Allgemein
Entwurf erstmalig speichern
Einen bereits bestehenden Entwurf aktualisieren
Entwurf suchen
Entwurf laden
Interview aus geladenem Entwurf fortsetzen
Entwurf umbennen
Entwurf löschen
Entwurf neu abspeichern
Sichtbarkeit für Entwurf ändern
Entwurf aus CIB doXiview speichern

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Allgemein

Wie unter Punkt Arbeiten mit dynamischen Vorlagen: Informationen zur Vorlage kurz angesprochen gibt es bei dynamischen Vorlagen die Möglichkeit Entwürfe zu speichern. So kann man immer wieder bequem auf einmal gemachte Eingaben zurück greifen. Unterbrechungen bei der Erstellung eines Dokuments müssen so nicht zu einer wiederholten Eingabe von Daten und Einstellungen führen.

Die Funktion zum Erstellen von Entwürfen erreichen Sie durch Klick auf das Diskettensymbol.

Voraussetzung hierfür ist allerdings dass die gewählte Vorlage diese Funktion auch unterstützt sonst erhält der Anwender das Diskettensymbol nicht zur Anzeige.

Der Anwender hat anschließend die Möglichkeit auszuwählen welche Personengruppe den Entwurf weiter bearbeiten darf. Zur Verfügung stehen die Auswahlen:

• für alle
• für meine Organisationseinheit
• für mich und meine Vertreter
• nur für mich

Ob die Auswahl verändert werden darf, wird in der Administration der Vorlage innerhalb des Moduls CIB webTom vorgegeben.

Entwurf erstmalig speichern

Speichert man einen Entwurf zum ersten Mal erscheint ausschließlich ein Diskettensymbol zur Anzeige. Der Anwender kann eine Beschreinbung kommentieren.

Praktischerweise wird die Dialogmaske schon vorbelegt mit Vorlagenbezeichner, aktuellem Tagesdatum und wenn vorhanden, der Kontonummer. Dies kann natürlich auch durch den Benutzer überschrieben werden.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Abbrechen“ gelangt man aus dem Dialog ohne einen Entwurf gespeichert zu haben. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Speichern“ wird der Entwurf gespeichert und es erscheint eine Erfolgsmeldung oberhalb des Vorlagenbereichs:

Aus Benutzersicht gibt es keinen Unterschied zwischen dem Speichern von Einzel- und Serienbriefen. Technisch gesehen wird beim Serienbrief allerdings die CSV-Datei mit den Serienbriefdaten auf dem Server-Verzeichnis des CIB webdesk für spätere Nutzung abgelegt.

Einen bereits bestehenden Entwurf aktualisieren

Im Gegensatz zum vorherigen Beispiel (s. Punkt Entwurf erstmalig speichern) in dem ein Entwurf zum ersten Mal gespeichert wurde, bekommt der Anwender beim weiteren Speichern ein zusätzliches Symbol angezeigt.

Werden Änderungen in einem bereits erstellten Entwurf durchgeführt kann der Entwurf aktualisiert über das o.g. Symbol aktualisiert werden.

Alternativ kann der Entwurf über das rechts daneben stehende Symbol erneut unter einer anderen Beschreibung abgespeichert werden. Hierbei ist es nun möglich eine neue Beschreibung einzugeben und somit einen weiteren Entwurf als den bisher bestehenden zu speichern.

Entwurf suchen

Wie gelangt man an einmal gespeicherte Entwürfe? Hierfür klickt man im Navigationsbereich die Reiterkarte „Entwürfe“ an, die direkt rechts von den Reiterkarten „Vorlagenbaum“ und „Hilfe“ angeordnet ist. Daraufhin erscheint im Navigationsbereich eine komfortable Eingabemaske zur Suche von Entwürfen.

Hierbei können Sie die Sichtbarkeit filtern über diverse Ankreuzfelder filtern.

Bei der Suche im Vorlagenbezeichner und in der Beschreibung wird generell nicht auf Groß-/Kleinschreibung geachtet. Man kann keinen, einen oder mehrere Platzhalter verwenden.

Hier einige Beispiele:

Eingabe in das Suchfeld	Verhalten der Suche
Mustermann	Findet alle Einträge mit genau dem Begriff „Mustermann“ (im Vorlagennamen, Partnernamen, Nachnamen, etc.)
Muster*	Findet alle Einträge, deren Begriff mit "Muster" beginnen, zum Beispiel "Mustermann", "Musterfrau"
*muster	Findet alle Einträge, deren Begriff auf "muster" endet. Beispiele: "Farbmuster", "Mannmuster"
*muster*	Findet alle Einträge, deren Begriff "muster" enthalten. Beispiele: "Farbmuster", "Mustermann", "Farbmustermann"

Durch die Datumsfelder mit aufklappbarer Kalenderfunktion kann man leicht einen Zeitpunkt auswählen oder einen Zeitraum eingrenzen. Über die Schaltfläche „Suchen“ löst man die Suche aus, über die Schaltfläche „Suche zurücksetzen“ leert man die ausgefüllte Suchmaske.

Sind keine Entwürfe zu den gewählten Suchbegriffen vorhanden, wird als Ergebnis eine entsprechende Hinweismeldung ausgegeben:

Findet die Suchfunktion hingegen Entwürfe, werden sie im Arbeitsbereich in Listenform angezeigt.

Mit Klick auf die Sortiericons über den Spalten kann man die Ergebnisliste auf- bzw. absteigend nach der gewählten Spalte sortieren lassen.

Sortiericon	Funktion
	Spalte wird für die Sortierung nicht berücksichtigt
	sortiert die Liste nach der gewählten Spalte aufsteigend
	sortiert die Liste nach der gewählten Spalte absteigend

Um mehrere Entwürfe auf einmal zu löschen, hakt man die Checkboxen vor den betreffenden Entwürfen an und wählt die Schaltfläche „Löschen“. Um das gesamte Suchergebnis zu löschen, wählt man den Haken links des Begriffs „Beschreibung“ und klickt ebenfalls auf die Schaltfläche „Löschen“.

Anschließend erhält man einen Sicherheitsdialog um ein versehentliches Löschen noch abbrechen zu können:

Entwurf laden

Um einen Entwurf zu laden und mit ihm zu arbeiten markieren Sie zunächst den gewnschten Entwurf und klicken anschließend auf die Schaltfläche „Interview laden“.

Anschließend wird der Entwurf mit den gespeicherten Eingaben in den Arbeitsbereich geladen wie man das analog von Vorlagen kennt wenn man sie aus dem Vorlagenbaum auswählt oder über die Suche findet. Egal auf welcher Interviewseite man zuletzt den Entwurf abgespeichert hat, es wird beim Laden immer die erste Interviewseite dargestellt.

Interview aus geladenem Entwurf fortsetzen

Hierbei gibt können Sie zusätzlich auswählen, ob bereits erfasste Daten zurückgesetzt werden sollen.

Dafür gibt es drei verschiedene Möglichkeiten.

• Benutzer klickt „Weiter“ ohne Zurücksetzen von Daten im Einzelbrief

Klicken Sie auf der ersten Interviewseite auf „Weiter als Einzelbrief“ ohne einen Haken zum Zurücksetzen der Daten gewählt zu haben, bleiben alle bereits erfassten Daten erhalten.

• Benutzer klickt „Weiter“ mit Option Kundendaten neu holen im Einzelbrief

Wählt der Anwender auf der ersten Interviewseite die Option „Kundendaten neu holen“ werden Kunden- bzw. Kontodaten aus dem Datenservice neu geholt. Dies beinhaltet dann aktualisierte Informationen im Interview „Empfänger“ (Anschriften), „Absender“ (Kundenbetreuer).

• Benutzer klickt „Weiter“ mit Option Freitextbereiche zurücksetzen im Einzelbrief

Diese Option bewirkt, dass alle individuellen Texte innerhalb der Freitextbereiche zurückgesetzt werden Hierunter verbergen sich in die Vorlage aufgenommene freie editierbare Textpassagen (vgl. hierzu Frei editierbare Textpassagen) die man in CIB doXiview bearbeiten kann. Die gemachten Änderungen in den Textpassagen werden entfernt.

• Benutzer klickt „Weiter“ mit Option Restdatenerfasssung zurücksetzen im Einzelbrief

Mit dieser Option können alle Eingaben innerhalb der Restdatenerfassungsmaske auf den Initalzustand zurückgesetzt weren.

Entwurf umbennen

Um einen Entwurf umzubenennen markieren Sie zunächst den Entwurf in der Ergebnisliste und klicken anschließend auf die Schlatfläche „Umbenennen“.

Anschließend wird ein weiterer Dialog eingeblendet in dem man nun die Änderungen bezüglich der Entwurfsbeschreibung eingeben kann.

Der Entwurf wird umbenannt und als Bestätigung erhält der Benutzer oberhalb des Vorlagenbereichs eine Hinweismeldung.

Entwurf löschen

Um einen Entwurf zu löschen klickt man nach erfolgter Suche in der Ergebnisliste auf die Schaltfläche „Löschen“.

Aus Sicherheitsgründen folgt nun ein Dialog den man erst bestätigen muss um den ausgewählten Entwurf tatsächlich zu löschen, da er anschließend nicht wieder hergestellt werden kann.

Die Auswahl der Option „Nein“ bricht den Vorgang ab. Bestätigt man hingegen die Sicherheitsfrage, wird der Entwurf aus der Ergebnisliste gelöscht und als Bestätigung erhält der Benutzer oberhalb des Vorlagenbereichs eine Hinweismeldung:

Im Falle eines Serienbriefs werden auch die CSV-Daten aus dem Server-Verzeichnis des CIB webdesk gelöscht.

Entwurf neu abspeichern

Um einen Entwurf unter neuem Namen abzuspeichern klicken Sie nach erfolgter Suche in der Ergebnisliste auf die Schaltfläche „Speichern unter“.

Nun erhalten Sie einen Dialog wo Sie die neue Beschreibung als auch die Sichtbarkeit ändern können.

Sichtbarkeit für Entwurf ändern

Um die Sichtbarkeit eines Entwurfs zu verändern klicken Sie nach erfolgter Suche in der Ergebnisliste auf die Schaltfläche „Sichtbarkeit ändern“.

Nun erhalten Sie einen Dialog wo Sie die Sichtbarkeit ändern können.

Entwurf aus CIB doXiview speichern

Entwürfe kann man nicht nur wie gezeigt aus dem CIB webdesk heraus abspeichern, sondern auch nach der Dokumenterstellung aus dem CIB doXiview heraus. Das ist praktisch wenn man sich beispielsweise erst das erzeugte Dokument ansehen möchte bevor man den Entwurf speichert oder wenn es sich um eine Vorlage handelt die über sogenannte frei editierbare Textpassagen verfügt (s. hierzu Frei editierbare Textpassagen), die man im CIB doXiview ausfüllt. Um diese Eingaben in einem Entwurfsstatus nicht zu verlieren, hat man hier nun die Möglichkeit die Ergebnisse seiner Arbeit abzuspeichern.

Über die linke der beiden Schaltflächen kann man einen neuen Entwurf erstmalig speichern oder einen bestehenden aktualisieren. Der passende Hinweisdialog gibt darüber Aufschluss:

oder dieser wird angezeigt:

Bei der der Auswahl „Ja“ wird die Zusammenstellung für den Entwurf aktualisiert und abschließend mit einer Erfolgsmeldung bestätigt. Entscheidet man sich für „Nein“, bekommt man dieselbe Speichermaske angezeigt die man auch im Fall des rechten Disketten-Icons „Entwurf speichern unter…“ angeboten bekommt.

Hier kann man nun einen neuen Namen für den Entwurf eingeben. Macht man dies nicht und versucht die Datei unter einem bereits existierenden Namen zu speichern, erscheint ein Warndialog.

Mit der Auswahl „Ja“ wird nun doch ein bestehender Entwurf überschrieben, mit „Nein“ nochmals der Dialog angeboten.

Eine Besonderheit gibt es noch bei der Speicherung eines Serienbriefes: Hier wird zusätzlich der Pfad zu den CSV-Daten gespeichert. Die CSV-Daten bleiben im entsprechenden Server-Verzeichnis des CIB webdesk. Auch beim „Entwurf aktualisieren“ bleibt sowohl der Pfad zu den CSV-Daten gespeichert als auch die CSV-Daten im entsprechenden Server-Verzeichnis des CIB webdesk erhalten.