In der Stapelliste können erstellte Dokumente abgelegt werden, bevor sie ausgegeben werden. Sie stellt eine Sammlung von Dokumenten zu einem gemeinsamen Kriterium dar - z.B. einem Kunden. Man kann aus den Dokumenten der Stapelliste Bündel zusammenstellen, um sie anschließend als eine Einheit weiterzuverarbeiten – z.B. Freigabe im Workflow oder Ausgabe zum Postversand. Die Bündel sind veränderbar.

Kundenkontext in der Stapelliste
Funktionsbereiche der Stapelliste
Deckblatt eines Bündels

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Kundenkontext in der Stapelliste

Eine Stapelliste ist immer kundenbezogen, dies bedeutet sie existiert deshalb auch nur wenn ein Kundenkontext besteht. Einen Kundenkontext kann man auf zweierlei Arten erzeugen: entweder man springt aus dem Kundensystem mit einem Parameter in das CIB webdesk ein oder man gibt auf dem ersten Interviewreiter eine Kundennummer oder Kontonummer ein und wechselt auf den zweiten Interviewreiter. Können Kunden- bzw. Kontonummer verifiziert werden, wird ein Kundenkontext erzeugt. Dieser ist daran erkennbar dass:

1.    Etwaige vorhandene Titel- und Namensinformationen in jedem Interviewreiter oberhalb der Vorlage die gerade bearbeitet wird, angezeigt werden:

2.    Die Stapelliste bei Klick auf den Reiter „Stapel“ angezeigt wird:

Ist dagegen kein Kundenkontext vorhanden, erscheint bei Klick auf den Reiter „Stapel“ eine Hinweismeldung dass der Zugriff auf den Stapel nur möglich ist, wenn ein Kundenkontext gesetzt ist:

Funktionsbereiche der Stapelliste

• Kundenkontext

Wie im vorigen Kapitel beschrieben, wird im oberen Bereich der Stapelliste der Kundenkontext angezeigt, falls er vorhanden ist. Dieser enthält etwaige vorhandene Titel- und Namensinformationen.

• Suche

Unterhalb des Kundenkontexts schließt sich die Suchfunktion an.

Die Suchfunktion lässt sich über eine kleine Schaltfläche in der Mitte der Suche ausblenden:

Wieder einblenden lässt sich die ausgeblendete Suche über ein Pfeil-Icon am rechten Rand:

Die Suche selbst ist in einen linken Bereich – die Bündelsuche  - und einen rechten Bereich – die Suche nach ungebündelten Dokumenten in der Stapelliste gegliedert:

In der Bündelsuche kann man nach Bündelnamen, dem Ersteller, Vorlagennamen, Vorlagenbezeichner und nach einem Zeitraum in dem das Bündel erstellt wurde, suchen oder aber nach einem Dokument das in einem Bündel enthalten ist. Hierfür gibt man in das Suchfeld „Suchbegriff“ den Dokumentnamen ein und bekommt in der Bündelliste die Bündel angezeigt die ein Dokument des gesuchten Namens enthalten.

Bei der Suche wird generell nicht auf Groß-/Kleinschreibung geachtet. Man kann keinen, einen oder mehrere Platzhalter verwenden.

Hier einige Beispiele:

Eingabe in das Suchfeld	Verhalten der Suche
Dispokreditrahmen	Findet alle Einträge, die den Begriff „Dispokreditrahmen“ (im Bündelnamen oder im Vorlagennamen oder im Vorlagenbezeichner oder im Ersteller oder im Dokumentnamen) enthalten.
*Dispokreditrahmen*	Findet alle Einträge, die den Begriff „Dispokreditrahmen“ (im Bündelnamen oder im Vorlagennamen oder im Vorlagenbezeichner oder im Ersteller oder im Dokumentnamen) enthalten.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Zurücksetzen“ kann man alle Eingabefelder leeren.

Die gefundenen Bündel werden in der Bündelliste angezeigt, die sich zwischen den Suchmasken und der Stapelliste mit den ungebündelten Dokumenten befindet.

In der Stapelsuche kann man nach Dokumentnamen, dem Ersteller, Vorlagennamen, Vorlagenbezeichner und nach einem Zeitraum in dem das Dokument erstellt wurde, suchen.

Bei der Suche wird generell nicht auf Groß-/Kleinschreibung geachtet. Man kann keinen, einen oder mehrere Platzhalter verwenden.

Hier einige Beispiele:

Eingabe in das Suchfeld	Verhalten der Suche
Dispokreditrahmen	Findet alle Einträge, die den Begriff „Dispokreditrahmen“ (im Dokumentnamen oder im Vorlagennamen oder im Vorlagenbezeichner oder im Ersteller) enthalten.
*Dispokreditrahmen*	Findet alle Einträge, die den Begriff „Dispokreditrahmen“ (im Dokumentnamen oder im Vorlagennamen oder im Vorlagenbezeichner oder im Ersteller) enthalten.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Zurücksetzen“ kann man alle Eingabefelder leeren.

Die gefundenen Dokumente werden in der Stapelliste angezeigt, die sich unterhalb der Bündelliste befindet.

• Aktionsschaltflächen

Am unteren Ende der Stapelliste befinden sich die Aktionsschaltflächen für den Benutzer.

Abhängig von der getroffenen Auswahl in der Bündel- oder Stapelliste sind manche Schaltflächen ausgegraut oder aktiv:

So kann man z. B. nicht ein Bündel und ein Dokument zusammen anhaken und freigeben, in der Vorschau ansehen, Kopieren oder deren Unterzeichner ändern. Dasselbe gilt für mehrere gleichzeitig angehakte Bündel. Dagegen ist die Schaltfläche „Neues Bündel“ nur aktiv, wenn nichts angehakt wurde oder nur ungebündelte Dokumente. Die einzelnen Aktionen werden im nachfolgend detailliert beschrieben.

• Bündelliste

In der Bündelliste werden die Bündel zum vorliegenden Kundenkontext dargestellt – unerheblich ob sie noch leer oder schon mit Dokumenten gefüllt sind, ob sie schon frei gegeben oder noch in Bearbeitung sind.

Mehr Informationen als in den Spalten der Bündelliste angezeigt wird, kann man bekommen wenn man mit dem Mauszeiger über einen Bündelnamen fährt: hier erscheint ein Tooltipp mit dem Datum der Erstellung und der letzten Änderung des Bündels, sowie dem Datum der Freigabe.

Per Klick auf die Spaltenüberschriften können die Dokumente und Bündel auf- bzw. absteigend sortiert werden. Welche Sortierung aktuell aktiv ist, lässt sich an den blauen Pfeilen an Ende jeder Spalte erkennen: im nachfolgenden Beispiel werden die Bündel und Dokumente nach ihren Namen aufsteigend sortiert:

Diese Sortierung ist temporär und dient dem Benutzer nur dazu Dokumente einfacher zu finden oder zu bearbeiten.

Anders hingegen arbeitet die Sortierfunktion innerhalb eines Bündels: befindet sich mehr als ein Dokument in einem Bündel, erscheinen in der Spalte „Sortierung“ blaue Dreiecke mit denen die Dokumente im Bündel an die gewünschte Position sortiert werden können. Dies spielt insbesondere eine Rolle, wenn ein Deckblatt im Bündel verwendet werden soll:

Hierbei stellt man sich das Bündel am besten als Papierstapel vor, der kuvertiert werden soll. Anhand dieser Verwendung kann man beurteilen, wo man ein Dokument am besten einsortieren möchte.

Vor den Bündeln befinden sich jeweils kleine Aktionsflächen mit einem Plus- bzw. Minus-Zeichen: Klickt man auf ein Pluszeichen, öffnet sich das Bündel und stellt alle enthaltenen Dokumente unterhalb des Bündelnamens dar.

Klickt man auf ein Minuszeichen schließt man das Bündel wieder.

Um ein oder mehrere Bündel für eine Aktion auszuwählen setzt man per Mausklick einen Haken in die Checkbox die sich vor dem/den Bündel/n befindet.

• Stapelliste 

Die Stapelliste befindet sich unterhalb der Bündelliste und zeigt alle ungebündelten Dokumente eines Kundenkontextes an.

Um die Stapelliste zu füllen wählt man im Interviewreiter „Dokumenterstellung“ die Schaltfläche „Dokument stapeln“. Die Schaltfläche „Dokument stapeln“ ist sichtbar, wenn im Textorganisationsmodul der Haken beim Attribut „Dokument nicht stapelbar“ nicht gesetzt ist.

Zur Bestätigung erhält der Benutzer oberhalb des Vorlagenbereichs eine Hinweismeldung.

Alternativ kann man auch aus dem CIB doXiview heraus ein Dokument stapeln. Verfügt das Dokument über alle notwendigen Eigenschaften (Dokumentart: Einzelbrief, Eigenschaft: stapelbar, Status für CIB webdesk: freigegeben), so weist die Toolbar des CIB doXiview das Icon zum Stapeln auf:

Dies kann von Vorteil sein, wenn man bereits umfangreiche Eingaben im CIB doXiview gemacht hat und sich erst danach entscheidet das Dokument zu stapeln um es ggf. mit anderen Dokumenten zu einem Bündel zusammenzustellen um es weiter zu bearbeiten. Aus der Stapelliste ist es dann nur noch ein kurzer Schritt zur Freigabe des Dokuments. Hierbei sollte man unbedingt darauf achten, beim Erzeugen des Dokuments in CIB webdesk immer einen Dokumentnamen auszufüllen, da man sonst beim Stapeln in CIB doXiview eine Fehlermeldung erhält.

Per Klick auf die Spaltenüberschriften können die Dokumente und Bündel auf- bzw. absteigend sortiert werden. Welche Sortierung aktuell aktiv ist, lässt sich an den blauen Pfeilen am Ende jeder Spalte erkennen: im nachfolgenden Beispiel werden die Bündel und Dokumente nach ihren Namen aufsteigend sortiert:

Diese Sortierung ist temporär und dient dem Benutzer nur dazu, Dokumente einfacher zu finden oder zu bearbeiten.

Mehr Informationen als in den Spalten der Stapelliste angezeigt wird kann man bekommen, wenn man mit dem Mauszeiger über einen Dokumentnamen fährt: hier erscheint ein Tooltipp mit dem Datum der Erstellung und der letzten Änderung des Dokuments, sowie dem Datum der Freigabe, sofern eine Freigabe bereits erfolgt ist.

Um ein oder mehrere Dokumente für eine Aktion auszuwählen, setzt man per Mausklick einen Haken in die Checkbox, die sich vor dem/den Dokument/-en befindet.

• Neues Bündel erstellen

Um ein neues Bündel zu erstellen darf kein Bündel in der Liste angehakt sein.

Man wählt die Schaltfläche „Neues Bündel“ in der Stapelliste aus und gibt in den nachfolgenden Eingabedialog den gewünschten Bündelnamen ein:

Da ein Bündelname pro Kundenkontext nur einmal existieren darf, erscheint eine Hinweismeldung wenn man ein Bündel anlegen möchte, das bereits unter diesem Namen schon vorhanden ist.

Im Erfolgsfall erhält der Benutzer oberhalb des Vorlagenbereichs eine Hinweismeldung.

Ansonsten wird das neue Bündel in der Bündelliste ganz oben angezeigt.

• Bündel um Dokumente erweitern

Ein Bündel kann man auf zweierlei Arten erweitern:  entweder über die Schaltfläche „Bündel erweitern“ oder per „Drag & Drop“.

• Schaltfläche nutzen:
  

  Hierfür hakt man ein oder mehrere (ungebündelte) Dokumente in der Stapelliste an und klickt auf die Schaltfläche „Bündel erweitern“.

     Anschließend wählt man aus einem Dialog das gewünschte Bündel aus. Hier werden alle Bündel für diesen Kundenkontext angeboten:

Nach der Bestätigung dieses Dialogs bzw. nach Doppelklick auf den Bündelnamen werden die ausgewählten Dokumente von der Stapelliste auf die Bündelliste verschoben und im Bündel angezeigt.

• Drag & Drop nutzen:
  Hierfür fährt man mit dem Mauszeiger über das gewünschte Dokument in der Stapelliste –am einfachsten über das vorangestellte Dokumenten-Icon. Dann drückt man die linke Maustaste und bewegt den Mauszeiger über das gewünschte Bündel. Hat man dies erreicht, lässt man die gedrückte Maustaste los.
  Anschließend wird das ausgewählte Dokument von der Stapelliste auf die Bündelliste verschoben und im Bündel angezeigt und der Benutzer oberhalb des Vorlagenbereichs eine Hinweismeldung.

Versucht man allerdings ein Dokument das bereits einem Bündel zugeordnet ist in ein anderes Bündel zu verschieben, erscheint folgende Hinweismeldung:

Im Gegensatz zur Vorgehensweise mit der Schaltfläche „Bündel erweitern“ kann immer nur ein Dokument per Drag & Drop auf einmal hinzugefügt werden.

• Dokumente aus Bündel entfernen

Ein Dokument kann man auf zweierlei Arten aus einem Bündel entfernen: entweder über die Schaltfläche „Aus Bündel entfernen“ oder per „Drag & Drop“.

• Schaltfläche nutzen:
  Hierfür hakt man ein oder mehrere Dokumente in einem Bündel an und klickt auf die Schaltfläche „Aus Bündel entfernen“.

Anschließend erscheint ein Sicherheitsdialog mit einer Ja-/Nein-Auswahl:

Bestätigt man diese werden die ausgewählten Dokumente aus dem Bündel entfernt und stehen in der Stapelliste wieder zur Verfügung.

• Drag & Drop nutzen:
  Hierfür fährt man mit dem Mauszeiger über das gewünschte Dokument in einem Bündel –am einfachsten über das vorangestellte Dokumenten-Icon. Dann drückt man die linke Maustaste und bewegt den Mauszeiger zur Stapelliste. Hat man diese erreicht, lässt man die gedrückte Maustaste los.
  So wird das das ausgewählte Dokument aus dem Bündel entfernt und steht in der Stapelliste wieder zur Verfügung und der Benutzer oberhalb des Vorlagenbereichs eine Hinweismeldung.
  Zur Bestätigung erhält der Benutzer oberhalb des Vorlagenbereichs eine Hinweismeldung.

Im Gegensatz zur Vorgehensweise mit der Schaltfläche „Aus Bündel entfernen“ kann immer nur ein Dokument per Drag & Drop auf einmal entfernt werden.

• Bündel auflösen

Um ein Bündel aufzulösen sollte man darauf achten, dass zusätzlich zu Bündel(n) keine Dokumente in den Listen angehakt sind.

Man hakt ein oder mehrere Bündel an, die man auflösen möchte, und klickt auf die Schaltfläche „Bündel auflösen“. Anschließend erscheint ein Sicherheitsdialog den man mit „Ja“ beantwortet:

Nach der Bestätigung wird das bzw. die ausgewählten Bündel aus der Bündelliste entfernt und die darin enthaltenen Dokumente werden in der Stapelliste angezeigt.

Zur Bestätigung erhält der Benutzer oberhalb des Vorlagenbereichs eine Hinweismeldung.

Wählt man im Sicherheitsdialog hingegen die Schaltfläche „Nein“ aus, wird der Vorgang abgebrochen und man kehrt ohne Änderung zur Stapelliste zurück.

• Bündel löschen

Um ein Bündel zu löschen sollte man darauf achten dass zusätzlich zu Bündel(n) keine Dokumente in den Listen angehakt sind.

Man hakt ein oder mehrere Bündel die man löschen möchte an und klickt auf die Schaltfläche „Löschen“. Anschließend erscheint ein Sicherheitsdialog den man mit „Ja“ beantwortet:

Nach der Bestätigung wird das bzw. die ausgewählten Bündel aus der Bündelliste entfernt. Im Gegensatz zum Auflösen eines Bündels werden beim Löschen auch die im Bündel enthaltenen Dokumente gelöscht.

Zur Bestätigung erhält der Benutzer oberhalb des Vorlagenbereichs eine Hinweismeldung.

Wählt man im Sicherheitsdialog hingegen die Schaltfläche „Nein“ aus, wird der Vorgang abgebrochen und man kehrt ohne Änderung zur Stapelliste zurück.

• Dokument löschen

Um ein oder mehrere Dokumente zu löschen sollte man darauf achten dass zusätzlich zu den Dokumenten keine Bündel in der Bündelliste angehakt sind.

Man hakt ein oder mehrere Dokumente die man löschen möchte an und klickt auf die Schaltfläche „Löschen“. Hierbei ist zu erwähnen, dass sowohl Bündeldokumente als auch ungebündelte Dokumente zusammen markiert und gelöscht werden können. Anschließend erscheint ein Sicherheitsdialog den man mit „Ja“ beantwortet:

Nach der Bestätigung werden die ausgewählten Dokumente sowohl aus einem Bündel – sofern Bündeldokumente gewählt wurden – als auch aus der Stapelliste entfernt.

Zur Bestätigung erhält der Benutzer oberhalb des Vorlagenbereichs eine Hinweismeldung.

Wählt man im Sicherheitsdialog hingegen die Schaltfläche „Nein“ aus, wird der Vorgang abgebrochen und man kehrt ohne Änderung zur Stapelliste zurück.

Hakt man mehr als ein Dokument an und wählt die Schaltfläche „Löschen“, so erscheint folgender Hinweistext:

• Vorschau eines Dokuments

Um ein Dokument in der Vorschau anzuzeigen sollte man darauf achten, dass zusätzlich kein Bündel oder ein weiteres Dokument in den Listen angehakt ist.

Man hakt ein Dokument innerhalb eines Bündels oder ein ungebündeltes in der Stapelliste an und klickt auf die Schaltfläche „Vorschau“.

Anschließend wird der CIB doXiview gestartet und das ausgewählte Dokument dargestellt.

Über den Navigationsbaum im linken Fensterbereich lassen sich die einzelnen Seiten anzeigen.

• Vorschau eines Bündels

Um ein Bündel in der Vorschau anzuzeigen dürfen zusätzlich zu diesem Bündel keine weiteren Bündel oder Dokumente in den Listen angehakt sind.

Man hakt ein Bündel an und klickt auf die Schaltfläche „Vorschau“.

Anschließend wird der CIB doXiview gestartet und das ausgewählte Bündel mit allen seinen Dokumenten dargestellt.

Über den Navigationsbaum im linken Fensterbereich lassen sich die einzelnen Dokumente und Seiten anzeigen.

• Unterzeichnerwechsel eines Dokuments

Die Funktion „Unterzeichnerwechsel“ erlaubt es eine bereits getroffene Unterzeichnerauswahl nachträglich noch zu ändern. Dies kann besonders interessant sein, wenn der ursprünglich zur Unterschrift vorgesehene Benutzer nicht zur Verfügung steht.

Um bei einem Dokument den Unterzeichner zu ändern sollte man darauf achten, dass zusätzlich zu diesem Dokument keine weiteren Dokumente oder Bündel in den Listen angehakt sind. Bei Dokumenten, die sich im Freigabeworkflow befinden oder freigegeben wurden, steht diese Option nicht mehr zur Verfügung. Zusätzlich sind Dokumente die über den Freigabetyp „Freigabe durch Benutzer“ verfügen, vom Unterzeichnerwechsel ausgenommen.

Man hakt ein Dokument innerhalb eines Bündels oder ein ungebündeltes in der Stapelliste an und klickt auf die Schaltfläche „Unterzeichnerwechsel“.

Ein Unterzeichnerwechsel ist nur erlaubt, wenn bei der Vorlage im CIB webTom administriert wurde dass die Unterschriften durch den Sachbearbeiter geändert werden dürfen. Ansonsten erscheint bei Klick auf die Schaltfläche „Unterzeichnerwechsel“ folgende Hinweismeldung:

Wurde hingegen der Unterzeichnerwechsel erlaubt, erscheint eine Maske die fast dem Interviewreiter „Unterzeichner“ entspricht.

Dementsprechend verhält sich die Bedienung des Unterzeichnerwechsels wie in Kapitel Unterzeichner detailliert beschrieben.

Hat man seine Wunschbelegung getroffen kann man die Änderung für das gestapelte Dokument mit einem Klick auf die Schaltfläche „Übernehmen“ speichern und in die Stapelliste zurückkehren.

Zur Bestätigung erhält der Benutzer oberhalb des Vorlagenbereichs eine Hinweismeldung.

Mit Klick auf die Schaltfläche „Übernehmen mit Vorschau“ speichert man die Eingaben im gestapelten Dokument und gelangt in die Vorschau des Dokuments im CIB doXiview.

Mit Klick auf die Schaltfläche „Freigeben“ speichert man die Eingaben im gestapelten Dokument und gelangt über die Freigabemaske in den Freigabeworkflow im CIB doXiview und mit der Schaltfläche „Abbrechen“ verwirft man die getroffene Auswahl.

Weiterführende Informationen zum Thema Worfkflow-Integration und Unterzeichnerwechsel finden sich in Punkt Funktionsbereiche der Stapelliste (Neues Bündel erstellen).

• Unterzeichnerwechsel eines Bündels

Die Funktion „Unterzeichnerwechsel“ erlaubt es eine bereits getroffene Unterzeichnerauswahl nachträglich noch zu ändern und kann in diesem Fall mit einer Aktion für ein ganzes Bündel durchgeführt werden. Dies kann besonders interessant sein wenn der ursprünglich zur Unterschrift vorgesehene Benutzer nicht zur Verfügung steht.

Um bei einem Bündel den Unterzeichner zu ändern sollte man darauf achten, dass zusätzlich zu diesem Bündel keine weiteren Bündel oder Dokumente in den Listen angehakt sind. Bei Bündeln, die sich im Freigabeworkflow befinden oder freigegeben wurden, steht diese Option nicht mehr zur Verfügung.

Man hakt ein Bündel in der Bündelliste an und klickt auf die Schaltfläche „Unterzeichnerwechsel“. Ein Unterzeichnerwechsel kann für Dokumente im Bündel nicht durchgeführt werden, die entweder einen Wechsel der Unterschriften nicht zulassen oder die einen Freigabetyp „Freigabe durch Benutzer“ aufweisen. Enthält ein Bündel solche Dokumente, erscheint ein Hinweisdialog:

Hier kann man entweder die Aktion abbrechen oder über die Schaltfläche „Auf restliche anwenden“ weiter zur Maske „Unterzeichnerwechsel“ navigieren.

Diese Maske ist fast identisch zum Interviewreiter „Unterzeichner“. Deshalb verhält sich die Bedienung des Unterzeichnerwechsels wie in Kapitel Unterzeichner detailliert beschrieben.

Hat meine seine Wunschbelegung getroffen kann man die Änderung für das Bündel mit einem Klick auf die Schaltfläche „Übernehmen“ speichern und in die Bündelliste zurückkehren.

Mit Klick auf die Schaltfläche „Übernehmen mit Vorschau“ speichert man die Eingaben im Bündel und gelangt in die Vorschau des Bündels mit allen Dokumenten im CIB doXiview.

Mit Klick auf die Schaltfläche „Freigeben“ speichert man die Eingaben im Bündel und gelangt über die Freigabemaske in den Freigabeworkflow im CIB doXiview und mit der Schaltfläche „Abbrechen“ verwirft man die getroffene Auswahl.

Weiterführende Informationen zum Thema Workflow-Integration und Unterzeichnerwechsel finden sich in Punkt Funktionsbereiche der Stapelliste (Neues Bündel erstellen).

• Workflow-Integration und Unterzeichnerwechsel

Ein Dokument im Stapel oder Bündel kann verschiedene Zustände besitzen, die man in drei Dimensionen unterscheidet:

• Herkunft:
• hW (CIB webdesk) oder
• hD (CIB darkdesk)
• Reife:
• rU (unfertig, teilversorgt, nicht alle Daten sind vorhanden um das Dokument zu erstellen bzw. explizites Markieren als unfertig),
• rV (vollversorgt, alle Daten sind vorhanden um das Dokument zu erstellen),
• rT (Freigabeworkflow gestartet, impliziert rV) und rF (final, unveränderlich).
• rU entsteht nur über darkdesk und die explizite Markierung vom darkdesk-Aufrufer als unfertig.
• Workflow:
• nicht erforderlich (wK),
• durch Unterzeichner (wS) oder
• feste Benutzer (wB)

Wird ein einzelnes Dokument mit wS (Workflow durch Unterzeichner) oder wB (Workflow durch Benutzer) aus dem Stapel oder aus einem Bündel im doXiview geöffnet, kann der zugehörige Workflow aus der Vorschau gestartet werden.

Die Kombination „hWrV“ (aus CIB webdesk und vollversorgt) ist in CIB webdesk überarbeitbar (Interview).

Die Kombination „hWrU“ (aus CIB webdesk und unfertig) - entspricht einem Entwurf in webdesk - wird nie gestapelt. rU (unfertig) kann daher nur in der Kombination hDrU (aus CIB darkdesk und unfertig) entstehen.

Ein Dokument im Zustand “hDrU“ (aus CIB darkdesk und unfertig) kann nie freigegeben werden, muss aber z. B. über das Nachmischen des Unterzeichners in den Status „rV“ (vollversorgt) gelangen können.

Die Unterzeichner können für folgende Dokumenttypen geändert und nachgemischt werden: rU (unfertig bzw. teilversorgt) und rV (vollversorgt). Nur bei wS (Workflow durch Unterzeichner) hat das auch Auswirkung auf den abzuarbeitenden Workflow.

Ein Dokument, für das der Freigabe-Workflow komplett durchlaufen wurde wechselt über rT (Freigabeworkflow gestartet) in den Status rF (final).

Ein Bündel kann nicht freigegeben werden falls sich Dokumente in diesen Zuständen darin befinden: „hDrU“ (aus CIB darkdesk und unfertig), „rVwB“ (vollversorgt und Workflow durch Benutzer - Workflow muss zunächst aus am Dokument aus dem Stapel gestartet werden), „rT“ (Workflow gestartet - warten bis erfolgreich durchlaufen) oder mehrere „rVwS“ (vollversorgt und Workflow durch Unterzeichner) mit unterschiedlichen Faksimile.

Ein Bündel kann als Ganzes ohne Workflow freigegeben und damit ausgegeben werden, wenn nur Dokumente im Zustand „rVwK“ (vollversorgt und ohne Workflow) und „rF“ (final) enthalten sind.

Ein Bündel kann als Ganzes in einem Workflow mit oder ohne Unterzeichnerwechsel freigegeben werden, wenn nur Dokumente im Zustand „rVwK“ (vollversorgt und ohne Workflow), „rVwS“ (vollversorgt und Workflow durch Unterzeichner) und „rF“ (final) enthalten sind und alle „rVwS“ (vollversorgt und Workflow durch Unterzeichner) die gleichen Faksimiles beinhalten. Sind diese unterschiedlich, so muss vorher ein Unterzeichnerwechsel durchgeführt werden oder der Freigabeworkflow für einzelne Dokumente manuell angestoßen werden.

Wird ein Freigabeworkflow durch Unterzeichner für ein Bündel gestartet, wird ein Freigabeworkflow für das ganze Bündel gestartet. Eine Zurückweisung einzelner Dokumente im Bündel ist nicht möglich.

Ist ein Dokument in einem Freigabeprozess, kann es nicht geändert werden. Nach einer Ablehnung ist es wieder änderbar, es wechselt seinen Status von „rT“ (Freigabeworkflow gestartet) zu „rV“ (vollversorgt).

Wurde ein Dokument über einen Freigabeprozess freigegeben (wS  - Workflow durch Unterzeichner -oder wB - Workflow durch Benutzer), wird es zum finalen Ergebnisdokument mit Zustand „rF“ (final) und der Unterzeichner kann nicht mehr gewechselt werden. Das Dokument kann nicht mehr geändert werden.

Aus folgender Entscheidungstabellen können die Details entnommen werden:

ID	Herkunft	Reife	Workflow	Dokument darf im  Stapel sein	Dokument bündelbar	Dokument änderbar (Freitext und Daten)	Freigabe mit Workflow/Unterzeichnerwechsel  für  Bündel ist erlaubt, wenn enthalten	Freigabe ohne Workflow für Bündel ist erlaubt, wenn enthalten	Bündel für Versand ausgeben, wenn enthalten	Bündel anzeigen wenn enthalten	Bemerkung
1	hW	rU	wK	-	-	-	-	-	-	-	entspricht CIB webdesk-Entwurf
2	hW	rU	wS	-	-	-	-	-	-	-	entspricht CIB webdesk-Entwurf
3	hW	rU	wB	-	-	-	-	-	-	-	entspricht CIB webdesk-Entwurf
4	hW	rV	wK	j	j	j	j	j	j	j
5	hW	rV	wS	j	j	j	j	n	n	j
6	hW	rV	wB	j	j	j	n	n	n	j
7	hW	rT	wK	-	-	-	-	-	-	-	nicht möglich
8	hW	rT	wS	j	j	n	n	n	n	j
9	hW	rT	wB	j	j	n	n	n	n	j
10	hW	rF	wK	j	j	n	j	j	j	j	Dokument ist bereits freigegeben
11	hW	rF	wS	j	j	n	j*	j	j	j	Dokument ist bereits freigegeben
12	hW	rF	wB	j	j	n	j*	j	j	j	Dokument ist bereits freigegeben
13	hD	rU	wK	j	j	j-	n	n	n	j	muss durch Unterzeichnerwechsel nachmischen der Unterschrift in Zustand rV kommen können
14	hD	rU	wS	j	j	j	n	n	n	j	muss durch Unterzeichnerwechsel nachmischen der Unterschrift in Zustand rV kommen können
15	hD	rU	wB	j	j	j-	n	n	n	j	muss durch Unterzeichnerwechsel nachmischen der Unterschrift in Zustand rV kommen können
16	hD	rV	wK	j	j	j	j	j	j	j
17	hD	rV	wS	j	j	j	j	n	n	j
18	hD	rV	wB	-	-	-	n	-n	n	-j	als Ergänzung denkbar, aktuell nicht vorgesehen
19	hD	rT	wK	-	-	-	-	-	-	-	nicht möglich
20	hD	rT	wS	j	j	n	n	n	n	j	Unterzeichnerwechsel und Änderbarkeit in Zukunft denkbar, wenn laufender Workflow abgebrochen werden kann
21	hD	rT	wB	j	j	n	n	n	n	j
22	hD	rF	wK	j	j	n	j	j	j	j
23	hD	rF	wS	j	j	n	j*	j	j	j	Dokument ist bereits freigegeben
24	hD	rF	wB	j	j	n	j	j	j	j

*)für diese Dokumente wird der Workflow nicht mehr gestartet und die Unterzeichner werden nicht gewechselt

• Bearbeiten eines Dokuments

Um ein Dokument zu bearbeiten sollte man darauf achten, dass zusätzlich keine weiteren Dokumente oder Bündel in den Listen angehakt sind. Dokumente, die bereits im Freigabeworkflow sind oder frei gegeben wurden, können nicht mehr bearbeitet werden.

Man hakt ein Dokument innerhalb eines Bündels oder ein ungebündeltes in der Stapelliste an und klickt auf die Schaltfläche „Bearbeiten“. Anschließend wird das Dokument in das Interview geladen.

Klickt man im ersten Interviewreiter auf „Weiter als Einzelbrief“ so wird ein Fragedialog eingeblendet, über den man die Kundendaten aktualisieren kann, oder eventuell vorhandene Freitextbereiche im Dokument leeren kann oder man kann bereits getätigte Eingaben in einer eventuell vorhandenen Restdatenerfassungsmaske auf die Vorbelegungen zurücksetzen.

Navigiert man durch das Interview hindurch und macht Änderungen, kann man diese auf dem letzten Interviewreiter „Dokumenterstellung“ mit einem Klick auf die Schaltfläche „Dokument stapeln“ im gestapelten Dokument speichern.

• Kopieren eines Dokuments

Um ein oder mehrere Dokumente zu kopieren sollte man darauf achten, dass zusätzlich zu den Dokumenten keine Bündel in der Bündelliste angehakt sind.

Man hakt ein Dokument innerhalb eines Bündels oder ein ungebündeltes in der Stapelliste an und klickt auf die Schaltfläche „Kopieren“. Anschließend werden Kopien der gewählten Dokumente erzeugt und in der Stapelliste angezeigt. Auch wenn die Originaldokumente aus einem Bündel stammen, sind die Kopien immer ungebündelt.

Zur Bestätigung erhält der Benutzer oberhalb des Vorlagenbereichs eine Hinweismeldung.

Hakt man mehr als ein Dokument auf einmal an und wählt die Schaltfläche „Kopieren“, erscheint der Hinweis wie in folgender Darstellung:

Die kopierten Dokumente verfügen über denselben Dokumentnamen wie die Originale, sind aber am Erstelldatum (ggf. Uhrzeit) erkennbar.

Eine Besonderheit beim Kopieren eines Dokuments ist sein Status: Wurde ein Dokument bereits frei gegeben oder befindet sich in einem Freigabeworkflow und wird anschließend kopiert, so lautet der Status des kopierten Dokuments immer „vollversorgt“. Eine bereits erfolgte Freigabe oder ein angestoßener Freigabeworkflow werden nicht übernommen.

• Kopieren eines Bündels

Beim Kopieren eines Bündels wird niemals das Bündel selbst, sondern nur die darin enthaltenen Dokumente kopiert.

Um ein Bündel zu kopieren sollte man darauf achten, dass zusätzlich keine weiteren Bündel oder Dokumente in den Listen angehakt sind.

Man hakt ein Bündel in der Bündelliste an und klickt auf die Schaltfläche „Kopieren“. Anschließend werden Kopien der im ausgewählten Bündel enthaltenen Dokumente erzeugt und ungebündelt in der Stapelliste angezeigt.

Die kopierten Dokumente verfügen über denselben Dokumentnamen wie die Originale, sind aber am Erstelldatum (ggf. Uhrzeit) erkennbar.

Eine Besonderheit beim Kopieren der Dokumente ist deren Status: Wurde ein Dokument bereits frei gegeben oder befindet sich in einem Freigabeworkflow oder wurde das Bündel in dem sich das Dokument befand, freigegeben oder in den Freigabeworkflow gegeben, und wird das Bündel anschließend kopiert, so lautet der Status der kopierten Dokumente immer „vollversorgt“. Eine bereits erfolgte Freigabe oder ein angestoßener Freigabeworkflow werden nicht übernommen.

• Freigeben eines Dokuments

Um ein Dokument frei zu geben sollte man darauf achten dass zusätzlich keine weiteren Dokumente oder Bündel in den Listen angehakt sind.

Man hakt ein Dokument innerhalb eines Bündels oder ein ungebündeltes Dokument in der Stapelliste an und klickt auf die Schaltfläche „Freigeben“. Nicht in allen Fällen ist diese Schaltflächenauswahl möglich:

• Diese Schaltfläche steht nur zur Verfügung wenn sich das Dokument im Status „Vollversorgt“ befindet.
• Ungebündelte Dokumente die sich im Status „Final + Freigegeben“ befinden, können nicht mehr verändert oder freigegeben werden.
• Bündeldokumente die sich im Status „Final“ befinden, können einzeln nicht mehr verändert werden. Sie können nur noch über die Bündelfreigabe ihren Status ändern.
• Für ungebündelte Dokumente sowie Bündeldokumente die sich im Status „Im Freigabeworkflow“ befinden, muss durch die einzelnen freigebenden Benutzer über den Einsprung aus dem Kundensystem erst der Workflow zu Ende geführt werden. Danach befinden sich ungebündelte Dokumente im Status „Final + Freigegeben“, können nicht mehr verändert oder freigegeben werden. Bündeldokumente befinden sich im Status „Final“ und können einzeln nicht mehr verändert werden. Sie können nur noch über die Bündelfreigabe ihren Status ändern.

Nach Betätigen der Schaltfläche „Freigeben“ öffnet sich der Freigabedialog mit der Festlegung der Ausgabewege im CIB Sachbearbeitermodul:

Dort sind die Ausgabewege so vorbelegt, wie sie beim Einstellen des Dokumentes in die Stapelliste ausgewählt wurden. Hier hakt man einen oder mehrere Ausgabewege an und klickt auf die Schaltfläche „In den finalen Freigabeworkflow geben“.

Anschließend öffnet sich das Dokument im CIB doXiview, wo es über die Schaltfläche „Freigabe“ entweder final freigegeben oder – falls es einen Freigabeworkflow durchlaufen muss – in den Freigabeworkflow gegeben wird.

Ein ungebündeltes Dokument ohne Freigabeworkflow in der Stapelliste hat nach der Freigabe im CIB doXiview den Status „Final + Freigegeben“ und kann nicht mehr verändert werden. Ein Bündeldokument ohne Freigabeworkflow hat nach der Freigabe im CIB doXiview den Status „Final“ und kann einzeln nicht mehr verändert werden. Es kann nur noch über die Bündelfreigabe seinen Status ändern.

Ein ungebündeltes Dokument mit Freigabeworkflow in der Stapelliste hat nach der Freigabe im CIB doXiview den Status „Im Freigabeworkflow“ und kann nicht mehr verändert werden. Hier muss von allen Benutzern erst der Freigabeworkflow durchgeführt werden. Danach befindet sich das Dokument im Status „Final + Freigegeben“ und kann ebenfalls mehr verändert werden.

Ein Bündeldokument mit Freigabeworkflow hat nach der Freigabe im CIB doXiview den Status „Im Freigabeworkflow“ und kann nicht mehr verändert werden. Hier muss von allen Benutzern erst der Freigabeworkflow durchgeführt werden. Danach befindet sich das Dokument im Status „Final“ kann einzeln nicht mehr verändert werden. Es kann nur noch über die Bündelfreigabe seinen Status ändern.

• Freigeben eines Bündels

Um ein Bündel freizugeben sollte man darauf achten dass zusätzlich keine weiteren Bündel oder Dokumente in den Listen angehakt sind.

Man hakt ein Bündel an und klickt auf die Schaltfläche „Freigeben“. Nicht in allen Fällen ist das Freigeben eines kompletten Bündels auf Anhieb möglich:

• Befindet sich im Bündel mindestens ein Dokument im Status „Im Freigabeworkflow“, muss zuerst der Freigabeworkflow für jedes noch nicht freigegebene Dokument zu Ende geführt werden, bevor das Bündel frei gegeben werden kann.
• Befinden sich im Bündel Dokumente mit unterschiedlichen Freigabetypen (Freigabe durch Unterzeichner und Freigabe durch Benutzer), so müssen diese Dokumente zuerst einzeln frei gegeben werden.
• Befinden sich im Bündel mehrere Dokumente des Freigabetyps „Freigabe durch Unterzeichner“ und haben diese aber unterschiedliche Unterzeichner, so müssen entweder über einen Unterzeichnerwechsel für diese Dokumente dieselben Unterzeichner festgelegt werden oder die Dokumente müssen zuerst einzeln frei gegeben werden, bevor das Bündel frei gegeben werden kann.

Nach Betätigen der Schaltfläche „Freigeben“ öffnet sich der Freigabedialog mit der Festlegung der Ausgabewege im CIB Sachbearbeitermodul:

Man wählt einen oder mehrere Ausgabewege an und klickt auf die Schaltfläche „Bündel freigeben“.

Anschließend öffnet sich das Bündel mit allen zugehörigen Dokumenten im CIB doXiview, wo es über die Schaltfläche „Freigabe“ entweder final freigegeben oder – falls es einen Freigabeworkflow durchlaufen muss – in den Freigabeworkflow gegeben wird.

Welche Ausgabewege bei der Erzeugung bzw. Stapelung eines Dokuments zur Verfügung stehen, kann im CIB webTom an der Vorlage administriert werden. Hierbei gibt es für jeden Ausgabeweg folgende Vorbelegungsmöglichkeiten:

• Erforderlich: zwingende Ausgabe über diesen Ausgabeweg; im CIB Sachbearbeitermodul ist der Ausgabewege angehakt und nicht änderbar.
• Optional: der Benutzer hat die Auswahl, der Ausgabeweg ist im CIB Sachbearbeitermodul nicht vorausgewählt aber änderbar.
• Optional+vorbelegt: der Benutzer hat die Auswahl, der Ausgabeweg ist im CIB Sachbearbeitermodul zwar vorausgewählt aber trotzdem noch änderbar.
• Gesperrt: eine Auswahl dieses Ausgabewegs ist grundsätzlich nicht möglich; im CIB Sachbearbeitermodul ist der Ausgabewege weder angehakt noch änderbar.

Die Auswahl im Popup "Bündel freigeben" übersteuert grundsätzlich die zuvor in den einzelnen Dokumenten vorgenommenen bzw. an der Vorlage administrierten Ausgabewege-Einstellungen und gilt für alle Dokumente des Bündels mit folgenden zwei Ausnahmen:

• Wird im Bündel ein Ausgabeweg gewählt der bei einem oder mehreren Dokumenten gesperrt ist, werden diese Dokumente nicht in diesen Ausgabeweg gegeben, die restlichen Bündeldokumente aber schon. Es erscheint sowohl im CIB Sachbearbeitermodul als auch im CIB doXiview eine Hinweismeldung.

Der Hinweis im CIB doXiview befindet sich im Freigabedialog auf einer eigenen Reiterkarte „Freigabehinweise“.

• Wird im Bündel ein Ausgabeweg nicht gewählt der bei einem oder mehreren Dokumenten erforderlich ist, werden diese Dokumente trotzdem in den Ausgabeweg gegeben, die restlichen Bündeldokumente aber nicht. Es erscheint sowohl im CIB Sachbearbeitermodul als auch im CIB doXiview eine Hinweismeldung.

Der Hinweis im CIB doXiview befindet sich im Freigabedialog auf einer eigenen Reiterkarte „Freigabehinweise“.

Deckblatt eines Bündels

Eine Sonderform eines Bündeldokuments stellt das Deckblatt dar: Ein Deckblatt wird im Prinzip nur dadurch bestimmt, dass es sich an oberster Stelle in einem Bündel befindet. An diese Stelle kann es innerhalb eines Bündels über die blauen Pfeil-Icons gelangen, die nach oben oder unten gerichtet sind.

Um zum Ergebnis in obiger Abbildung zu gelangen, muss ein entsprechendes RTF-Dokument in der Vorlage vorbereitet werden, die eine Empfängeradresse ausgibt, einen Unterzeichner mit Faksimile anzeigt, sowie eine Liste der Dokumentnamen im Bündel abarbeitet.