügung. Sobald eine Vorlage den Status „Freigegeben“ erhalten hat kann eine Vorschau erzeugt werden. Benutzer in der Rolle „Sachbearbeiter“ können eine Vorschau abrufen, Benutzer in der Rolle „Textorganisator“ oder „Tester“ hingegen können auch eine Vorschau hinterlegen, aktualisieren oder löschen.


Vorlagenvorschau anzeigen

Die Vorschaugrafik im Reiter „Informationen zur Vorlage“ stellt die erste Seite der Korrespondenz dar und ist mit einem PDF-Dokument verlinkt das das zuletzt bei der Vorschau hinterlegte Dokument enthält. Durch einen Klick auf die Grafik wird der Download-Vorgang gestartet.

Hierbei bekommt man das komplette Dokument angeboten, also auch einen Kleinserien- bzw. Serienbrief. Die einzelnen Briefe werden im PDF-Dokument hintereinander gereiht. In der nachfolgenden Abbildung ist eine zweiseitige Korrespondenz an 30 Empfänger dargestellt, so dass sich in Summe 60 Seiten im PDF-Dokument ergeben.


Hierbei ist folgendes zu beachten: es wird immer das zuletzt erzeugte Vorschaudokument angezeigt. Dies bedeutet bei einer Vorlage vom Kombinationstyp „Einzelbrief und Kleinserie“ dass es nur ein gemeinsames Vorschaudokument gibt – eben das zuletzt erzeugte. Hat man die Vorschau für die Kleinserie hinterlegt und tätigt nun die Einzelbriefauswahl derselben Vorlage, wird trotzdem das Vorschaudokument der Kleiserie angeboten.

Weist eine Vorlage unterschiedliche Gültigkeitszeiträume auf, so ist die erzeugte Vorschaugrafik immer nur für den jeweiligen Zeitraum gültig.

Beispiel: die Vorlage „Antrag auf Dispokredit“ hat drei Versionen.

  • Version eins ist die Initialversion und befindet sich im Status „Entwicklung“.
  • Version zwei hat einen Datumswert für „Gültig ab“: 01.01.2011. Sie hat den Status „Freigegeben“.
  • Version drei hat einen Datumswert für „Gültig ab“: 01.07.2011. Sie hat den Status „Freigegeben“ und weist inhaltlich geänderte, rechtliche Bestimmungen auf.

Wird diese Vorlage im Sachbearbeitermodul nun in einem Zeitraum bis einschließlich 30.06.2011 verwendet, so wird Version zwei genutzt. Wird in diesem Zeitraum eine Vorlagenvorschau erstellt, ist sie auch nur bis 30.06.2011 gültig. Ab 01.07.2011 wird Version drei der Vorlage genutzt. Da für diese geänderte Version aber kein Vorschaudokument existiert, wird nun auch keine Vorschaugrafik angezeigt. Für diese Version muss eine zusätzliche Vorschau hinterlegt werden.

Eine Vorlage kann ihr Erscheinungsbild ändern auch wenn an ihr selbst keine Änderungen vorgenommen wurden. Dies kann auftreten wenn beispielsweise Änderungen am Layout oder an der Dokumentklasse gemacht wurden, die diese Vorlage verwendet. Um den Benutzer hierauf aufmerksam zu machen, erscheint in diesem Fall unterhalb der Vorschaugrafik folgender Hinweis: „Die Vorlage wurde möglicherweise seit der Erzeugung der Vorschau verändert. Die Vorschau sollte aktualisiert werden. Bitte wenden Sie sich an Ihren Textorganisator.“


Vorlagenvorschau hinterlegen

Um eine Vorschau hinterlegen zu können muss die Vorlage freigegeben sein. Deshalb hat der Anwender hier zwei Möglichkeiten:


Befindet sich die Vorlage im Status „Freigegeben zum Test“, so erfasst der Benutzer alle benötigten Daten im Interview und erzeugt auf der Interviewseite „Dokumenterstellung“ zunächst ein Dokument mit Auswahl der Schaltfläche „Dokument erzeugen“ (bzw. Kleinserie erzeugen oder Serienbrief erzeugen).

Nach erfolgreicher Dokumenterzeugung wird die Schaltfläche „Freigeben“ aktiv geschaltet. Bei Auswahl der Schaltfläche „Freigeben“ erscheint der Interviewreiter „Freigabe der Vorlage“ und weist eine standardmäßig angehakte Checkbox „Vorschau hinterlegen“ auf.



Bei Auswahl der Schaltfläche „Freigabe bestätigen“ und gleichzeitig angehakter Checkbox „Vorschau hinterlegen“ wird bei der Freigabe der Vorlage das erzeugte Dokument zum einen als Vorschaugrafik auf dem ersten Interviewreiter eingeblendet. Zum anderen wird ein PDF-Dokument der kompletten Korrespondenz erzeugt und mit der Vorschaugrafik verknüpft.

Diese Funktion steht nur Benutzern in den Rollen „Textorganisator“ oder „Tester“ zur Verfügung.


Befindet sich die Vorlage im Status „Freigegeben“, so erfasst der Benutzer alle benötigten Daten im Interview und erzeugt auf der Interviewseite „Dokumenterstellung“ zunächst ein Dokument mit Auswahl der Schaltfläche „Dokument erzeugen“ (bzw. Kleinserie erzeugen oder Serienbrief erzeugen).

Nach erfolgreicher Dokumenterzeugung wird die Schaltfläche „Vorschau hinterlegen“ aktiv geschaltet.


Bei Auswahl der Schaltfläche „Vorschau hinterlegen“ wird für die Vorlage das erzeugte Dokument zum einen als Vorschaugrafik auf dem ersten Interviewreiter eingeblendet. Zum anderen wird ein PDF-Dokument der kompletten Korrespondenz erzeugt und mit der Vorschaugrafik verknüpft.

Diese Funktion steht nur Benutzern in den Rollen „Textorganisator“ oder „Tester“ zur Verfügung.


Vorlagenvorschau aktualisieren für eine freigegebene Vorlage

Befindet sich die Vorlage im Status „Freigegeben“ und existiert bereits ein Vorschaudokument für die gewählte Vorlage, so erfasst der Benutzer alle benötigten Daten im Interview und erzeugt auf der Interviewseite „Dokumenterstellung“ zunächst ein Dokument mit Auswahl der Schaltfläche „Dokument erzeugen“ (bzw. Kleinserie erzeugen oder Serienbrief erzeugen).

Nach erfolgreicher Dokumenterzeugung wird die Schaltfläche „Vorschau aktualisieren“ aktiv geschaltet.


Bei Auswahl der Schaltfläche „Vorschau aktualisieren“ wird für die Vorlage die Vorschaugrafik auf dem ersten Interviewreiter durch die aktuellere ersetzt. Zum anderen wird das neu erzeugte PDF-Dokument mit der Vorschaugrafik verknüpft.

Diese Funktion steht nur Benutzern in den Rollen „Textorganisator“ oder „Tester“ zur Verfügung.


Vorlagenvorschau entfernen

Der Benutzer wählt eine Vorlage aus dem Vorlagenbaum, für die zuvor eine Vorlagenvorschau hinterlegt wurde und wählt die Schaltfläche „Vorschau entfernen unterhalb der Miniaturansicht der Vorschau.


Sowohl die Grafikanzeige als auch das verknüpfte, hinterlegte Dokument werden gelöscht.

Diese Funktion steht nur Benutzern in den Rollen „Textorganisator“ oder „Tester“ zur Verfügung.