CIB webdesk Anwenderhandbuch
Einführung
Überblick CIB correspondence System (CIB CoSys)
Teilsystem Sachbearbeitung - Textorganisationsmodul
Sachbearbeitermodul (CIB webdesk)
Allgemein
Das gesamte CIB correspondence System (CIB coSys) teilt sich in verschiedene Komponenten auf. Aus fachlicher Anwendersicht kann man eine klare Trennung zwischen dem Textorganisationsbereich (linke obere Hälfte des Schaubildes) und dem Sachbearbeiter- oder Anwenderbereich (rechte obere Hälfte des Schaubildes) ziehen.
Das vorliegende Anwenderhandbuch beschreibt detailliert Bereich für die Sachbearbeitung.
Teilsystem Sachbearbeitung - Textorganisationsmodul
Die Textorganisation fasst die Arbeiten rund um die Bereitstellung von Vorlagen zusammen.
Vorlagen können hinzugefügt und wieder entfernt werden. Eine Vorlage kann eine beliebige „statische“ Datei sein oder eine dynamische Vorlage (siehe unten). Vorlagen müssen in eine Ordnerstruktur eingeordnet, Suchbegriffen zugeordnet und hinsichtlich der Verfügbarkeit und Sichtbarkeit für Mandanten und Rollen administriert werden. Dynamische Vorlagen müssen entwickelt, getestet und freigegeben werden. Die notwendigen Arbeiten können aus einer Hand kommen oder unter verschiedenen Verantwortungen geleistet werden.
Sachbearbeitermodul (CIB webdesk)
CIB webdesk ist eine Internetanwendung, die auf Vordrucke und auf Datenquellen auf Servern bzw. den Host zugreift, und die in den Mandanten vorhandenen Replikationsdienste nutzt.
Zur Erstellung von Dokumenten auf Basis von Vordrucken steht der direkte und voll integrierte Aufruf der Applikationen CIB office Module, Word, Excel, Acrobat Reader, Internet Explorer (inkl. Sprungziel), und beliebiger Runtimeanwendungen zur Verfügung
CIB webdesk eignet sich sowohl zur Erstellung von Individualkorrespondenz, basierend auf mandantspezifisch festgelegten Vorlagen (z.B. Briefbogen), als auch zur Befüllung von Formularen. Die mit CIB webdesk erstellten Dokumente können ausgedruckt, im Dateisystem gespeichert und in der jeweiligen Zielanwendung nachbearbeitet werden.
CIB webdesk bietet die Möglichkeit auf mandantenindividuelle Daten (z.B. auf Datenbanken oder Daten aus einem Directory-Server) zuzugreifen und diese in die zu erstellenden Dokumente zu übernehmen. Dadurch können Zieldokumente effizient und mit geringer Fehlerwahrscheinlichkeit generiert werden.
Die Anwendung ist so konzipiert, dass der Anwender grundsätzlich immer einen Gesamtdokument-Vordruck auswählt. Welche Spielräume dieser dem Anwender gewährt, wurde vorher durch den Textorganisator festgelegt. Diese Festlegungen beziehen sich auf die Regeln und Plausibilitäten, die den Anwender bei der Benutzung der Vordrucke mehr oder weniger stark einschränken. Der Textorganisator kann einen Vordruck so starr gestalten, dass der Sachbearbeiter keine Änderungen vornehmen kann bzw. muss. Ein solcher Vordruck entspräche 1:1 dem erstellten Ergebnisdokument. Ein Gesamtdokument-Vordruck kann durch den Textorganisator auch so gestaltet sein, dass der Sachbearbeiter damit viele unterschiedliche Ergebnisdokumente mit verschiedenem Inhalt und Layout erstellen kann.
Dieses Konzept stellt eine flexible Struktur sicher, die es einerseits ermöglicht den unterschiedlichen Handhabungen und Einsatzgebieten von CIB webdesk, die von Mandant zu Mandant variieren, gerecht zu werden. Darüber hinaus wird den unterschiedlichen Geschäftsvorfällen innerhalb eines Mandanten Rechnung getragen, indem die Komplexität und der Aufbau der Gesamtdokument-Vordrucke individuell festgelegt werden kann. Die Mitarbeiter werden bei der Suche, Auswahl und Nutzung aller verfügbaren Vordrucke unterstützt. Vordrucke in elektronischer Form können direkt genutzt oder durch definierte Applikationen parametrisiert aufgerufen werden. Für Vordrucke, die nur in körperlicher (=beleghafter) Form vorhanden sind, kann der entsprechende Vordruckkatalog aufgerufen werden.
Potenzielle Anwender von CIB webdesk sind alle Mitarbeiter innerhalb eines Mandanten, die entweder mit der Erstellung von Korrespondenz oder mit der Bearbeitung von - durch elektronische Vordrucke - unterstützten internen Vorgängen beauftragt sind (Sachbearbeiter). Der Releasefilter kann nur über die Rolle „zentraler Textorganisator (ZTO)“ geändert werden.