Benutzer in der Rolle „Tester“ und „Textorganisator“ haben die Möglichkeit eine Vorlage die sich im Status „freigegeben zum Test“ befindet, zu verwenden, zu testen und frei zu geben. Erst nach der Freigabe wird die Vorlage auch für die Rolle „Sachbearbeiter“ sichtbar im Vorlagenbaum.

Klickt man auf den Button „Freigeben“, erscheint ein zusätzlicher Freigabedialog den man ein weiteres Mal mit Klick auf die Schaltfläche „Freigabe bestätigen“ abschließt.

Danach ändert sich der Status der Vorlage in „freigegeben“ und ist für den Sachbearbeiter ebenfalls sichtbar. Der Zusatz „Testversion“  wird zukünftig nicht mehr angezeigt, ebenso wenig wie der Button zur Freigabe. Die Vorlage ist nun automatisch auch für die Verwendung im darkdesk freigegeben. Der darkdesk Modus ist nur den zentralen Textorganisatoren zugänglich und bietet die Möglichkeit Dokumente in einer Dunkelverarbeitung, also ohne weitere Parametereingabe durch einen Benutzer, zu verarbeiten.