Diese Spezifikation beschreibt die kompletten Programmeigenschaften des Teilproduktes Textorganisationsmodul (CIB webTom) aus dem gesamten CIB correspondence System (CIB coSys).

Ein Korrespondenzsystem ist in unserem Wortgebrauch ein Anwendungssystem, das es Ihnen ermöglicht, aus einem bestimmten Anlass - typischer Weise einem standardisierten Geschäftsvorfall - ein formal und drucktechnisch korrektes Dokument mit möglichst geringem Aufwand zu erstellen und optional in einem Ablagesystem strukturiert aufzubewahren. Es kann sich um ein einzelnes Dokument oder einen Serienbrief handeln.

Hierbei wurde großer Wert darauf gelegt:

• dass einfach und zielsicher das geeignete Dokument gefunden bzw. die passende „Vorlage“ bestimmt werden kann,
• dass Daten, die bereits im System oder in Hintergrundsystemen vorhandenen sind, automatisch verwendet und nicht manuell eingegeben werden,
• dass die Erfassung zusätzlich notwendiger Daten einfach, effizient und plausibilisiert möglich ist,
• dass das erstellte Dokument auf verschiedene Arten ausgegeben werden kann (Papier, lokaler / zentraler Drucker, zentrale Poststraße, elektronisch Mail / Datei / Archivsystem).

Zum Gesamtsystem gehören auch geeignete, effizient nutzbare Komponenten für die Erstellung der „Vorlagen“ der Dokumente, die Verwaltung, die Konfiguration und den Betrieb des Gesamtsystems.

Das Korrespondenzsystem ist mandantenfähig und unterstützt ein Rollenkonzept. Jeder Mandant kann seine fachlichen Erfordernisse bezüglich der Dokumente und ihrer Organisation individuell abbilden. Einerseits wird damit je Mandant und Rolle eine optimierte Sicht auf die im System hinterlegten Informationen zur Erzeugung von Dokumenten geschaffen. Andererseits sind die zu erzeugenden Dokumente hinsichtlich des Mandanten individualisierbar. Zudem erhält jeder Nutzer die Möglichkeit, bevorzugte Einstiegspunkte - sogenannte Favoriten - festzulegen.

Neben den Anforderungen zur Individualisierbarkeit je Mandant gibt es auch Anforderungen bestimmte Vorgaben zentral treffen zu können. Diese gelten dann für alle Mandanten, Rollen und Nutzer gleichermaßen. Insbesondere betrifft dies zentrale Vorgabemöglichkeiten für Ausgabewege und Formate.

Beispielhaft sei hier die Vorgabe „Dokument basiert auf DIN A4 - oberer und unterer Rand 2 cm - linker Rand 2,5 cm - rechter Rand 1 cm“ genannt. Die Pflege zentraler Vorgaben soll mandantenübergreifend möglich sein. Zentrale Vorgaben benötigen einen besonderen Schutz gegen Veränderung. Die Einhaltung der Regeln wird für Layoutvorgaben über Schablonen und Listen mit erlaubten Fonts geprüft.