Die Verwendung von Dokumentvorlagen und Bausteinpaketen wird über Gültigkeitszeiträume und der Angabe diverser Bereitstellungsdaten gesteuert.

Eine Dokumentvorlage (bestehend aus der Beschreibung und den Dokumentpaketen) ist für Anwender (Sachbearbeiter) immer nur innerhalb eines fest vorgegebenen Gültigkeitszeitraums verfügbar. Mit Hilfe des Bereitstellungdatums kann die Benutzung weiter eingeschränkt werden. In der Regel stimmt das Bereitstellungsdatum mit dem Beginn des Gültigkeitszeitraums überein, kann aber grundsätzlich innerhalb des Gültigkeitszeitraums verschoben werden.

Bevor ein Anwender die Vorlage also benutzen kann, muss sich das aktuelle Datum innerhalb des Gültigkeitszeitraums befinden und mindestens das Bereitstellungsdatum erreicht haben. Ein Textorganisator oder Tester ist zu Test- und zur Qualitätssicherungszwecken von diesen Bedingungen ausgenommen.

Hinweis: Ein allgemeines Bausteinpaket hat offene Gültigkeitszeiträume. Das heißt, es wird der Beginn eines Gültigkeitszeitraums festgelegt, aber kein Ende. Dadurch ist gewährleistet, dass zu jedem Zeitpunkt ein allgemeines Bausteinpaket verfügbar ist.