Mit dem einheitlichen Datenformat-Standard ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland) können elektronische Rechnungen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung schnell, komfortabel und einfach ausgetauscht werden. Durch den Standard ist der Austausch ohne vorherige Absprachen möglich.

Der ZUGFeRD-Standard basiert auf der Rechnung im PDF/A3 Format, in die eine XML-Datei mit Namen „ZUGFeRD-invoice.xml“ eingebettet ist. Diese XML-Datei enthält die Rechnungsparameter, die für das jeweilige ZUGFeRD-Profil erforderlich sind.

Es gibt die Versionen ZUGFeRD 1.0 bis ZUGFeRD 2.1. Hierbei ist zu beachten, dass die Versionen zwar ineinander überführbar, jedoch nicht vollständig kompatibel sind.

Es gibt die Profile BASIC, COMFORT/EN16931 und EXTENDED.

Das Basic-Profil reduziert die Anforderungen an die Übermittlung strukturierter Daten, um vom Aufbau her einfachste Rechnungen abbilden zu können. Die für die Buchung sowie die Einleitung des Zahlungsverkehrs erforderlichen Daten stehen in strukturierter Form zur Verfügung. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um Kopf- und Fußdaten sowie reduzierte Positionsdaten.

Im Comfort-Profil können alle Daten in strukturierter Form übermittelt werden, die für eine überwiegende Zahl versendeter Rechnungen eine automatisierte, systemgestützte Rechnungsbearbeitung auf Empfängerseite zu ermöglichen. Unterstützt werden dabei insbesondere die Prozesse Buchung, Zahlung und Rechnungsprüfung. Ab ZUGFeRD Version 2.0, entspricht das Comfort-Profil zudem dem europaweiten EN16931 Standard. Das Profil wurde dementsprechend in EN16931 umbenannt.

Im Extended-Profil werden alle im ZUGFeRD-Datenmodell abgebildeten Daten in strukturierter Form bzw. als qualifiziertes Textfeld abgebildet. Die Auswahl der tatsächlich verwendeten Datenfelder hängen von dem jeweiligen Geschäftsprozess ab. Damit deckt das Extended-Profil die branchenübergreifenden Anforderungen an den strukturierten Rechnungsdatenaustausch möglichst vollständig ab.

Damit ist eine automatische Verarbeitung von Eingangsrechnungen möglich ohne dass eine erneute Datenerfassung erforderlich ist.

Mehr Informationen zu ZUGFeRD finden Sie auf der Website von FeRD, http://www.ferd-net.de/.