CIB webdesk Anwenderhandbuch: Erstellung Kleinserie

CIB webdesk Anwenderhandbuch

Arbeiten mit dynamischen Vorlagen

Erstellung Kleinserie

Informationen zur Vorlage
Datenversorgung für Kleinserie
Absender bzw. Ansprechpartner
Unterzeichner
Dokumenterstellung

Informationen zur Vorlage

Bei einer Kleinserie handelt es sich um einen Serienbrief der für eine geringe Anzahl an Kunden erstellt wird, indem der Benutzer eine einfache Liste an Kunden- oder Kontonummern bereitstellt. Dabei kann es bis zu 50 Empfänger geben.

Um eine Kleinserie erstellen zu können ist die Vorbedingung, dass man eine Vorlage auswählt die eine Kleinserien-Option aufweist. Diese Information findet sich auf der ersten Interviewseite in Form der Schaltfläche „Weiter als Kleinserie“ wieder. Die erste Interviewseite „Informationen zur Vorlage“ ist identisch mit der für einen Einzelbrief und ist im Punkt Informationen zur Vorlage ausführlich beschrieben.

Datenversorgung für Kleinserie

Die Interviewseite „Datenversorgung für Kleinserie“ schließt sich unmittelbar an die erste Interviewseite an. Diese entspricht im Prinzip der Empfängerseite beim Serienbrief.

Dies funktioniert nun so dass der Benutzer zunächst den Adresstyp für die Kundenadresse, z.B. „Terminadresse“ auswählt. Danach legt er noch fest ob er die Kundendaten über die Kundennummer oder die Kontonummer identifizieren möchte. Denn genau die ausgewählte Nummer muss in der anschließend hoch zu ladenden CSV-Datei enthalten sein. Durch Klick auf die Schaltfläche „Selektions-ID …. laden“ öffnet sich ein Dateidialogfenster in dem man eine CSV-Datei auswählen und hochladen kann.

Bestätigt man die Auswahl mit „Hochladen“ bekommt man ein Auswahlfenster angeboten, in dem man sich entscheiden kann, welche der in der CSV-Datei befindlichen Spalten die oben angegeben Referenznummer (Kundennummer, Kontonummer) enthält.

Um dies zu verdeutlichen ist hier noch eine hoch geladene CSV-Datei exemplarisch dargestellt:

Mit der Schaltfläche „Übernehmen“ werden die Daten der ausgewählten Spalte nun im Texteingabefenster auf der Interviewseite eingefügt.

In diesem Eingabefenster kann man auch manuell editieren, also Korrekturen vornehmen, Datensätze hinzufügen oder löschen. So kann man sich aber auch den Umweg über das Hochladen einer Datei ersparen, wenn man z. B. die Kundennummern kennt und von Hand eintippt.

Die Daten im Eingabefenster werden bei Klick auf die Navigationsfläche „Weiter“ einigen Prüfungen unterzogen: so wird auf Datentyp (es muss sich um eine Zahl handeln) geprüft, auf Duplizität der Nummern oder auf die maximale Anzahl von 50. Nachfolgend sind zwei Beispiele zu sehen.

Absender bzw. Ansprechpartner

Absenderauswahl

Eingabefeld

Beispielwert

Verfügbare Ansprechpartner

Angemeldeter Benutzer, Sachbearbeiter, Kundenbetreuer, Besonderer Berater, 2. Besonderer Berater, Vermögensberater, 6. Berater, 7. Berater, 8. Berater, 9. Berater, 10. Berater. Angezeigt werden alle im jeweiligen Kundenkontext verfügbaren Ansprechpartner.

Ausgewählte Ansprechpartner

Angemeldeter Benutzer, Sachbearbeiter, Kundenbetreuer, Besonderer Berater, 2. Besonderer Berater, Vermögensberater, 6. Berater, 7. Berater, 8. Berater, 9. Berater, 10. Berater

Es können maximal vier Ansprechpartner vorbelegt werden.

Das Verschieben von Ansprechpartnern von „Verfügbare Ansprechpartner“ nach „Ausgewählte Ansprechpartner“ ist für den angemeldeten Benutzer nur möglich, wenn für diese Vorlage im CIB webTom die Option „Ansprechpartnerauswahl verbieten“ auf nein gesetzt ist.

Wurde an der Vorlage im CIB webTom die Option „Ansprechpartnerauswahl verbieten“ ausgewählt, so werden die Schaltflächen zur Ansprechpartnerauswahl wie in obiger Abbildung deaktiviert und in den Auswahllisten lässt sich keine Änderung durchführen. Es kann nur aus der rechten Liste ein vorbelegter Ansprechpartner ausgewählt werden.

Mit der Schaltfläche „Markierten Ansprechpartner löschen“ kann man in der (linken) Liste der verfügbaren Ansprechpartner einen Ansprechpartner löschen: Man markiert ihn mit dem Mauszeiger und betätigt dann die Schaltfläche. Löschbar sind allerdings nur selbst hinzugefügte Ansprechpartner.

Einen oder mehrere Ansprechpartner kann man hinzufügen über die Schaltfläche „Ansprechpartner hinzufügen“ . Es öffnet sich eine kombinierte Erfassungs- und Suchmaske:

In den oberen Formularfeldern kann man den Vornamen, Nachnamen und Telefon des Ansprechpartners eingeben und mit Klick auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ bestätigen. Oder aber man kann einen Mitarbeiter als Ansprechpartner suchen.

Man gibt einen Suchbegriff ein und betätigt die Schaltfläche „Suchen“. Es kann sowohl über die Benutzer-ID als auch über den Vornamen oder den Nachnamen gesurch werden. Das Suchfenster mit der Mitarbeiterliste besteht aus zwei Spalten:

Spalte	Begriff	Beispielwert
1	Nachname, Vorname	Muster, Hans
2	Benutzer-ID	123456

Die Suche funktioniert hier anders als unter Punkt Arbeiten im Funktionsbereich des Sachbearbeitermoduls (Suchfunktion) beschrieben, denn hier sind keine Eingaben von Platzhalterzeichen (Joker, Wildcard) möglich.

Suche nach Benutzer-ID:

Eingabe in das Suchfeld	Verhalten der Suche
123456	Findet alle Einträge mit genau der Benutzer-ID = 123456“
1234	Findet alle Einträge, deren Benutzer-ID mit "1234" beginnt, zum Beispiel "1234AA", "1234BB"

Suche nach Name:

Eingabe in das Suchfeld	Verhalten der Suche
Mustermann	Findet alle Einträge mit genau dem Namen „Mustermann“
Muster	Findet alle Einträge, deren Name mit "Muster" beginnt, zum Beispiel " Mustermann", "Musterfrau"

Hat man nun so den gewünschten Mitarbeiter gefunden, markiert man das Ergebnis.

Mit dem Button „Hinzufügen“ übernimmt man den Mitarbeiter in die Liste der verfügbaren Ansprechpartner, mit dem Button „X“ am rechten oberen Fensterrand hingegen verwirft man die Auswahl und schließt das Suchfenster.

Markiert man in der linken oder rechten Ansprechpartnerliste einen Eintrag mit dem Mauszeiger kann man ihn durch Klick mit den blauen Pfeilen die nach oben bzw. unten zeigen, nach oben oder unten in der Liste bewegen.

Markiert man in der linken oder rechten Ansprechpartnerliste einen Eintrag mit dem Mauszeiger kann man ihn durch Klick mit den blauen Pfeilen die rechts bzw. links zeigen, zwischen beiden Listen verschieben.

Mit der dritten Schaltfläche „Ansprechpartnerprofil speichern“ kann man die getätigte Eingabe und Auswahl der Ansprechpartner für den angemeldeten Benutzer speichern.

Absenderanschrift

Eingabefeld/Anzeigefeld	Beispielwert
Unsere Zeichen	HR-mnue-58
Datum des Schreibens	01.03.2009
Abteilungsbezeichnung	Orga
Anlagen	2
Ansprechpartnerdaten	Filialdaten am Kunden Filialdaten am ausgewählten Ansprechpartner Organisationseinheit angemeldeter Benutzer

Im Bereich „Absenderanschrift“ des Interviews „Absenders“ werden die Informationen zum Absender angefragt, die entweder über einen Datenservice vorbelegt sind oder vom Benutzer ausgefüllt werden müssen. Hierzu zählen die Referenzkennzeichen (Unsere Zeichen, Datum des Schreibens), die Anzahl der möglichen Anlagen, sowie die Ansprechpartnerdaten an dieser Stelle eingeben.

Die Ansprechpartnerdaten erlauben es einem Benutzer in das zu erzeugende Schreiben Filialdaten andrucken zu lassen, deren Filiale er selbst nicht angehört. Arbeitet er beispielsweise an verschiedenen Standorten, betreut aber weiterhin einen Kunden, so sollten immer die Filialdaten in das Schreiben an den Kunden gedruckt werden, die sich am Wohnsitz des Kunden befindet und die er bereits kennt. Dies ist mit der Auswahl „Filialdaten am Kunden“ möglich. Hierfür muss die Vorlage allerdings durch Textprogrammierung vorbereitet sein.

Eine Änderung der Absenderdaten ist allerdings nur möglich wenn an der Vorlage im CIB webTom die Änderung der Ansprechpartnerdatenauswahl erlaubt wurde.

Unterzeichner

Die anschließende Unterzeichnermaske ist zu bearbeiten wie beim Einzelbrief. Siehe hierzu den Punkt Unterzeichner.

Dokumenterstellung

Nun navigiert man weiter durch die vorhandenen Interviewseiten bis man zur Maske „Dokumenterstellung“ kommt. Sollte eine Restdatenerfassung bei der Vorlage gewählt worden sein, dann ist sie zu bearbeiten wie die entsprechende Maske beim Einzel- oder Serienbrief (vgl. hierzu Restdatenerfassung / Volldatenversorgung).

Auf der letzten Interviewmaske „Dokumenterstellung“ finden sich alle Ausgabe-Eigenschaften wieder, die für eine Kleinserie zur Verfügung stehen. So können etwa Angaben zur Archivierung, zum Druck über Bestellwesen, zum zentralen Druck oder zur Einzeichnung der Prüfschablone gemacht sowie ein Kleinserienbrief-Testdruck erzeugt werden. Die einzelnen Ausgabewege sind ausführlich im Kapitel Serienbrief unter Punkt Dokumenterstellung beschrieben.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Kleinserie erzeugen“ öffnet sich ein Informationsfenster, das detailliert die Verarbeitungsschritte anzeigt. Von der schrittweisen Verarbeitung bis zur erzeugten Kleinserie wird jede Information dargestellt.

Ist der letzte Verarbeitungsschritt erreicht, wird das erzeugte Dokument in CIB doXiview angezeigt.

Im folgenden Beispiel ist dies anhand der abgebildeten CSV-Datei anschaulich erklärt.

Kein kompletter Abbruch einer Kleinserie bei falschen Kunden- oder Kontonummern:

Die Erzeugung einer Kleinserie wird auch dann fortgesetzt, wenn Kunden- oder Kontonummern in der Angabe vorhanden sind, zu denen kein Dokument erzeugt werden kann (falsche Nummer, fehlende Kompetenz, etc.). Am Ende der Dokumenterzeugung wird der Anwender im Fortschrittsfenster darauf hingewiesen, falls zu einigen Kunden- bzw. Kontonummern kein Dokument erzeugt werden konnte.

Die „fehlerhaften“ Kunden- oder Kontonummern werden in diesem Fall untereinander aufgelistet dargestellt.

Der Benutzer kann den Inhalt der Auflistung markieren und in die Zwischenablage kopieren. Mit dieser Liste kann man nach Berichtigung oder Weitergabe erneut in die Kleinserienerzeugung einsteigen.

Ergänzend kann der Benutzer über die Schaltfläche „Fehlerliste als Datei speichern“ als Textdatei herunterladen: diese enthält die fehlerhaften Kunden- bzw. Kontonummern untereinander aufgelistet. Mit dieser Datei kann man ebenfalls wieder in die Kleinserienerzeugung einsteigen.