CIB webTom Anwenderhandbuch: Bestandsverwaltung - Navigation: Dynamische Vorlagen

CIB webTom Anwenderhandbuch

Benutzeroberfläche des Textorganisationsmoduls (CIB webTom)

Bestandsverwaltung - Navigation: Dynamische Vorlagen

Allgemein
Abschnitt „Allgemein“
Abschnitt „Textbausteinpakete“
Abschnitt „Beschreibung“
Abschnitt „Bereitstellung“
Abschnitt „Interview“
Abschnitt „Empfänger“
Abschnitt „Ansprechpartner“
Abschnitt „Unterzeichner“
Abschnitt „Entwurf“
Abschnitt „Workflow/Freigabeoptionen“
Abschnitt „Dokumenterstellung“

Allgemein

Eine dynamische Vorlage besteht meist aus festen und dynamischen, variablen Teilen, die über Textbausteine und Platzhalter organisiert werden. Die CIB office Module generieren daraus Dokumente, auch externe Daten können zur Laufzeit dazu gemischt werden. Zusätzlich besteht eine dynamische Vorlage immer aus weiteren beschreibenden Eigenschaften um die jeweilige Textbausteinauswahl, Datenversorgung, einen Erstellungsvorgang oder den richtigen Ausgabeprozess zu steuern.

Die Eingabe der Eigenschaften verteilt sich auf die Abschnitte „Allgemein“, „Dynamisch“, „Beschreibung“, „Bereitstellung“, „Interview“, „Empfänger“, „Ansprechpartner“, „Unterzeichner“, „Entwurf“, „Workflow/Freigabeoptionen“ und „Dokumenterstellung“.

Dynamische Vorlagen lassen sich wie in den folgenden Abbildungen gezeigt parametrisieren. Die roten Sterne hinter den Bezeichnungen kennzeichnen Pflichtfelder.

Zur dynamischen Vorlage gehört immer ein gleichnamiges Bausteinpaket, das zugehörige Dokumentpaket. Dieses enthält die vorlagenspezifischen Bausteine also Textinhalte der Vorlage. Allgemeine Bausteine oder Grafiken, die übergreifend für weitere dynamische Vorlagen zur Verfügung gestellt werden sollen, sind nicht vorlagenspezifisch und werden meist in das Zentral- oder Mandantpaket abgelegt.

Abschnitt „Allgemein“

Dynamische Vorlage: Abschnitt „Allgemein“

Im Abschnitt „Allgemein“ werden die Eigenschaften zusammengefasst, die alle Arten von Vorlagen (dynamische, statische, Papier) gemeinsam haben. Nachfolgend sind die Vorlageneigenschaften und ihre Bedeutung aufgelistet.

Attribut / Eingabefeld	Beschreibung
Bezeichner	Der Vorlagenbezeichner ist eindeutig pro Mandant. Es handelt sich hierbei um eine Kurzbezeichnung unter der eine Vorlage benannt ist. Es können nur alphanumerische Werte eingegeben werden. Der Vorlagenbezeichner kann vom Sachbearbeiter später auch als Suchbegriff benutzt werden. Vorlagen werden häufig über Nummernkreise organisiert (BSP. IFSVINT0001). IF = Individuelles Formular SV = Schriftverkehr INT = Intern 0001 = laufende Nummer
Name	Der Vorlagenname ist der sichtbare Teil einer Vorlage in der Baumansicht. In der Regel wird hinterlegt man dort die Langbezeichnung einer Vorlage unter der man sie in „sprechendem“ Text im System kennt. Auch der Vorlagenname kann vom Sachbearbeiter komplett oder in Teilen als Suchbegriff verwendet werden. Der Name ist eindeutig pro Mandant.
Guid	Die Guid ist einmalig im System für jede Vorlage vergeben. Anhand dieser Kennung können Vorlagen die z.B. in Vorgänge eingebunden sind identifiziert werden, auch wenn der „Bezeichner“ nachträglich geändert wird.
Beschreibung	Informations- und Bemerkungsfeld für den Textorganisator um die Vorlage zu beschreiben. Das Beschreibungsfeld steht ausschließlich dem Textorganisator zur Verfügung. Die Inhalte des Beschreibungsfeldes lassen sich über den Aktionsbereich suchen.
Status	Die Version einer Vorlage kann die folgenden Statuswerte annehmen. In Entwicklung (sichtbar nur mit der Rolle Textorganisator) Freigegeben zum Test (sichtbar zusätzlich mit der Rolle Tester) Freigegeben (sichtbar mit der Rolle Sachbearbeiter)

Abschnitt „Textbausteinpakete“

Im Abschnitt „Textbausteinpakete“ wird das Layout und ggf. eine Dokumentklasse ausgewählt.

Dynamische Vorlage: Abschnitt „Dynamisch“

Attribut / Eingabefeld	Beschreibung
Layout	Ein Layoutpaket bildet für die Vorlage das grundlegende Erscheinungsbild (z.B. Hoch- oder Querformat, Seitenränder, mit oder ohne Briefkopf u.v.a.m.). Das Layoutpaket ist verpflichtend anzugeben.
Dokumentklasse	An dieser Stelle erfolgt die Auswahl einer Dokumentenklasse. Bevor die Dokumentklasse ausgewählt werden kann ist es notwendig, dass sie zuvor angelegt wurde. Als Dokumentenklasse werden allgemeine Bausteine bezeichnet, die zu einem fachlichen Thema zusammengefasst werden können.

Abschnitt „Beschreibung“

Im Abschnitt „Beschreibung“ legen Sie weitere Eigenschaften ab.

Attribut / Eingabefeld	Beschreibung
Versionsbezeichnung	Hinweise zur jeweiligen Version.
Nutzungshinweise	Der Textorganisator kann dem Sachbearbeiter Hinweise einstellen, die dieser nach der Auswahl über die Baumansicht angezeigt bekommt. Hier kann zum Beispiel darauf hingewiesen werden, dass der Sachbearbeiter ein Formblatt als Anlage hinzufügen sollte.
Suchbegriffe	Schlag-, bzw. Schlüsselwerte als Suchbegriffe zu denen zusätzlich gesucht werden kann.
UserID verantwortliche Person	Die Benutzerkennung des für die Vorlage verantwortlichen Textorganisators.
Name verantwortliche Person	Name einer Person, die bei technischen/fachlichen Fragen kontaktiert werden kann.
Verantwortliche Org.-Einheit	Abteilung, die bei fachlichen Fragen kontaktiert werden kann.

Abschnitt „Bereitstellung“

Im Abschnitt „Bereitstellung“ können Sie Gültigkeiten einer Vorlagenversion definieren.

Attribut	Beschreibung
Gültig ab	Die Version der dynamischen Vorlage ist für den Sachbearbeiter erst ab diesem Stichtag zu nutzen. Ein vor dem Stichtag gewählter Zeitpunkt lässt keinen Zugriff auf die Vorlagenversion zu.
Gültig bis	Die Version der dynamischen Vorlage ist nach Ablauf des Datums für den Sachbearbeiter nicht weiter nutzbar. Die Vorlage bleibt weiterhin in der Baumansicht sichtbar.
Bereitstellen ab	Die Version der dynamischen Vorlage wird erst ab dem hier definierten Zeitpunkt in der Baumansicht sichtbar.
Bereitstellen bis	Die Version der dynamischen Vorlage wird bis zu dem hier definierten Zeitpunkt in der Baumansicht sichtbar.
Releasefilter	CIB coSys verfügt über eine integrierte Deploymentfunktionalität („Staging“), die es erlaubt, zentrale freigegebene Dokumentvorlagen zu exportieren und auf einem anderen CIB coSys System für andere Anwender bereitzustellen. Mit dem Attribut Releasefilter wird festgelegt, welche Mindestversion der Datenservices auf einem Zielsystem notwendig ist, um diese Vorlage nutzten zu können. Der Releasefilter kann nur über die Rolle „zentraler Textorganisator (ZTO)“ geändert werden.

Abschnitt „Interview“

Der Abschnitt „Interview“ bietet die Möglichkeit das Verhalten der dynamischen Vorlage in den Anwendermasken des Sachbearbeitermoduls zu steuern.

Attribut / Eingabefeld	Beschreibung
Vorlagenverwendung als	Einzelbrief Die Vorlage kann ausschließlich als Einzelbrief verwendet werden. Serienbrief Die Vorlage kann nur Serienbrief verwendet werden. Einzelbrief und Kleinserie Die Vorlage kann sowohl als „Einzelbrief“ als auch als „Kleinserienbrief“ verwendet werden. Kleinserie Die Vorlage kann nur als Kleinserienbrief verwendet werden.
Datenselektion über	Die Art des Einstiegs in die Vorlage wird hierüber bestimmt, die nachfolgenden Auswahlmöglichkeiten sind erlaubt: Kontonummer Pflicht Nur die Eingabe einer Kontonummer ist verpflichtend erlaubt. Kundennummer Pflicht Nur die Eingabe einer Kontonummer ist verpflichtend erlaubt. Beide zulässig, eines Pflicht Die Eingabe einer Kundennummer und Kontonummer wird zugelassen, wobei aber mindestens eine Eingabe entweder im Feld „Kundennummer“ oder „Kontonummer“ erfolgen sollte. Beide zulässig, keines Pflicht Es wird eine Eingabe einer Kundennummer und Kontonummer zugelassen, ohne dass die jeweilige Eingabe Pflicht ist. Beide erforderlich Eine Eingabe einer Kontonummer und Kundennummer ist Pflicht.
CSV-Datenquelle	CSV Datenquellen definieren ein Datenschema, das für Serienbriefe benötigt werden. Hier wird eine dafür definierte CSV Datenquelle ausgewählt.
Datenquelle	Diese Datenquelle definiert das Datenschema, das für Einzelbriefe und Kleinserien benutzt wird. Dies kann beispielsweise ein Datenservice sein der zur Verfügung gestellt wird um dynamische Vorlagen mit Werten zu versorgen.
Zeige Interview-Reiter R Empfänger R Partner R Ansprechpartner R Unterzeichner R Restdatenerfassungsmaske	Aktivierbare Optionen mit denen die Menge der angezeigten Eingabemasken bestimmt werden kann. Zeigt dem Sachbearbeiter Empfängerdaten des Kunden an, die über Kunden- oder Kontonummer ermittelt wurden. Ermöglicht die Auswahl oder Eingabe von Partnerdaten, die häufig bei Schreiben an Dritte benötigt werden. Zeigt dem Sachbearbeiter die Ansprechpartnerdaten an und lässt einen Ansprechpartnerwechsel zu. Bietet dem Sachbearbeiter die Möglichkeit Unterzeichner auszuwählen. Zeigt die für die Eingabe von variablen Platzhaltern / Variable des ausgewählten Formulars.

Weiterführende Hinweise zur Partnerverwaltung

Die Partnermaske im Sachbearbeitermodul CIB webdesk dient nicht nur zur Auswahl eines bestehenden Partners für das zu erzeugende Dokument, sondern wird auch für die Anlage neuer Kontaktdaten sowie für Änderungsmaßnahmen bestehender Partnerdaten benötigt. Die Partnermaske verfügt über eine qualifizierte Suche im Bestand des Mandanten. Komplette Datenbestände können auch als Serviceleistungen von CIB in das System importiert werden. Die Datenbestände sind nicht mandanten-übergreifend nutzbar.

Die Angaben von Partnerdaten werden oftmals für Schreiben an Dritte benötigt. Wenn z.B. der Kunde einer Bank nicht nur ein Konto eröffnet, sondern gleichzeitig auch noch einen Bausparvertrag abschließt, könnte dieser Anwendungsfall in einem Vorgang erstellt werden und an Kunden als auch Bausparkasse gleichermaßen erzeugt werden.

Um dem Sachbearbeiter die Möglichkeit zu geben auf den Partnerbestand zuzugreifen sollte im CIB webTom die Option Zeige Interview-Reiter „Partner“ angehakt werden, wie in der nächsten Abbildung zu sehen ist.

Dynamische Vorlage: Abschnitt „Zeige Interview-Reiter“

Die Benutzung der Partnerverwaltung im CIB webdesk ist ausführlich im „CIB webdesk Anwenderhandbuch CIB coSys“ unter dem Punkt „Partner“ beschrieben.

Abschnitt „Empfänger“

Dynamische Vorlage: Abschnitt „Empfänger“

Attribut / Eingabefeld	Beschreibung
Standardanschrift	Angabe der Anschrift an der die Vorlage standardmäßig adressiert werden soll, mit folgenden Auswahlmöglichkeiten: Versandanschrift Hauptanschrift Terminanschrift Grundsätzlich liefern Datenservices eine Hauptanschrift für die Beschaffung von Adressdaten zurück. Zusätzlich besteht die Möglichkeit am Kundenstamm Versand-, oder zeitlich gebundene Anschriften, hier Terminanschrift, zu hinterlegen. Sofern vorhanden, liefert der Datenservice diese dann vorrangig, sofern die Einstellung Terminanschrift gewählt. Hier wird die Logik Termin -> Versand -> Hauptanschrift berücksichtigt. Sofern abweichend von dieser Logik z.B. immer die Hauptanschrift greifen soll, kann das über das o.g. Feld gelöst werden.
Anschriftauswahl ändern	Aktivierbare Option, die das Ändern der Anschriftenauswahl (Haupt-/Versand-/Terminanschrift) möglich macht.
Inhalte der Anschrift ändern	Aktivierbare Option, die die Inhaltsänderung der Anschrift möglich macht.
Vorausverfügung	Auswahl einer Vorausverfügung für die Vorlage, die nachfolgende Auswahlmöglichkeiten beinhaltet: --- Nicht nachsenden! Bei Umzug mit neuer Anschrift zurück!
Versandform	Bestimmung der Versandart für die Vorlage, die nachfolgende Auswahlmöglichkeiten beinhaltet: --- Einschreiben Einschreiben mit Rückschein Einschreiben Einwurf Einschreiben eigenhändig Expressbrief
Versandvermerk	Bestimmung des Versvermerks für die Vorlage, die nachfolgende Auswahlmöglichkeiten beinhaltet: --- Persönlich/Vertraulich Hauspost An die Eltern des Kindes An die Eltern von Durch Boten Eigenhändig Geschäftsleitung Per Fax An den Erziehungsberechtigten des Kindes An den Erziehungsberechtigten von Per Fax vorab

Beispiel: Befüllen und Verwenden der Felder Vorausverfügung, Versendungsform und Versendungsvermerk

Unter Verwendung eines passenden Textbausteins können diese Informationen in der Zusatz- und Versandvermerkzone eines Anschriftenfeldes ausgegeben werden:

Dynamische Vorlage: Zusatz- und Versandvermerke im Anschriftenfeld des Ergebnisdokuments

Dynamische Vorlage: Verwenden der Variablen aus der Datenquelle für Adressbereich

Hierfür ist es notwendig innerhalb eines Bausteins mit Hilfe der CIB workbench die Variablen „Adresszeile 1“ bis „Adresszeile 3“, in unserem Fall die gelb markierten Variablen, zu benutzen.

Abschnitt „Ansprechpartner“

Dynamische Vorlage: Abschnitt „Ansprechpartner“

Attribut / Eingabefeld	Beschreibung
1. vorbelegter Ansprechpartner	Bestimmung des ersten Ansprechpartners für die Vorlage, die nachfolgende Auswahlmöglichkeiten beinhaltet: Kein Wert ausgewählt Sachbearbeiter Vermögensberater Angemeldeter Benutzer 6. Berater 7. Berater Kundenbetreuer
2. vorbelegter Ansprechpartner	Bestimmung des zweiten Ansprechpartners für die Vorlage, die nachfolgende Auswahlmöglichkeiten beinhaltet: Kein Wert ausgewählt Sachbearbeiter Vermögensberater Angemeldeter Benutzer 6. Berater 7. Berater Kundenbetreuer
3. vorbelegter Ansprechpartner	Bestimmung des dritten Ansprechpartners für die Vorlage, die nachfolgende Auswahlmöglichkeiten beinhaltet: Kein Wert ausgewählt Sachbearbeiter Vermögensberater Angemeldeter Benutzer 6. Berater 7. Berater Kundenbetreuer
4. vorbelegter Ansprechpartner	Bestimmung des vierten Ansprechpartners für die Vorlage, die nachfolgende Auswahlmöglichkeiten beinhaltet: Kein Wert ausgewählt Sachbearbeiter Vermögensberater Angemeldeter Benutzer 6. Berater 7. Berater Kundenbetreuer
Ansprechpartnerauswahl verbieten	Aktivierbare Option, mit der bestimmt werden kann, ob der Sachbearbeiter die vorbelegten Ansprechpartner ändern kann, sprich Ansprechpartner löschen, hinzufügen oder ein Ansprechpartnerprofil speichern kann.
Kundenstamm-Arbeitsplätze herausfiltern	Aktivierbare Option, mit der bestimmt werden kann, ob der Sachbearbeiter die Ansprechpartner darauf filtern kann, dass nur die vom Benutzer definierten Ansprechpartner im CIB webdesk angezeigt werden. Angehakt bedeutet, der Sachbearbeiter bekommt nur die benutzerdefinierten Ansprechpartner angezeigt. Nicht angehakt bedeutet, der Sachbearbeiter bekommt auch die am Kunden administrierten Ansprechpartner angezeigt.
Ansprechpartnerdaten	Filialdaten am Kunden Organisationseinheit angemeldeter Benutzer Filialdaten am ausgewählten Ansprechpartner
Ansprechpartnerdatenauswahl verbieten	Aktivierbare Option, mit der bestimmt werden kann, ob der Sachbearbeiter die vorbelegten Ansprechpartnerdaten ändern kann, sprich im CIB webdesk im Feld „Ansprechpartnerdaten“ eine andere Option wählen als die durch den Textorganisator voreingestellte.

Abschnitt „Unterzeichner“

Dynamische Vorlage: Abschnitt „Unterzeichner“

Attribut / Eingabefeld	Beschreibung
Benutzerspezifische Unterzeichner nicht einstellen	Wird diese Checkbox angehakt, werden die Unterschriften anhand der ausgewählten Ansprechpartner vorbelegt. Wenn nicht, werden die Unterschriften anhand der vom Benutzer gespeicherten Ansprechpartner vorbelegt sofern ein Unterzeichnerprofil vorhanden ist. Wenn für den angemeldeten Benutzer kein Unterzeichnerprofil gespeichert ist, werden die Unterzeichner anhand der ausgewählten Ansprechpartner vorbelegt.
Unterschrift(en) erforderlich	Aktivierbare Option, mit der bestimmt werden kann, ob eine Unterschrift zwingend erforderlich ist. Wird diese Option angehakt ist im Sachbearbeitermodul die Auswahl „Keine“ nicht vorhanden.
Unterschriften	Bestimmung der eventuell erforderlichen Unterschriften für die Vorlage, die nachfolgende Auswahlmöglichkeiten beinhaltet: Keine Links Links/Rechts Rechts/ Links Bei Auswahl Links/Rechts als auch Rechts/Links werden 2 Unterschriften erwartet. Die Auswahl steuert bei elektronischen Benachrichtigungen in Verbindung mit Faksimileunterschriften die Reihenfolge der Benachrichtigungen. Bei Rechts/Links werden zunächst der Rechtsunterzeichner und dann erst der Linksunterzeichner benachrichtigt. Bei Links/Rechts genau anders herum. 3 Unterschriften 4 Unterschriften Hinweis: Wie Grafiken eingebunden und verwendet werden können ist in Kapitel 5.9.2 Signaturpaket zusätzlich bearbeiten – Faksimileunterschriften implementieren beschrieben.
Unterschriften ändern	Aktivierbare Option, mit der bestimmt werden kann, ob der Sachbearbeiter die getroffene Auswahl unter „Unterschrift“ ändern darf. Ist diese Option angehakt, ist die Auswahlliste änderbar.
Faksimile	Vorbelegbare Auswahl ob Faksimiles (Signaturen) im Sachbearbeitermodul angegeben werden können/müssen: Erforderlich Bei Auswahl „Erforderlich“ ist die Auswahl im Sachbearbeitermoldul mit „Ja“ vorbelegt und nicht änderbar. Optional Bei Auswahl „Optional“ ist die Auswahl im Sachbearbeitermoldul mit „Nein“ vorbelegt und änderbar. Gesperrt Bei Auswahl „Gesperrt“ ist die Auswahl im Sachbearbeitermoldul mit „Nein“ vorbelegt und nicht änderbar. Optional+vorbelegt Bei Auswahl „Optional+vorbelegt“ ist die Auswahl im Sachbearbeitermoldul mit „Ja“ vorbelegt und änderbar.

Abschnitt „Entwurf“

Dynamische Vorlage: Abschnitt „Entwurf“

Attribut / Eingabefeld	Beschreibung
Lokales Speichern zulässig	Aktivierbare Option, mit der festgelegt werden kann, ob der Bearbeiter das Ergebnisdokument als Kopie lokal auf das Dateisystem speichern kann.
Eigenschaften Sichtbarkeit	Vorbelegbare Auswahl für den Entwurfsspeicher im CIB coSys (datenbankgesteuert). nur für Ersteller Nur der angemeldete Bediener kann auf den Entwurf zugreifen. genau für Ersteller und Vertreter Nur der angemeldete Bediener und die Vertreter können auf den Entwurf zugreifen. mit benutzerdefinierter Sichtbarkeit erlauben Der Anwender hat die Auswahl welche Personenkreise auf den Entwurf zugreifen dürfen. verbieten Es dürfen keine Entwürfe abgespeichert werden. Entwürfe werden benutzt um Ergebnisdokumente zwischen zu speichern um diese zu einem späteren Zeitpunkt zu weiteren Bearbeitung wieder aufzurufen.
Unterschriftsreifer Entwurf	Aktivierbare Option die bei Anhaken erlaubt, dass ein Dokument auch ohne finale Freigabe ohne Wasserzeichen ausgedruckt werden kann. Hinweis: Diese Eigenschaft wirkt sich nur bei Einzelbriefen aus – Serien- und Kleinserienbriefe, Bündel bzw. gestapelte oder gebündelte Dokumente sind hiervon nicht betroffen.

Abschnitt „Workflow/Freigabeoptionen“

Dynamische Vorlage: Abschnitt „Workflow/Freigabeoptionen“

Attribut / Eingabefeld	Beschreibung
Freigabetyp	Bestimmung durch welche Benutzerrolle eine Vorlage freigegeben werden darf, häufig wird ein 4-Augen-Prinzip damit verbunden, mit folgenden Auswahlmöglichkeiten: Kein Workflow Es wird kein Freigabeworkflow benötigt für die Freigabe eines Dokuments, der Ersteller darf das Dokument final freigeben und endverarbeiten. Freigabe durch Unterzeichner Es werden die Freigaben der Personen erwartet, die als Unterzeichner ausgewählt sind. Freigabe durch angegebene Aufgabenverteiler oder Benutzer Es kann ein Benutzer oder Benutzerkreis definiert werden, der für die Freigabe benötigt wird.
User-ID/ Aufgabenverteiler 1	ID oder Aufgabenverteiler der als erster ein Dokument freigeben sollte, falls ausgefüllt
2. User-ID/ Aufgabenverteiler 2	ID oder Aufgabenverteiler der als zweiter ein Dokument freigeben sollte, falls ausgefüllt
3. User-ID/ Aufgabenverteiler 3	ID oder Aufgabenverteiler der als dritter ein Dokument freigeben sollte, falls ausgefüllt
4. User-ID/ Aufgabenverteiler 4	ID oder Aufgabenverteiler der als vierter ein Dokument freigeben sollte, falls ausgefüllt

Zum besseren Verständnis: Wird die Option „Freigabe durch angegebene Rolle oder Benutzer“ gewählt, dann werden bei der Freigaberegelung alle eingetragenen Rollen zur finalen Freigabe abgearbeitet. Wird hingegen die Auswahl „Freigabe durch Unterzeichner“ getroffen, so orientiert sich die Freigaberegelung an allen eingetragenen Unterzeichnern, die bei der Vorlage im Sachbearbeitermodul CIB webdesk angegeben werden.

Abschnitt „Dokumenterstellung“

Dynamische Vorlage: Abschnitt „Dokumenterstellung“

Attribut / Eingabefeld	Beschreibung
Dynamischer Dokumentname	Definition eines Dokumentnamens der im CIB Sachbearbeiter-Modul zur Archivierung oder zur Ablage in der Stapel-/Bündelliste genutzt werden kann. Hierbei können auch Platzhalter für Vorlagenname, Vorlagenbezeichnung, Kundennummer, Kontonummer, Erstelldatum verwendet werden. Weitere Hinweise finden sich unter 5.3.2.11.1 Dynamischer Dokumentname
Archivierung	Die Ausgabe des Ergebnisdokuments an ein elektronisches Archivsystem wird mit einer der folgenden Auswahlmöglichkeiten festgelegt: Erforderlich Optional Gesperrt Optional+vorbelegt
Ablageschlüssel	Definition eines passenden Ablageschlüssels. Hier können nur Werte ausgewählt werden, wenn das Ergebnisdokument an das Archivsystem übergeben werden kann (siehe „Ausgabe an Archiv“). Üblicherweise werden über Ablageschlüssel Klassifizierungen innerhalb des Archivsystems gesteuert.
Archivierungsstatus	Diese Eigenschaft legt fest ob Dokumente im Status „aktiv“ oder „inaktiv“ archiviert werden. Aktive Dokumente haben eine wesentlich längere Vorhaltezeit im Archiv zur Folge was Auswirkungen auf die Hardwareressourcen hat. Hierfür stehen folgende Optionen zur Auswahl: Inaktiv Aktiv
Druck über Bestellwesen	Diese Option beeinflusst den Druck über das Bestellwesen. Es gibt folgende Auswahlmöglichkeiten: Erforderlich Optional Gesperrt Optional+vorbelegt Hinweis: Der Druck über das Bestellwesen kann nur in Verbindung mit der Serienbrieferzeugung erfolgen. Dabei wird ein aufbereitetes gebündeltes PDF Dokument über einen Bestellvorgang angefordert um es dann über einen Drucker im Haus des Mandanten auszudrucken.
Druckprofil	Hier kann der Vorlage ein Druckprofil zugeordnet werden. Wie man dieses anlegt ist unter Punkt 5.3.7.5 „Druckprofil“ detailliert beschrieben.
Zentraler Druck und Postversand	Das Ergebnisdokument wird an eine zentrale Druckstraße bereitgestellt. Auswahlmöglichkeiten: Erforderlich Optional Gesperrt Optional+vorbelegt
Lokaler Druck	Das Ergebnisdokument wird auf einem lokalen Drucker beim Mandanten ausgegeben. Es gibt folgende Auswahlmöglichkeiten: Erforderlich Optional Gesperrt Optional+vorbelegt
Email	Das Ergebnisdokument kann mit nachfolgenden Auswahlmöglichkeiten per E-Mail versendet werden: Erforderlich Optional Gesperrt Optional+vorbelegt
Eintrag in Kontaktmanagement	Diese Ausgabe steuert den Eintrag als Kontakt in einem CRM System. Hierfür stehen folgende Optionen zur Auswahl: Erforderlich Optional Gesperrt Optional+vorbelegt
Thema Kontakteintrag	Die Themen des Kontaktes sind individualisierbar. Aktuell sind Schablonennummern vorgegeben.
RTF herunterladen	Diese Eigenschaft legt fest ob das erzeugte Dokument im Sachbearbeitermodul CIB webdesk als RTF-Datei abgespeichert werden kann um dann nachträglich außerhalb des CIB coSys Systems weiterbearbeitet zu werden.
Verzögerte Ausgabe erlaubt	Die Nachverarbeitung eines Ergebnisdokuments wird erst nach Ablauf einer definierten Nachverarbeitungszeit gestartet.
Ausgabe als PDF	Diese Eigenschaft legt fest ob das erzeugte Dokument im Sachbearbeitermodul CIB webdesk als PDF Datei exportiert und gespeichert werden kann.
Ausfertigungsprofil	Ein Ausfertigungsprofil steuert drei Eigenschaften: - die Anzahl der Exemplare pro Ausfertigung - die Kanalsteuerung (Ausgabeweg) pro Ausfertigung - die Druckerschachtsteuerung, welcher Druckerschacht pro Ausfertigung angesteuert werden soll (gilt nur für die lokale Druckausgabe).
Wiedervorlage	Diese Eigenschaft legt fest ob der Vorlage eine Wiedervorlagenschablone zugeordnet werden kann/muss. Erforderlich Optional Gesperrt Optional+vorbelegt
Wiedervorlagenschablone	Diese Eigenschaft legt die zugrundeliegende Wiedervorlageschablone fest. Hierüber wird der Zeitraum in Tagen definiert wann eine Wiedervorlage fällig wird. Wiedervorlagenschablonen werden zunächst über das Register „Neu -> Wiedervorlageschablonen“ erstellt und an dieser Stelle zugeordnet. Eine genaue Beschreibung findet sich in Kapitel 5.3.7.8.2 Abschnitt „Wiedervorlage"
Wiedervorlagedatum änderbar	Das über die Wiedervorlageschablonen vorgegebene Datum kann vom Anwender geändert werden.
Textnachbearbeitung	Aktivierbare Option, mit der bestimmt werden kann, ob eine Textnachbearbeitung möglich ist.
Dokument nicht stapelbar	Aktivierbare Option, mit der festgelegt werden kann, ob der Sachbearbeiter die Vorlage als Dokument auf die Stapelliste setzen kann.
Vorschau	Die Eigenschaft steuert ob das Ergebnisdokument final in einem Vorschaumodus angezeigt wird. Erforderlich Optional Gesperrt Optional + vorbelegt
Fassung	Die gültige Fassung einer Vorlage.

Sind alle Eigenschaften vergeben speichern Sie Ihre Daten mit der Schaltfläche . Sollten noch Pflichtfelder unausgefüllt sein, erscheint folgende Maske.

ACHTUNG: Mit Klick auf „OK“ verwerfen Sie alle eingegeben Daten, Abbrechen führt Sie zurück in die Maske.

Hinweisdialog ungespeicherte Änderungen

Dynamischer Dokumentname

Innerhalb des Bereichs für die Dokumenterstellung gibt es eine Möglichkeit den Dokumentnamen vor zu belegen. Dieser wird bei einer gewählten Archivierung des Dokuments genutzt oder bei einer Bündelung des Dokuments auf der Stapelliste.

Dynamische Vorlage: Abschnitt „Dokumenterstellung -> Attribut Dokumentname I“

Dieses Feld umfasst maximal 500 Zeichen und kann nicht nur feste Bezeichnungen aufnehmen. Vielmehr bietet es die Möglichkeit Platzhalter für Vorlagenname, Vorlagenbezeichnung, Kundennummer, Kontonummer, Erstelldatum anzugeben.

Die Platzhalter lassen sich ideal über die CIB workbench einfügen. Die genauen Arbeitsschritte entnehmen Sie dem CIB workbench Leitfaden.

Dynamische Vorlage Abschnitt Dokumenterstellung Attribut Dokumentname 2

In der Restdatenerfassung des Sachbearbeitermoduls CIB webdesk setzt sich der Dokumentname aus Vorlagenname und Erstelldatum zusammen sofern dieser nicht mit Hilfe des Feldes dynamischer Dokumentname überschrieben wird. Der Dokumentname ist ausschließlich eine Vorbelegung und kann vom Sachbearbeiter überschrieben werden.