Darstellung der Struktur einer Geschäftsvorfallvorlage:

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Jeder Ordner kann unterschiedliche Eigenschaften und Inhalte nutzen. Dafür stehen folgende Funktionen und Optionen zur Verfügung:

neuer Unterordner 
Über diese Schaltfläche wird ein neuer Unterordner dem führenden Ordner hinzugefügt.

neuer Dokument-Slot
 Über diese Schaltfläche wird ein neuer Dokument-Slot einem Ordner hinzugefügt.

Dateiupload
 Über diese Schaltfläche können Dokumente in den Ordner hochgeladen werden. Diese Dokumente sind dann in einem Geschäftsvorfall vorhanden, der auf dieser Geschäftsvorfallvorlage basiert.

HINWEIS zu Standarddokumenten: Wird ein Dokument in einer Geschäftsvorfallvorlage einem Slot hinzugefügt, ist dieses Dokument durch Fachanwender und Endanwender bearbeitbar. (Beispiel: ein allgemeines Formular wird im Geschäftsvorfall hinterlegt, das vom Endanwender bearbeitet werden soll.) Wird ein Dokument in einer Geschäftsvorfallvorlage einem Ordner hinzugefügt, ist dieses Dokument gesperrt und weder durch Fachanwender noch durch Endanwender bearbeitbar. (Beispiel: eine rechtlich bindende Information wird bereitgestellt und soll nicht verändert werden, weder vom Endanwender noch vom Fachanwender.)

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  Dokumentlink hinzufügen 
Über diese Schaltfläche lassen sich Dokumente aus einer Geschäftsvorfallvorlage in andere Geschäftsvorfallvorlagen verlinken. Der große Vorteil ist:

Wird das ursprüngliche Dokument aktualisiert, werden automatisch auch alle Links auf das Dokument mit der neuen Version aktualisiert.

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 Umbenennen 
Über diese Schaltfläche wird der Name des Ordners bearbeitet.

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Option Erweiterbarkeit 
Über die Erweiterbarkeit kann eingestellt werden, ob in einem Geschäftsvorfall in diesem Ordner weitere Elemente angelegt werden können:

    Status: weitere Ordner und Slots können angelegt werden

     Status: bestehende Ordner und Slots können nicht bearbeitet werden

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Option optional 
Über die Option optional kann eingestellt werden, ob der Ordner vom Fachanwender gelöscht werden kann:

  Status: der Ordner kann nicht gelöscht werden.

 Status: der Ordner kann gelöscht werden.

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 Ordner löschen 
Über diese Schaltfläche wird der Ordner gelöscht. Dazu muss der Ordner optional sein und diese  Eigenschaft besitzen.

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Duplizieren eines Ordners 
Über die -Schaltfläche und die -Schaltfläche kann bestimmt werden, ob der Ordner in einem Geschäftsvorfall dupliziert werden darf. Beim Duplizieren wird der Ordner mit allen Inhalten und der kompletten Struktur verdoppelt. Ist ein Ordner duplizierbar, wird diese  -Schaltfläche angezeigt.

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Als Zusatzfunktion können auch Felder ausfüllbarer PDF-Formulare mit Daten aus den Kundendaten vorbelegt werden. Folgende Namen müssen die Felder haben, damit diese mit Werten vorbelegt werden:

Beschreibung	Kundenart	Feldname
Datum der Anlage des Geschäftsvorfalls	Alle	system.shareCreated
Technische eindeutige nicht änderbare ID des Kunden	Alle	customer.id
Kundennummer des Kunden aus den Kundendaten	Alle	customer.externalId
Straße des Kunden	Alle	customer.street
Postleitzahl des Kunden	Alle	customer.postalCode
Stadt des Kunden	Alle	customer.city
Unternehmensname	Unternehmen	customer.name
Beschreibung zum Unternehmen	Unternehmen	customer.description
Rufnummer des Unternehmens	Unternehmen	customer.phone
Vorname des Kunden	Einzelperson	customer.firstName
Nachname des Kunden	Einzelperson	customer.lastName

Wichtig ist, dass das PDF-Formular mit den entsprechenden Feldern und Feldnamen in der Rolle technische Anwender in die Geschäftsvorfallvorlage in einem Slot zur Bearbeitung hinterlegt wird.