1. Bilder

• Bilder benötigen eine alternative Beschreibung (Alternativtext), damit sie auch von Personen mit Sehbehinderungen verstanden werden können. 
• Wenn ein Bild nur dekorativ ist, sollte es als „dekorativ“ markiert werden.
• Oder sie müssen als dekorativ markiert werden. Typische dekorative Bilder sind z.B. Bilder, die einen Listenunterpunkt markieren oder optische/stilistische Gestaltungselemente ohne informative Inhalte.

  Ein Bild ist nicht dekorativ, wenn

• Es wichtige Informationen vermittelt, die für das Verständnis des Textes notwendig sind. 
• Es eine Funktion hat, wie z. B. als Schaltfläche oder Link verwendet wird. 
• Es ein Diagramm oder eine Grafik ist, die Daten veranschaulicht. 

2. Tabellen

• Verwenden Sie Tabellen möglichst nur, wenn sie für die Darstellung von Daten benötigt werden. 
• Vermeiden Sie Tabellen, die ausschließlich zur grafischen Anordnung von Texten oder Elementen eingesetzt werden (sogenannte Layout-Tabellen). Manchmal lassen sich Layout-Tabellen nicht vermeiden. In solchen Fällen sollten sie als Layout-Tabellen gekennzeichnet werden. 
• Fügen Sie eine aussagekräftige Beschreibung der Tabelle als „Beschriftung“ (Caption) hinzu. 
• Verwenden Sie für tabellarische Inhalte immer Tabellen-Header (Spaltenüberschriften), um die Struktur der Tabelle zu verdeutlichen. Diese können direkt in Word als Tabellenkopf markiert werden:   

  Bei der Konvertierung kann man für jede Tabelle einstellen, wie sie konvertiert werden soll

• Tabelle (Standard) 
  • Dies ist die Standardeinstellung. Die Tabelle wird als normale Datentabelle in das PDF/UA-Dokument übernommen. Diese Option eignet sich für Tabellen, die zur Darstellung von Daten verwendet werden. 
• Layout-Tabelle
• Layout-Tabellen werden verwendet, um das Layout eines Dokuments zu gestalten, z. B. für die Anordnung von Texten oder Bildern. 
• Der CIB pdf brewer kann Layout-Tabellen in Absätze umwandeln. Sie geben hierbei an, in welcher Reihenfolge diese Auflösung passieren soll. Dadurch werden sie in einem Screenreader korrekt als Absätze gelesen, anstatt als Tabelle
• Empfehlung: Verzichten Sie bei der Dokumentenerstellung möglichst auf Layout-Tabellen, da sie die Barrierefreiheit beeinträchtigen. Nutzen Sie stattdessen andere Layout-Optionen. 
• Definitionsliste
  • Diese Option ist für Tabellen gedacht, die zur visuellen Gestaltung verwendet werden und keine tabellarischen Daten enthalten. 
  • Bei der Umwandlung wird die Tabelle in eine Liste umgewandelt. 
  • Die Inhalte der ersten Spalte in der ersten Zeile werden als Bezeichner (Label) der Liste übernommen. Die restlichen Inhalte werden als Beschreibung (LBody) dargestellt. 
  • Verwendungsempfehlung: Diese Option eignet sich, wenn die Tabelle eher als Glossar oder für die Definition von Begriffen genutzt wird. 

3. Metadaten

Ein barrierefreies PDF/UA-Dokument benötigt einen aussagekräftigen Titel. 

4. Überschriften

• Gut strukturierte Dokumente benötigen Überschriften, um die Lesbarkeit und Navigation zu erleichtern. 
• Verwenden Sie für jede Überschrift die passenden Formatvorlagen (z. B. „Überschrift 1“ für die erste Ebene). 
• Die erste Überschrift im Dokument sollte immer als „Überschrift 1“ formatiert sein. Danach folgen die weiteren Ebenen in absteigender Reihenfolge: 

1. Überschriftebene 1

1.1 Überschriftebene 2

1.1.1 Überschriftebene 3

2. Überschriftebene 1

Wichtig: Überspringen Sie keine Überschriftenebenen! Ein direkter Sprung von Ebene 1 zu Ebene 3 (z. B. „Überschrift 1“ direkt zu „Überschrift 3“) ist nicht PDF/UA-konform. 

Nicht zulässig

Beispiel 1:

1. Überschriftebene 1

1.1.1 Überschriftebene 3

2. Überschriftebene 1

Beispiel 2: 

1. Überschriftebene 2

1.1 Überschriftebene 3

5. Sprache des Dokumentes

• PDF/UA verlangt, dass die Dokumentsprache festgelegt wird.
• Dies hilft Assistenztechnologien, den Inhalt korrekt vorzulesen. 
• Am Ende des PDF/UA-Assistenten können Sie die Hauptsprache für das gesamte Dokument festlegen. 
• Wenn einzelne Abschnitte innerhalb des Dokumentes eine andere Sprache als die Hauptsprache haben, legen sie diese mit Wordmitteln fest.

6. Farben

• Verwenden Sie keine Farben, um Bedeutungen im Text zu kennzeichnen. 
• Farben alleine können von Menschen mit Sehschwäche oder Farbwahrnehmungsstörungen nicht unterschieden werden
• Die Hintergrundfarbe und Textfarbe müssen einen ausreichenden Kontrast zueinander haben. Dies ist wichtig, damit der Text für alle Leserinnen und Leser gut sichtbar ist.