Jede Änderung an Vorlagen und Bausteinpaketen resultiert in einer neuen Version und einem neuen jeweils eigenen Satz an Vorlagenattributen (Gültigkeitszeitraum, Freigabestatus, Bearbeiterhinweise, Druckoptionen). Beziehen sich die Änderungen ausschließlich auf die Vorlagenattribute, so führen sie nur dann zu einer neuen Version, wenn der aktuelle Status des Objekts „Freigegeben“ ist.

Hinweis: Grundsätzlich können Anwender nur freigegebene Versionen benutzen.

Es können verschiedene Versionen einer Vorlage freigegeben sein, wobei jede Version für einen anderen Gültigkeitszeitraum vorgesehen ist. Somit kann man Versionen auch als verschiedene Varianten einer Dokumentvorlage interpretieren.

Das Verständnis für den Zugriff auf Vorlagen und Pakete ist für Textorganisatoren immanent wichtig:

Anwender (Sachbearbeiter) erhalten innerhalb des relevanten Gültigkeitszeitraums (unter Berücksichtigung des Bereitstellungsdatums) stets die darin gültige neueste und freigegebene Version einer Vorlage und seiner Pakete. Die neueste Version innerhalb eines Gültigkeitszeitraums ist nicht zwangsläufig die neueste Version einer Vorlage!

Abruf von Versionen

Der Zugriff auf eine Dokumentvorlage über die Baumansicht liefert grundsätzlich die neueste Version für den aktuellen Gültigkeitszeitraum (in der Regel das aktuelle Tagesdatum).

Wenn auf eine bestimmte Version zugegriffen werden muss, wählt man im Textorganisationsmodul zuerst die Vorlage und wechselt dann auf der rechten Seite (Detailbereich) in den Menü mit der Liste aller Versionen.

Freigabe einer Version

Aus Vorlagen werden mittels CIB webdesk interaktiv und mittels CIB darkdesk ohne Benutzereingriffe Dokumente. Zuvor müssen die entsprechenden Vorlagenversionen freigegeben werden.

Der Textorganisator kann im Textorganisationsmodul Vorlagenversionen für CIB darkdesk freigeben. Darüber hinaus kann er alle Arten von Paketen und Zusatzdateien (Datenquelle, Schriftlisten) freigeben. Die Freigabe für CIB webdesk hingegen kann nur ein Tester für Vorlagen mit dem Status „Freigegeben für Test“ innerhalb von CIB webdesk erteilen.

Der Textorganisator und Tester sollte sicherstellen, dass bei der Freigabe einer Vorlage auch alle von dieser Vorlage benötigten allgemeinen Bausteinpakete, das ausgewählte Layoutpaket und die verwendeten Zusatzdateien (Schriftenliste, Datenquelle) freigegeben sind.