CIB webTom Anwenderhandbuch
Einführung
Überblick CIB correspondence System (CIB coSys)
Teilsystem Textorganisation
▸ Textorganisationsmodul (CIB webTom)
▸ MS Word AddIn CIB workbench
Allgemein
Das CIB correspondence System (CIB coSys) teilt sich in verschiedene Komponenten auf. Aus fachlicher Sicht kann man eine klare Trennung zwischen dem Textorganisationsbereich (linke untere Hälfte des Schaubildes) und dem Sachbearbeiter- oder Anwenderbereich (rechte untere Hälfte des Schaubildes) ziehen.
Wir konzentrieren uns in diesem Handbuch ausschließlich auf den Textorganisationsbereich. Dieser lässt sich weiter untergliedern in
- einen sehr operativen Bereich zur Vorlagenbearbeitung (Textorganisationspaket)
- und einen eher administrativen Bereich zur Vorlagenverwaltung (das Textorganisationsmodul – CIB webTom).
Das vorliegende Anwenderhandbuch beschreibt detailliert den hauptsächlich administrativen Teil des Textorganisationsbereiches.
Lassen Sie uns die Textorganisation genauer betrachten.
Teilsystem Textorganisation
Die Textorganisation fasst die fachlichen Arbeiten rund um die Bereitstellung von Vorlagen zusammen.
Vorlagen können neu hinzugefügt, bearbeitet und entfernt werden. Eine Vorlage kann eine beliebige „statische“ Datei (z.B. ein vorgefertigtes PDF Formular oder eine digitale Kopie eines Papierformulars) oder eine dynamische Vorlage (siehe unten) sein. Vorlagen müssen für den schnellen Zugriff in eine hierarchische Ordnerstruktur eingeordnet, Suchbegriffen zugeordnet und hinsichtlich der Verfügbarkeit und Sichtbarkeit für Mandanten und Rollen administriert werden. Dynamische Vorlagen müssen entwickelt, getestet und freigegeben werden. Die notwendigen Arbeiten können aus einer Hand kommen oder unter verschiedenen Verantwortungen geleistet werden.
CIB webTom ist zuständig für die administrativen Prozesse und die Definition der grundlegenden Dokumentvorlagenstrukturen.
Es ist als eine reine Browseranwendung konzipiert. Der Start erfolgt nach erfolgreicher Installation über ein Icon vom Arbeitsplatz (Desktop) des Textorganisators. Bei Bedarf kann der Aufruf des CIB webTom auch direkt in eine übergeordnete Anwendung verknüpft werden.
Mit Hilfe des CIB webTom können Vorlagen mit deren Bausteinpaketen, Berechtigungsstrukturen und Baumansichten und Hilfsobjekte, wie beispielsweise Datenschemata und Schriftenlisten administriert werden. Sie als Textorganisator bearbeiten inhaltlich einzelne Bausteine entweder direkt aus dem Textorganisationsmodul CIB webTom oder durch einen vorigen Vorlagen- und Paketexport mit einer MS Word Umgebung Ihres Arbeitsplatzes. Dort können Sie die das CIB workbench AddIn benutzen um Überarbeitungen vorzunehmen. Die inhaltlichen Änderungen importieren Sie dann in den CIB webTom zurück. Das Textorganisationsmodul CIB webTom verfügt außerdem über eine intelligente Freigabe- und Versionsverwaltung.Die CIB workbench ist ein AddIn für Microsoft Word zur Unterstützung der Entwicklung dynamischer CIB coSys Dokumentvorlagen. Sie dient bevorzugt als Werkzeug für Textorganisatoren.
Die CIB workbench kann auf mehrere Arten effektiv eingesetzt werden. Hier einige Möglichkeiten:
- Interaktive Unterstützung beim Einfügen von Feldanweisungen in einen Textbaustein.
- Modellierung von Textbausteinen über verschiedene Verzeichnisstrukturen.
- Daneben ist eine komplette Test- und Analyseumgebung für die CIB office Module (CoMod) enthalten.
- Import von Dateninformationen für die Erstellung eines Dokumentprojekts.
- Import/Export von Dokumentprojekten zur weiteren Verarbeitung, z.B. in eine Dokument-Management Systemumgebung.
- Syntaktische Prüfung von Dokumentprojekten.
- Optimierung der gespeicherten Dateigrößen ganzer Ablageverzeichnisse.
- Erzeugung von Reports eines Dokumentprojekts.
Die CIB workbench ermöglicht die komplette Dokumentprojekterstellung außerhalb der späteren Anwendung. Für einen optimalen Arbeitsablauf ist es sinnvoll, einen für das geplante Dokumentenprojekt ausreichenden Testdatenbestand vorzubereiten.
Der komplette Funktionsumfang ist im CIB workbench Anwenderhandbuch ausführlich beschrieben.