Nutzung der Dokumentenaustauschplattform

Dokumente in Dokument-Slots oder Ordnern

In Geschäftsvorfällen werden Dokumente innerhalb der vorgegebenen Strukturen hinterlegt und bearbeitet.




Jedes Dokument hat verschiedene Funktionen in der Oberfläche der Dokumentenaustauschplattform:

Anzeige und Bearbeitung 
Über einen Klick auf die Kachel wird das Dokument in der Dokumentenverarbeitung und Anzeige geöffnet.
    • in der Vorschau wird nur die erste Seite angezeigt
    • es stehen keine Dokumentfunktionen zur Verfügung

Vorschau  
Über diese Schaltfläche wird das Dokument in Form eines Overlays als Vorschau angezeigt.


Download 
 Über diese Schaltfläche wird das Dokument heruntergeladen.


Link Versand 
Über diese Schaltfläche kann ein Link auf das Dokument versendet werden. Dazu wird die lokale E-Mail-Anwendung gestartet und der Link in eine neue leere E-Mail eingefügt.


Dokument verschieben  
Über diese Schaltfläche kann das Dokument in einen anderen Ordner oder Dokument-Slot verschoben werden innerhalb des Geschäftsvorfalls.


  Umbenennen
Über diese Schaltfläche wird ein Dokument umbenannt. Diese Funktion steht nur bei Dokumenten in Ordnern zur Verfügung, nicht bei Dokument-Slots.


 Dateiupload
Über diese Schaltfläche wird ein Dokument hochgeladen.


Freigabe 
Über diese Schaltfläche wird ein Dokument freigeben und gesperrt. Der Endanwender kann freigegebene Dokumente nicht mehr ändern. Die Freigabe kann nur durch einen Fachanwender erfolgen.


Ablehnung
Über diese Schaltfläche wird ein Dokument abgelehnt. Der Endanwender erhält eine Nachricht, dass das Dokument abgelehnt wurde. Die Ablehnung kann nur durch einen Fachanwender erfolgen.


Erneut öffnen 
 Über diese Schaltfläche wird ein freigegebenes Dokument erneut zur Bearbeitung geöffnet. Die erneute Öffnung kann nur durch einen Fachanwender erfolgen.


 Versionshistorie 
 Über diese Schaltfläche kann die Versionshistorie eines Dokumentes angezeigt werden. Über diese Funktion kann auf alle im DMS abgelegten Versionen eines Dokumentes zugegriffen werden. Es öffnet sich ein Fenster, das die Auswahl aller Dokumentversionen zum Download oder zur Anzeige anbietet.




 Löschen 
Über diese Schaltfläche wird ein Dokument gelöscht.